Soutenir les PME face aux nouvelles exigences en prévention des risques psychosociaux - Résultats du codéveloppement d’un consultant virtuel basé sur des données probantes

Les récents changements apportés à la Loi sur la santé et la sécurité du travail ont renforcé les obligations des employeurs québécois en matière de prévention des risques psychosociaux du travail (RPS), accentuant le besoin d’outils concrets pour soutenir l’action en milieu de travail, particulièrement dans les PME. C’est dans ce contexte qu’en partenariat avec l’entreprise inpowr, nous avons mené en 2024 et 2025 un projet de recherche participatif visant à codévelopper les bases d’un consultant virtuel destiné à accompagner les PME québécoises dans la suggestion de pratiques organisationnelles favorisant la réduction des RPS. Dans cet article, nous présentons les principaux résultats du volet qualitatif du projet.

Avant d’entrer dans le cœur des résultats, il nous apparaît pertinent d’aborder une question centrale : pourquoi développer un nouveau consultant virtuel alors que plusieurs outils similaires existent déjà? Comme les solutions d’intelligence artificielle se multiplient, notamment pour soutenir les employeurs dans l’élaboration de plans d’action en santé mentale, incluant pour la réduction des RPS, la pertinence de développer un nouveau consultant virtuel peut légitimement être remise en question. L’originalité et la valeur ajoutée du consultant développé dans le cadre de ce projet résident toutefois dans la nature, la rigueur et la traçabilité des sources mobilisées pour formuler les suggestions. Alors que la plupart des consultants virtuels existants s’appuient sur des contenus disponibles sur Internet ou sur des documents internes propres à chaque organisation, notre consultant repose exclusivement sur un répertoire structuré de 242 pratiques organisationnelles de prévention des RPS. Ce répertoire (Gilbert-Ouimet, Hervieux, Truchon, et al. 2024) est issu d’un travail systématique d’analyse et de synthèse de 102 références, incluant des articles scientifiques et des guides de pratique, sélectionnées selon des critères spécifiques par notre équipe multidisciplinaire spécialisée en prévention des RPS. En limitant volontairement les sources de données à des pratiques documentées scientifiquement, ce projet vise à formuler des suggestions crédibles, cohérentes et de qualité, tout en réduisant les risques associés au recours à des sources hétérogènes, non vérifiées ou de valeur scientifique variable (ex. recommandations inefficaces ou biaisées).

Et pourquoi un projet pour soutenir spécifiquement les PME dans la prévention et la gestion des risques psychosociaux du travail?

Les nouvelles exigences législatives représentent un défi particulièrement important pour les PME, qui constituent plus de 99,7 % des entreprises de la province (Gouv. du Canada, 2025). Comparativement aux grandes organisations, les PME disposent souvent de ressources humaines et financières plus limitées pour mettre en place des démarches structurées de prévention en santé au travail (Champoux et Prud’homme, 2017). L’absence fréquente de services spécialisés en ressources humaines ou en santé et sécurité du travail complique également la gestion proactive de ces risques. De plus, les relations de travail y sont souvent plus étroites et informelles : si cette proximité peut favoriser la cohésion d’équipe, elle peut aussi, dans certains contextes, amplifier les tensions et le stress (Torrès, 2015). Combinées à une vulnérabilité économique plus élevée (Champoux et Prud’homme, 2017), ces réalités soulignent l’importance de coconcevoir des outils adaptés aux PME, à la fois accessibles, concrets et faciles à déployer dans leur quotidien.

Concrètement, comment s’est déroulé le projet?

Le projet s’est déroulé en deux phases complémentaires :

1. Complétion d’un questionnaire
2. Entretien mené avec un groupe de consultantes en santé organisationnelle

Dans un premier temps, le Questionnaire sur les Risques psychosociaux et le Bien-Être et la Santé au Travail (QRBEST) (Gilbert-Ouimet, Truchon, Aubé et al. Soumis; Truchon, Gilbert-Ouimet, Zahiriharsini, et al. 2022) a été complété par les 704 membres du personnel de huit PME situées au Québec (taux de participation moyen de 72 %). Le QRBEST permet de mesurer l’ensemble des RPS ciblés par la législation québécoise, notamment le harcèlement psychologique, la violence au travail, la charge de travail, la reconnaissance, la latitude décisionnelle, le soutien social, ainsi que des indicateurs de bien-être, de santé mentale et de présence au travail (absentéisme et présentéisme). Pour chaque organisation participante, cette phase quantitative visait à produire un portrait diagnostique structuré des principaux RPS présents dans les milieux de travail. Ces portraits ont servi de point d’ancrage pour la suite du projet, en fournissant une base commune à partir de laquelle réfléchir aux pratiques organisationnelles susceptibles d’être recommandées dans le cadre du développement du consultant virtuel.

Afin de comprendre comment les décisions sont prises au regard des pratiques pour réduire les RPS en milieu de travail, une démarche collaborative a ensuite été privilégiée. Trois professionnelles du milieu (deux consultantes en santé et mieux-être au travail et une gestionnaire) ont été recrutées par l’intermédiaire du partenaire et ont participé à un atelier de coconstruction tenu en novembre 2024 en présentiel d’une durée de trois heures.

Dans un premier temps, les participantes ont réalisé un exercice écrit structuré visant à expliciter, étape par étape, leur processus décisionnel tout au long d’un mandat de consultation, de la réception de la demande jusqu’à la formulation des suggestions. Cet exercice a permis de documenter les questions posées, les actions entreprises et le raisonnement mobilisé à chacune des étapes clés du processus. Dans un second temps, une discussion semi-dirigée a permis d’approfondir les éléments plus implicites influençant la formulation des recommandations. Les éléments qui en sont ressortis ont servi à alimenter le développement initial du modèle d’arbre décisionnel.

Qu’est-ce que ce projet nous apprend?

Les résultats indiquent que les recommandations formulées par les consultantes ne reposent pas uniquement sur le portrait initial des RPS. Elles s’appuient plutôt sur une diversité d’informations recueillies en amont. Autrement dit, elles n’attendent pas les résultats du questionnaire pour amorcer leur réflexion sur le contenu du plan d’action. Les échanges tenus lors des rencontres préliminaires avec l’organisation leur fournissent déjà des repères clairs pour déterminer les enjeux prioritaires et guider les actions à privilégier. Ci-dessous sont présentés les cinq repères qui influencent leurs suggestions de recommandations.

1. Degré de maturité du gestionnaire

   Les consultantes ont souligné que le niveau d’expérience et de maturité du gestionnaire en matière de gestion des RPS constitue un premier repère central. Lorsqu’un gestionnaire a peu d’expérience, mais démontre une volonté claire de s’engager dans la démarche, les consultantes tendent à proposer des recommandations plus structurantes. Comme l’explique l’une des consultantes :

   « Même si, par exemple, le gestionnaire n’a jamais géré des risques psychosociaux, mais que dans son discours il y a une réelle volonté de prise en charge, je vais être portée à aller un peu plus loin dans les recommandations. »

2. Niveau de connaissances des RPS

   Le niveau de compréhension des RPS et de leurs enjeux influence également la profondeur et la complexité des recommandations. Un gestionnaire qui démontre une ouverture et une compréhension des déterminants organisationnels de la santé au travail est perçu comme mieux outillé pour mettre en œuvre des actions plus ambitieuses.

   « Lors de la première rencontre, je vais valider jusqu’à quel point le gestionnaire connaît les RPS et son rôle en matière de santé-sécurité. »

   « Si dans son discours le gestionnaire démontre une position d’ouverture et de compréhension des enjeux, on peut aller un peu plus loin dans les recommandations. »

3. Pouvoir d’agir du gestionnaire

   Les recommandations sont adaptées en fonction du pouvoir d’agir réel du gestionnaire, notamment en ce qui concerne les ressources disponibles, la marge de manœuvre décisionnelle et le contexte organisationnel. Les consultantes cherchent ainsi à proposer des actions concrètes et réalistes que le gestionnaire est en mesure de porter.

   « Dans les recommandations, je cible des actions que le gestionnaire est capable de porter, en fonction de ses ressources et de son contexte. »
   « Le niveau d’intensité des recommandations dépend de l’analyse de la capacité d’agir des gestionnaires et des équipes. »

4. Dynamique de l’équipe et participation des parties prenantes

   La dynamique de l’équipe de travail et le degré d’engagement des parties prenantes constituent un autre élément déterminant. Dans des équipes déjà mobilisées autour des enjeux de santé et sécurité, les recommandations peuvent s’appuyer davantage sur la participation collective. À l’inverse, dans des contextes plus tendus ou conflictuels, les consultantes privilégient des approches plus progressives et adaptées.

   « Si les équipes sont déjà engagées en matière de santé-sécurité, elles peuvent porter la démarche, mais dans une équipe difficile, il faut un plan adapté. »

5. Contexte de la demande

Enfin, la nature de la demande initiale influence fortement l’orientation des recommandations. Une démarche initiée dans une logique préventive n’appelle pas les mêmes interventions qu’une demande formulée en réaction à une crise ou à une situation problématique. L’origine de la demande, qu’elle émane du gestionnaire, d’un comité santé-sécurité ou d’instances syndicales, oriente également la posture adoptée.

« La nature de la demande initiale va venir influencer la posture du gestionnaire. Est-ce que c’est une démarche préventive ou une réponse à une crise? »
« Est-ce que la demande provient d’une pression du comité santé-sécurité, des instances syndicales, ou simplement d’une initiative préventive? »

Une fois ces cinq repères définis, ils ont été intégrés à un arbre décisionnel croisant ces informations avec le degré d’exposition aux RPS. Cette démarche a permis de structurer les bases du consultant virtuel, en définissant une logique décisionnelle susceptible de guider la sélection et la priorisation de pratiques organisationnelles, suggérées à partir du répertoire de pratiques organisationnelles.

En explorant les repères utilisés par les consultantes lors de la formulation de recommandations en prévention des RPS, ce projet contribue à mieux comprendre les mécanismes décisionnels à l’œuvre au-delà des portraits diagnostiques issus des questionnaires. Les résultats montrent que, dans le contexte des PME, les recommandations s’appuient particulièrement sur une lecture du contexte organisationnel, intégrant notamment la qualité de préparation du gestionnaire, sa capacité d’agir, la dynamique et la participation d’équipe et la nature de la demande.

Bien que fondés sur un échantillon restreint, ces constats offrent des enseignements concrets pour soutenir le développement d’outils d’aide à la décision ancrés dans les pratiques professionnelles, comme notre consultant virtuel. En particulier, ils suggèrent que les solutions numériques destinées à appuyer la prévention des RPS gagneraient à intégrer des repères contextuels et relationnels.