Productivité. Un mot souvent perçu comme vilain, associé à l’idée de « presser le citron » et suscitant parfois des craintes chez le personnel. Une perception à déconstruire, car une véritable productivité s’appuie plutôt sur l’optimisation des pratiques, et certainement pas sur une philosophie d’acharnement au travail qui pousse les équipes à la surcharge et à l’épuisement. Maintenir de bonnes pratiques RH, démystifier la productivité, la mesurer et veiller à lancer des projets visant à l’optimiser permettent de réussir, et ce, au bénéfice de tous dans l’organisation!
Des pratiques gagnantes en RH, un point de départ gagnant
En 2014, Services Québec en collaboration avec la firme SOM publiait les résultats d’une enquête réalisée en collaboration avec le professeur Benoit Dostie, de HEC Montréal. On y révélait que les organisations adoptant de bonnes pratiques RH, notamment en ce qui concerne les processus RH ou les pratiques de reconnaissance, avaient une productivité jusqu’à trois fois supérieure aux autres organisations. Selon Vincent Laverdière, cela démontre assurément le lien étroit entre les pratiques RH efficaces et la performance globale d’une entreprise. Il s’agit donc là d’un point de départ gagnant pour toute PME désireuse d’être productive.
Démystifier pour mieux comprendre
Si les pratiques de votre entreprise donnent l’impression que votre quête de productivité n’est qu’un moyen d’enrichir la haute direction, c’est un problème. La productivité est une « création de valeur bénéfique à tous les échelons de l’organisation », définit Vincent Laverdière. Que ce soit les actionnaires, les administrateurs, les membres du personnel, les gestionnaires, les clients, les partenaires et les fournisseurs, tout le monde gagne à améliorer la productivité! Une entreprise productive amène plusieurs avantages : de meilleurs résultats financiers avec à la clé la possibilité de fournir de meilleures conditions de travail et de meilleurs salaires au personnel, un produit ou un service de qualité livré de façon plus stable avec en prime une clientèle plus fidèle ou encore du personnel qui trouve un sens renouvelé à son travail grâce à des tâches stimulantes et efficaces.
Et pour changer les perceptions négatives au sujet des objectifs de productivité à atteindre, il faut ouvrir le dialogue à ce sujet. Autrement dit, il est recommandé d’affiner collectivement les grands principes d’une « productivité au service de l’efficacité et du travail bien fait » en amenant cette discussion dans l’ordre du jour des équipes. En soulevant des questions comme : être plus productifs, ça veut dire quoi pour nous? Se préoccupe-t-on de la productivité au sein de notre équipe? Quelles retombées positives pourrions-nous espérer en consacrant du temps à la productivité? Ainsi, l’organisation se donne le temps et les moyens de déboulonner certains mythes associés à la productivité ainsi que « d’embarquer » le personnel dans cette idée que tout le monde a intérêt à s’en occuper. L’avis de Vincent Laverdière est que « les équipes RH et de direction dans les entreprises sont bien positionnées pour démocratiser la discussion sur la productivité, en faisant participer le personnel dès le début et en jouant un rôle de médiation pour favoriser une collaboration continue entre les gestionnaires et le personnel ».
Agir pour améliorer
Le consultant en gestion stratégique et en ressources humaines avance que pour piloter l’amélioration de la productivité, quatre conditions gagnantes doivent être présentes :
- Maintenir les bonnes pratiques RH déjà en place.
- Déterminer et mettre en œuvre des axes d’amélioration, comme l’optimisation des réunions, l’amélioration des méthodes de travail et des processus ainsi que l’automatisation des tâches.
- Utiliser les technologies offertes, comme l’intelligence artificielle, pour augmenter l’efficacité.
- Encourager l’engagement de tous les échelons de l’organisation dans ces initiatives.
L’amélioration des méthodes de travail et des processus est d’ailleurs l’un des moyens les plus porteurs pour réaliser des gains de productivité. Selon Vincent Laverdière, simplement en assoyant les équipes ensemble et en examinant les processus, on peut faire des gains de 15 % que ce soit en matière de délais ou encore de coûts.
L’automatisation est aussi l’une des pistes de solution, sans toutefois se priver des compétences humaines en parallèle. Un exemple simple? « Encore aujourd’hui, dans de nombreuses organisations, la prise de rendez-vous est laborieuse. En implantant l’usage d’outils comme des calendriers virtuels partagés, on peut améliorer facilement ce processus. »
Ce ne sont que quelques exemples parmi d’autres, précise Vincent Laverdière qui propose également « d’intégrer l’intelligence artificielle à plusieurs aspects des activités. Dans les plus grosses entreprises du secteur manufacturier, on pourra aller jusqu’à investir dans la robotisation de la production pour les tâches les plus répétitives. »
Mesurer pour évaluer
Après avoir amélioré des aspects de la productivité, un processus d’évaluation s’impose, certes pour s’assurer des progrès réels, mais surtout pour continuer à les améliorer. Vincent Laverdière a une méthode simple : calculer le taux de productivité en divisant les bénéfices d’exploitation par les heures travaillées, en excluant les revenus extraordinaires. Les organisations qui ont recours à des travailleuses ou travailleurs autonomes, à des services externes de consultation ou à la sous-traitance, ne doivent alors pas oublier de comptabiliser aussi les heures que ces ressources consacrent à leurs projets. Et, fait important, le conseiller RH invite les entreprises à se comparer à elles-mêmes, avec leurs propres performances passées ou les données dont elles disposent au sujet du marché de proximité, plutôt que d’adosser leurs performances à celles que dévoilent des statistiques nationales. Les méthodes de calcul peuvent beaucoup différer entre ces deux types d’échantillons.
« Le calcul du taux de productivité est un excellent point de départ pour lancer la discussion sur la productivité au sein du comité de direction, » conclut Vincent Laverdière. Alors dirigeantes et dirigeants de PME, qu’attendez-vous pour aller plus loin en matière de productivité?
