Les objectifs du projet
Lorsque j’ai découvert les solutions d’avatars générés par l’IA, j’ai immédiatement planifié une rencontre interne pour présenter les options à mon équipe. J’étais emballée de découvrir leurs réactions et leurs impressions et j’espérais déjà une implantation rapide. À sa découverte, toute l’équipe a traversé une gamme d’émotions. C’est d’ailleurs le propre des avatars : ils ne nous laissent habituellement jamais indifférents. On aime ou on n’aime pas. On adhère ou on rechigne. Et c’est là que l’équipe a décidé de faire le saut dans l’innovation et de démarrer un projet pilote. Car qu’on aime ou pas, l’objectif principal des avatars est invariablement la réduction des coûts. Et avec une conjoncture économique aussi imprévisible qu’intransigeante, nous pourrions envisager que la réduction des coûts soit un objectif aussi stratégique que l’amélioration de l’expérience employé. Les deux doivent donc travailler de concert. un objectif aussi stratégique que l’amélioration de l’expérience employé. Les deux doivent donc travailler de concert.
La fierté : réussir une amélioration de l’expérience tout en réduisant les coûts
La poursuite d’objectifs multiples est le propre de toute entreprise. La magie opère quand plusieurs objectifs concomitants sont atteints. Tout d’abord, enregistrer des vidéos n’est pas sans frais, d’autant plus que c’est une tâche répétitive. La tâche s’alourdit lorsque vient le temps d’éditer des vidéos préenregistrées.
De plus, les vidéos ont un aspect charmant et humain, quoiqu’elles peuvent rapidement donner une impression d’amateurisme. À moins d’embaucher une firme spécialisée et d’investir un budget respectable, les vidéos sont tournées à l’interne. Opter pour des avatars avec des effets spéciaux d’animation rehausse drastiquement l’aspect professionnel et corporatif des vidéos à visionner.
Dans notre organisation, puisque l’équipe visait à améliorer l’accueil et l’intégration entièrement vécue à distance, nos objectifs étaient d’offrir un parcours d’accueil complètement informatisé, structuré et homogène. De plus, notre savoir-faire en lean management nous incitait à vouloir optimiser les tâches administratives, en automatisant les suivis et les rappels de formation, ainsi qu’en assurant la traçabilité des apprentissages pour mesurer la progression individuelle.
Étapes clés d’une bonne gestion de projet
- Évaluation de la maturité numérique RH
- Sélection d’une solution d’IA
- Conception pilote
- Test utilisateur
- Adaptation
La méthodologie utilisée
Afin d’atteindre ces objectifs, une démarche agile d’innovation RH a été privilégiée. L’équipe a choisi la plateforme Synthesia©, un outil permettant de transformer des textes en vidéos professionnelles animées par des avatars réalistes. Pour réussir son implantation, nous avons respecté les étapes clés d’une bonne gestion de projet :
- Évaluation de la maturité numérique RH à l’aide d’un diagnostic interne
- Sélection d’une solution d’IA répondant à des critères précis : sécurité, conformité, personnalisation, convivialité et flexibilité
- Conception pilote : transformation de contenus d’accueil existants en capsules vidéo IA
- Test utilisateur auprès d’un groupe d’employés et d’un groupe de recrues
- Adaptation et intégration complète à notre intranet
Cette approche a permis à l’organisation d’adopter une logique d’amélioration continue, conforme aux principes d’efficacité qui guident nos interventions.
Les défis rencontrés et les résultats obtenus
Comme toute transformation numérique, l’introduction de l’IA a nécessité de composer avec certains défis, comme la gestion du changement et le suivi des premières impressions, le calcul du retour sur le capital investi, la recherche constante de la qualité, dans le ton, le vocabulaire et les effets visuels qui doivent refléter la culture d’entreprise et respecter les critères de professionnalisme de la marque. Ces défis ont été relevés grâce à une gouvernance claire, à des validations croisées entre les équipes de travail et à une culture d’apprentissage ouverte à l’innovation. D’ailleurs, les retombées ont été concrètes tant pour l’organisation que pour les nouveaux employés. Pour en nommer quelques-unes :
Pour l’organisation :
- Temps de production réduit de plusieurs jours à quelques heures
- Diminution des coûts liés aux tâches répétitives, à la captation vidéo et à la logistique
- Amélioration de la qualité de la vidéo
- Suivi automatisé des apprentissages et traçabilité optimisée des progrès
Pour les nouveaux employés :
- Cohérence accrue des messages dans l’expérience d’accueil et d’intégration
- Expérience employé enrichie, favorisant la confiance et l’autonomie dès les premiers jours
- Expérience d’intégration plus formelle, suscitant un sentiment de fierté et d’attachement
- Visibilité assurée de la progression grâce à un parcours d’apprentissage numérique personnalisé
La feuille de route pour intégrer l’IA en RH
Nonobstant le succès de la démarche, cette expérience a permis de dégager plusieurs enseignements concrets et transférables pour toute organisation souhaitant amorcer une innovation similaire.
Avant d’adopter une technologie, il est essentiel d’évaluer où en est l’organisation sur quelques fondements garants du succès, comme l’infrastructure technologique, la culture d’innovation, les compétences internes et externes disponibles et les mécanismes de gouvernance et de sécurité. De plus, il faut présenter l’IA comme un levier de performance et le traiter comme un vrai projet technologique, et non pas que comme un test qui serait mal encadré. Il faut inclure dans son analyse l’estimation des économies de coûts (temps, production, formation), les avantages intangibles (expérience employé, attractivité, marque employeur), et les indicateurs de performance (taux de complétion, satisfaction, délais d’intégration, montée en compétences). Par ailleurs, il est suggéré de démarrer petit, de mesurer et d’adapter, car un projet pilote bien ciblé permet d’expérimenter sans risque majeur. La rétroaction des utilisateurs est essentielle pour modifier la démarche avant le déploiement à grande échelle. Enfin, l’adhésion des équipes est un facteur clé de succès et une bonne gestion du changement peut faire un travail formidable pour l’obtenir. La transparence, la formation et la communication régulière sur les retombées sont des impondérables.
Cette étude de cas démontre que l’intégration réfléchie de l’intelligence artificielle dans les processus RH peut transformer en profondeur l’expérience employé tout en améliorant la performance organisationnelle. En combinant l’innovation technologique et la rigueur méthodologique, le cas d’Iceberg Management illustre comment une organisation peut faire émerger le meilleur de l’humain à travers les outils de demain.
