Vous n’avez pas à devenir spécialiste en immigration pour bien jouer votre rôle RH. Il ne s’agit pas d’interpréter les règles ni de déterminer le parcours d’immigration d’un travailleur. Votre rôle est plutôt de développer les bons réflexes RH : poser les bonnes questions, repérer les informations et les documents à vérifier, assurer les suivis nécessaires et reconnaître les situations où il est préférable de consulter une ressource spécialisée.
Et c’est justement là que le défi se présente
Je connais bien cette réalité. J’ai moi-même été professionnelle RH en entreprise où j’ai réalisé du recrutement à l’international dans différents pays et travaillé auprès de travailleurs ayant des statuts et des parcours variés d’immigration.
Cette expérience m’a amenée à regrouper les principales questions à se poser autour de trois réflexes RH : comprendre, valider et suivre.
Droit de travailler : comprendre aujourd’hui, anticiper la suite
Vous savez déjà qu’il est important de vérifier le droit de travailler. Mais qu’est-ce que cette vérification vous permet réellement de comprendre?
Elle permet de savoir ce que le permis autorise concrètement : pour quel employeur, quel type d’emploi, pour quelle période et sous quelles conditions.
Selon les informations obtenues, les incidences pour votre organisation peuvent être bien différentes. Une personne peut être autorisée à travailler aujourd’hui, alors que la continuité de son droit de travail au-delà de l’échéance actuelle demeure à valider. Mieux comprendre la situation dès le départ permet donc d’anticiper les prochaines étapes et d’en tenir compte dans votre planification de la main-d’œuvre.
Valider plutôt que présumer
En matière d’immigration, mieux vaut vérifier que présumer. Les informations fournies par le travailleur constituent un point de départ, mais les professionnels RH doivent également obtenir et conserver les documents pertinents, qui peuvent varier selon la situation du travailleur. C’est souvent là que cela devient moins évident. Le travailleur peut vous parler de son permis d’études, d’une demande en cours de résidence permanente, d’un permis de travail ouvert, d’un CSQ, d’un statut implicite/conservé ou vous remettre différents documents.
Mais comment savoir si vous avez en main les informations et les documents nécessaires pour bien comprendre ce qui s’applique à sa situation?
Commencez par vous poser quelques questions :
- Mon nouveau travailleur a-t-il un NAS qui débute par 9? Est-ce qu’il m’a remis une autorisation pour pouvoir travailler?
- Si oui, quel type de permis ou d’autorisation de travail ai-je devant moi? Qu’est-ce que ce document signifie?
- Quelles conditions sont rattachées à ce permis? Est-ce que l’emploi que j’offre et mon organisation respectent ces conditions? Est-ce que le travailleur respecte ces conditions?
- Est-ce que la situation du travailleur nécessite que je demande d’autres documents ou informations?
- Le document est-il toujours valide? S’il ne l’est plus, une demande ou une démarche est-elle en cours? Si oui, ai-je les preuves nécessaires pour documenter cette situation ou dois-je effectuer des validations supplémentaires?
Ces questions permettent aux professionnels RH de reconnaître, lorsqu’une preuve est insuffisante ou incomplète, qu’une information doit être vérifiée. Elles l’aident également à déterminer si la situation nécessite une validation supplémentaire ou la consultation d’une ou d’un professionnel autorisé en immigration.
L’important est de conserver les documents qui permettent d’appuyer les vérifications effectuées et d’assurer les suivis nécessaires.
Pour vous aider à passer de la réflexion à l’action, j’ai préparé un aide-mémoire pratique qui regroupe les bonnes questions à se poser ainsi qu’un tableau de suivi pour anticiper les prochaines étapes et mieux planifier vos besoins de main-d’œuvre.
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Suivre les échéances et les changements
Vous comprenez maintenant la situation du travailleur et vous avez obtenu les documents pertinents. Il est alors essentiel de déterminer les échéances à surveiller et de prévoir les suivis nécessaires afin d’anticiper ce qui pourrait avoir une incidence sur la continuité du droit de travailler.
Deux éléments devraient particulièrement déclencher un réflexe de validation : l’approche d’une échéance et un changement dans la situation du travailleur ou dans ses conditions d’emploi (un changement de poste, de fonctions ou de lieu de travail, etc.).
Quand effectuer le suivi? Prévoyez un rappel suffisamment tôt pour vérifier où en est le travailleur, si une démarche est en cours ou à venir et si de nouveaux documents doivent être obtenus.
Que vérifier lors du suivi? L’objectif est de savoir si la situation que vous aviez initialement validée est toujours la même ou si elle a évolué. Le travailleur a-t-il entrepris une nouvelle démarche? A-t-il reçu un nouveau document? Une demande est-elle en cours?
Dispose-t-il des preuves nécessaires pour appuyer ses propos? Une prochaine échéance pourrait-elle avoir des répercussions sur son droit de travailler?
Il ne s’agit pas de déterminer soi-même les conséquences juridiques d’un changement, mais de reconnaître les situations qui nécessitent une nouvelle validation. Au besoin, vous pouvez consulter les sources officielles ou obtenir conseil auprès d’une ou un professionnel autorisé en immigration avant d’aller plus loin.
Une bonne pratique consiste également à documenter les vérifications effectuées et à structurer les suivis.
En matière d’immigration, une part d’incertitude fera toujours partie de la réalité des professionnels RH. Les règles évoluent, chaque parcours est différent et plusieurs intervenants peuvent être concernés dans un même dossier.
En développant les bons réflexes, les professionnels RH peuvent passer d’une gestion réactive à une approche proactive, mieux anticiper les répercussions des situations d’immigration de ses travailleurs et en tenir compte dans la planification de la main-d’œuvre de l’organisation.
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