Près d’un an et demi après le début de la pandémie de COVID-19, des organisations s’apprêtent à rappeler leur personnel au bureau. Pour beaucoup, la possibilité de réunir leur équipe en présentiel suscite de l’enthousiasme, mais il n’est pas pour autant question de laisser tomber le télétravail.
Si votre entreprise entend combiner le travail en présentiel et celui effectué à distance, vous voudrez que votre équipe soit dans les meilleures dispositions pour relever ce nouveau défi. La planification représente alors un gage de succès.
Voici cinq étapes pour vous aider à mettre en place le travail hybride.
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Consulter
En optant pour un partage du temps de travail entre le bureau et la maison, vous souhaiterez à la fois répondre aux attentes de vos troupes et assurer le bon déroulement des activités de votre organisation. La première étape consiste alors à consulter.
« En étant à l’écoute, une entreprise mobilise son personnel et favorise son engagement », mentionne Stéphanie Sauvé, CRHA, présidente de STES Services Conseils.
Tous les membres de l’équipe doivent donner leur opinion sur les modalités du travail hybride. Voici des exemples de questions à leur poser :
- Souhaitez-vous que le télétravail soit maintenu?
- Tenez-vous à retourner au bureau à temps plein?
- Si le travail hybride est permis, comment pensez-vous planifier votre horaire?
- Faut-il réorganiser les locaux?
Selon les réponses obtenues, vous évaluerez dans quelle mesure elles correspondent à vos exigences. Au bout du compte, vous pouvez définir l’équilibre à assurer entre le présentiel et le distanciel, ou laisser ce choix à la discrétion de votre personnel. Vous pouvez aussi décider de revoir l’aménagement des bureaux, réduire leur superficie, partager vos locaux avec une autre entreprise ou louer des espaces de travail partagés (coworking).
Dans tous les cas, Stéphanie Sauvé suggère d’organiser des groupes de discussion pour trouver un consensus avant de présenter le plan d’action définitif. Et même après avoir proposé une formule de travail hybride et commencé à l’implanter, vous avez tout intérêt à former un comité de suivi pour mesurer son succès.
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Définir un cadre
Si vous autorisez les membres de votre équipe à travailler au bureau et à la maison, vous devez clarifier les attentes et les obligations de chacun. À cette fin, adoptez une politique de travail hybride.
« Il faut mettre un cadre à la prestation de travail et se donner des règles, résume Me Véronique Morin, CRIA et avocate spécialisée en droit du travail. De plus, une politique claire et bien implantée influence la marque de l’employeur et lui permet d’attirer ou de fidéliser des employés d’expérience. »
Attention! Si le travail hybride ne figurait pas dans les modalités en vigueur avant la pandémie de COVID-19, vous ne pouvez pas modifier les conditions de travail unilatéralement. Il vous faudra l’accord de votre personnel.
La politique sur le travail hybride doit également s’arrimer aux politiques existantes et être en harmonie avec la culture organisationnelle. Par exemple, les gestionnaires ne doivent pas se présenter au bureau tous les jours, sinon tout un chacun se sentira obligé d’y être aussi.
Voici des aspects du travail hybride qui doivent être précisés dans la politique :
Les postes et les services visés Les jours où le télétravail est permis et ceux où la présence au bureau est exigée. Les outils technologiques fournis par l’employeur Les règles en cas de modification de la prestation de travail
Le droit à la déconnexion doit également être encadré par la politique sur le travail hybride. Il est recommandé de déterminer, par exemple, les heures d’envoi et de réception de courriels et d’encourager les envois différés à l’extérieur de ces plages horaires.
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Adapter votre style de gestion
Dans un contexte de travail hybride, vous devez vous préparer à diriger les membres de votre équipe selon les résultats qu’ils obtiennent. « Les gestionnaires doivent apprendre à donner la destination et non le chemin », dit Yarledis Coneo, CRHA, spécialiste en conciliation travail-famille.
Vous devez ainsi déterminer le style de leadership à adopter pour chacun. Afin de trouver la bonne posture, il est nécessaire de poser des questions aux membres de votre équipe, qui portent sur :
- Le sens de ce qui est demandé comme travail.
- Le besoin de réviser certaines priorités.
- Les outils qui sont à leur disposition.
- Les autres ressources dans l’équipe qui pourraient fournir une aide.
« Ces questions servent à comprendre autant la structure de pensée de l’employé que ses besoins, donc le style à privilégier avec lui : si ses réponses vont vers un besoin d’encadrement, le gestionnaire optera pour un leadership directif. Si son autonomie est grande ou en voie de développement, il lui déléguera des tâches en fonction de ses forces naturelles », dit Médina Cayer, CRHA, cofondatrice d’Iceberg Management.
La posture de coach peut créer les conditions propices à l’acquisition de compétences, à l’augmentation de la motivation et, ultimement, au développement de l’autonomie.
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Communiquer
Si les membres de votre équipe partagent leur temps entre le bureau et la maison, la communication est primordiale. Vous devez vous organiser pour entretenir une relation de proximité avec eux et vous montrer rassembleur. Faites également dans la transparence et restez à l’affût afin de dissiper tout malentendu.
« Il est important que les gestionnaires fassent sentir aux employés qu’ils font toujours partie d’une équipe et que le travail se fasse de manière habituelle, en précisant ce qui est attendu d’eux et en les aidant à organiser leur temps », indique Isabelle Lord, CRHA, présidente de Lord Communication managériale.
Vous avez ainsi avantage à planifier :
- Des réunions à des moments fixes
- Des rencontres individuelles
- Des sondages pour mesurer la perception du personnel
- Des plages de disponibilité au cours desquelles vous êtes à la disposition des membres de votre équipe qui auraient besoin de poser des questions ou d’obtenir de l’aide.
Le choix des plateformes de communication s’avère stratégique puisque ces dernières doivent :
- Favoriser la collaboration.
- Inclure des solutions de sécurité et du stockage infonuagique.
- Permettre une symbiose présentiel-distanciel.
Quant aux séances de remue-méninges, aux rencontres de créativité ou à toute autre réunion qui fait appel à l’intelligence collective, il vaut mieux les organiser en présentiel. « [Mais] il faut dorénavant aller plus loin pour ces séances en présentiel en transformant les salles pour créer des espaces collaboratifs, par exemple, ou en créant une salle multifonctionnelle qui ne ressemble pas au bureau d’hier », conseille Julie Tardif, CRHA, associée et consultante chez Iceberg Management.
Si vous décidez de mettre en place un système de surveillance pour éviter les abus, maintenir la productivité et assurer la sécurité et la confidentialité de l’information, sachez qu’un tel dispositif risque d’entraîner de la méfiance.
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Être à l’écoute
Malgré la distance, prenez les moyens d’être à l’écoute de votre personnel et ainsi de détecter le moindre signe de trouble de santé, tant physique que psychologique.
Autant à la maison qu’au bureau, veillez à ce que chacun dispose d’un poste de travail sécuritaire et ergonomique. Des formations peuvent être offertes pour prévenir les inconforts et les stress sur le système musculosquelettique.
La santé psychologique des membres votre équipe doit être au centre de vos préoccupations. Certains ont été confrontés à des difficultés en télétravail ou ont été impliqués dans des conflits, qui pourraient perdurer en mode hybride. Pour apaiser ces tensions, vous pouvez prévoir des moments de discussion. Envisagez aussi de prendre le temps d’échanger avec ces personnes pour montrer votre respect et apporter votre soutien.
« Un gestionnaire plus technique pourra suivre des séances de développement de leadership s’il veut bien réussir ce retour au bureau », ajoute Marie-Ève Champagne, CRIA, consultante en santé, sécurité et mieux-être au travail chez Nucléiconseils.
Enfin, rappelez-vous que la flexibilité que vous offrez désormais aux membres de votre personnel doit permettre de les mobiliser et de les enthousiasmer afin d’accroître leur productivité et de les retenir dans l’organisation. Elle doit également agir comme une force pour attirer de nouveaux talents.
Pour aller plus loin
- Guide d’accompagnement pour une transition vers le travail hybride
- Guide d’encadrement du télétravail pour l’employeur et l’employé
- Retour progressif sur les lieux de travail (CNESST)
- Utilisation des tests rapides dans les entreprises (COVID-19)
