Loi 96 : RH, êtes-vous prêts?

Retour sur le parcours législatif de la langue française au Québec

Dès 1910, une première loi dite Loi Lavergne (1910, c 40) amendant le Code civil entre en vigueur. Elle impose l’usage du français et de l’anglais dans les documents fournis par les entreprises d’utilité publique. Ce ne sont que les balbutiements des 115 ans de parcours législatif que verra la langue française au Québec. Le plus récent changement législatif a eu lieu le 1^er juin 2025, soit le Projet de loi n^o 96, Loi sur la langue officielle et commune du Québec, qui a modifié la Charte afin de promouvoir la valorisation et l’usage généralisé du français dans les communications au travail. Cette loi introduit de nouvelles obligations pour l’employeur, mais peut apporter une certaine confusion à cause de l’absence d’explication claire quant aux changements nécessaires à appliquer. De plus, les employeurs n’étaient déjà pas tous conformes aux dispositions de la Charte de la langue française, même avant l’entrée en vigueur de la Loi 96.

Comment s’y retrouver?

Bien que les cabinets d’avocats puissent fournir des conseils légaux par rapport aux nouvelles lois, ils demeurent très coûteux. Dans les entreprises de plus petite taille ou sans service juridique, ce sont fréquemment les dirigeants ou le service des ressources humaines qui prennent en charge le processus d’inscription à l’Office québécois de la langue française (OQLF). Cet article propose un accompagnement et des ressources clés afin de mieux comprendre comment se conformer aux nouvelles exigences.

Étapes clés pour se conformer

Explications détaillées sur les obligations selon la taille de l’organisation

La première étape est de bien cerner la taille de l’organisation. À partir de vingt-cinq (25) employés, une entreprise est tenue, depuis le 1^er juin 2025, de s’inscrire à l’OQLF.

1. Pour s’inscrire, il suffit de remplir le document fourni par l’OQLF nommé « formulaire-inscription_rg ».
   1. Une fois le formulaire d’inscription reçu, une attestation d’inscription sera envoyée à l’employeur.
   2. https://www.ccmont-laurier.com/wp-content/uploads/formulaire-inscription_rg.docx
2. Il devra fournir le formulaire « Analyse de la situation linguistique » à l’OQLF dans un délai de trois mois à partir de la date de réception de l’attestation.
   1. Il s’agit d’un formulaire fixe de l’OQLF.
   2. Le formulaire d’analyse est très détaillé et comporte des questions sur l’usage du français à tous les niveaux hiérarchiques de votre organisation.
      1. https://www.oqlf.gouv.qc.ca/francisation/entreprises/formulaires/analyse-linguistique-entreprises.docx
   3. L’OQLF analysera la situation linguistique de l’entreprise afin de déterminer si l’utilisation du français est généralisée.
      1. Si c’est le cas, un certificat de francisation sera délivré.
   4. Notez cependant qu’une analyse de la situation linguistique devra être refaite tous les trois ans afin de s’assurer de la conformité de l’entreprise. Elle devra démontrer que l’usage de la langue française reste généralisé dans toute l’organisation.

Organisation non conforme : que faire?

Si l’OQLF considère que l’organisation n’est pas conforme, les démarches ne font que commencer.

3. L’entreprise sera tenue de mettre sur pied un comité de francisation.
   1. Il devra élaborer et mettre en œuvre un plan d’action afin de remédier à la situation linguistique.
4. L’entreprise aura un délai de deux mois après la décision de l’OQLF afin de lui soumettre son plan d’action.
   1. Il est grandement suggéré de consulter des avocats spécialisés en droit linguistique.
   2. Un représentant de l’OQLF devrait également vous contacter afin de vous guider dans ces étapes.

Comité de francisation de l’entreprise

Afin de pallier la non-conformité de l’entreprise, l’OQLF vous demandera de mettre sur pied un comité de francisation comme première étape du plan d’action. Il faut noter qu’elle est obligatoire pour les entreprises de plus de cent (100) employés, même si l’entreprise est jugée conforme.

Le comité est composé de représentants de l’employeur et de travailleurs à parts égales.

• Une petite biographie du parcours professionnel de chaque représentant doit être soumise à l’OQLF.
• Le comité peut se réunir à une fréquence définie par les besoins en francisation.
• Pour les entreprises de moins de cent (100) employés, le comité pourra être dissous lorsque l’entreprise sera considérée comme conforme et qu’elle aura reçu son certificat de francisation.

L’exemple de l’entreprise CBP Toy Manufacturers

Le contexte :

• L’entreprise canadienne CBP (Children Better Play) Toy Manufacturers œuvre dans le secteur manufacturier et est incorporée au registre des entreprises du Québec en anglais.
• Elle a enregistré sa marque de commerce en anglais conformément à la Loi sur les marques de commerce.
• Le siège social de l’entreprise se trouve en Ontario, mais une usine de fabrication et un entrepôt de distribution sont situés à Montréal.
• Plusieurs signes comportant le nom de l’entreprise sont visibles sur la façade extérieure du bâtiment.
• L’organisation produit des jouets destinés aux enfants. Ils comprennent des manuels d’instruction en anglais.
• Au Québec, les jouets sont vendus dans plusieurs commerces de détail ainsi que sur une boutique en ligne, qui est principalement en anglais (très peu de contenu en français).
• Il y a un total de 105 employés se rattachant au bureau de Montréal.
• Le directeur général parle uniquement anglais, alors que les superviseurs et les employés de bureau sont bilingues.
• Les employés d’usine sont unilingues francophones ou anglophones et sont également syndiqués.

Les démarches :

En mai 2025, la conseillère en ressources humaines de l’entreprise est mandatée par la haute direction pour mener les démarches auprès de l’OQLF.

1. Elle transmet à l’OQLF le formulaire d’inscription et reçoit l’attestation d’inscription en juin 2025.
2. Elle prépare ensuite le formulaire « Analyse de la situation linguistique » et le transmet à l’OQLF dans un délai de 30 jours.
   1. L’analyse révèle que l’utilisation du français n’est pas généralisée à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation.
3. À la demande de l’OQLF, CBP Toy Manufacturers a deux mois pour élaborer un plan d’action.
4. L’organisation met sur pied un comité de francisation composé de deux (2) représentants de l’employeur et de deux (2) travailleurs.
   1. Dès sa première réunion, il identifie des actions rectificatrices, accompagnées d’un échéancier clair.
   2. Elles seront mises en place dans les mois suivants.

Le plan d’action :

• L’enregistrement de la marque de commerce « CBP manufacture de jouets » sera fait auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada.
• Tous les signes « CBP Toy Manufacturers» sur la façade extérieure seront remplacés par des signes « CBP manufacture de jouets ».
• Toutes les pages du site internet seront analysées, et il y aura une version française.
• L’entreprise préparera une liste des employés ainsi que de leurs préférences linguistiques (communications écrites/orales et logiciels).
• Le directeur général et les autres employés unilingues anglophones pourront assister à des cours de francisation.
• Les informations suivantes seront accessibles en français et en anglais de façon égale :
  • Les communications internes officielles (courriels, tableaux d’affichage).
  • La documentation sur les assurances collectives.
  • La convention collective et les sentences arbitrales. La traduction devra cependant être certifiée par un traducteur agréé.
  • Les affiches des lignes de production liées à la santé et à la sécurité ainsi que les instructions d’utilisation.
  • L’étiquetage des allées de l’entrepôt et l’identification des produits, l’emballage et les modes d’emploi.
  • L’affichage public et la publicité avec le français nettement prédominant.
  • Le service au consommateur par téléphone et courriel. La préférence du consommateur sera demandée au début de la communication.
  • Les factures, reçus et bons de commande.
  • Les communications externes sur les réseaux sociaux.
  • Le recrutement, l’embauche, la mutation et la promotion, les offres d’emploi sur les plateformes de recrutement. L’exigence d’une langue autre que le français sera justifié par des besoins réels et raisonnables. Ici, il faut considérer avec qui l’employé devra avoir des interactions en anglais, la fréquence et la nature.
    • Exemple : La conseillère en ressources humaines doit communiquer en anglais avec les employés unilingues anglophones au Québec et les employés du siège social en Ontario, tous les jours, afin de résoudre des problèmes complexes. Ici, la connaissance d’une deuxième langue est justifiable.
    • Contre-exemple : L’opérateur de ligne de production doit faire fonctionner une machine, soulever des charges lourdes et suivre les instructions des superviseurs. Il communique avec ses collègues au quotidien et effectue des tâches peu complexes. Ici, la connaissance d’une deuxième langue n’est pas justifiable.
  • Optionnellement, un mécanisme de plainte pourra être mis en place afin de contrer les risques de représailles, la discrimination et la dissuasion liés à l’usage du français.

Visite d’évaluation de l’OQLF :

L’OQLF a planifié une visite d’évaluation à la fin de l’échéancier du plan d’action. L’entreprise a respecté la mise en place du plan et a démontré que l’usage de la langue française est généralisé à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation.

• L’OQLF lui délivre un certificat de francisation.
• Tous les trois ans, et pour toute sa durée de vie, l’entreprise doit refaire une analyse de la situation linguistique afin d’assurer sa conformité.

Conclusion

Considérant tout ce qui précède, vous possédez maintenant les connaissances de base pour faire votre inscription, l’analyse linguistique et un plan d’action sommaire. Afin de bien comprendre vos droits et vos obligations linguistiques, il est suggéré de consulter et d’analyser les articles 41 à 71, 88.0.1 à 88.14.2, 136 à 151, 165.15 à 184 et 204.17 à 208.4.4-6 de la Charte. Les liens des ressources complémentaires sont accessibles dans la bibliographie.