- Quelles sont les recommandations à faire à un salarié qui travaille en télétravail ?
- Le salarié peut-il déduire les frais et les dépenses liés au télétravail à domicile ?
- Pourquoi évaluer et réviser les effets de la politique de mise en œuvre du télétravail ?
- Comment mettre fin au télétravail ?
7.1 Quelles sont les recommandations à faire à un salarié qui travaille en télétravail ?
Pour que le télétravail soit un succès, l’employeur doit faire certaines recommandations d’un point de vue pratique au télétravailleur. L’acceptation, ou la mise en place du télétravail, sera un succès si l’on peut s’assurer que les responsabilités et les attentes établies dans la politique sont claires et comprises par tous. Le télétravail touche à plusieurs aspects de l’entreprise, soit à sa culture, à sa structure organisationnelle, au mode d’exécution de la prestation de travail, au mode de gestion et aux différents processus. Il est donc essentiel que l’employeur fasse certaines recommandations spécifiques aux salariés pour la bonne exécution du télétravail, et pour éviter aussi que le télétravailleur se sente seul et isolé. Les recommandations que peut faire l’employeur au télétravailleur sont notamment en lien avec les éléments suivants qui ne sont pas les seuls éléments et ceux-ci sont soumis à titre indicatif seulement, soit:
- Établir avec lui une liste des travaux et des tâches à réaliser;
- Établir avec lui un horaire de travail fixe;
- Établir avec lui un mode de communication pour lui et pour l’équipe de travail;
- Établir qu’il soumette le plan ou la désignation de l’endroit où il exécute sa prestation de travail à domicile;
- Établir qu’il assiste aux réunions et aux rencontres d’équipe;
- Établir qu’il remette à la fin de la journée son rapport de temps.
7.2 Le salarié peut-il déduire les frais et les dépenses liés au télétravail à domicile ?
Effectivement, certains frais et certaines dépenses liés au télétravail peuvent être déduits de ses revenus par le salarié. La première chose qu’il faut déterminer est de savoir si le salarié a le droit de déduire un montant pour son bureau à domicile. Pour le déterminer, il faut que le travail en télétravail fasse partie du contrat de travail du salarié. Dans ce cas, l’employeur doit fournir les formulaires appropriés au salarié et certaines règles fiscales précises s’appliquent. Dans les faits, la situation du télétravail peut être une source d’économies considérables tant pour le salarié que pour l’employeur. Pour ce dernier, cela se traduit par une réduction de l’espace de location, des frais de chauffage, de la climatisation, de l’éclairage, etc. Pour le salarié, la déduction des dépenses relatives au maintien d’un bureau à domicile est plutôt limitée.
En effet, dans le cas d’un employé à salaire, les dépenses déductibles à l’encontre de cette source de revenus ne sont pas les mêmes que pour un travailleur autonome. La situation n’est pas la même non plus pour le salarié qui gagne un revenu de commissions parce que, dans ce cas, il a le droit de déduire plus de dépenses. Par exemple, il peut, entre autres, ajouter les primes d’assurances et les impôts fonciers aux dépenses d’entretien. Dans le cas du salarié locataire, celui-ci peut déduire la portion du loyer attribuable à la dimension du bureau à domicile. Toutefois, celui qui est propriétaire de sa résidence ne peut déduire de son revenu une portion des intérêts hypothécaires ou encore un amortissement.
Il existe une autre particularité dans le cas où le bureau du salarié sert à la fois pour des fins professionnelles et des fins personnelles. Il faut, dans ce cas, quantifier la proportion des dépenses relatives à l’espace occupé, mais attribuables à l’usage personnel, et la soustraire du montant déductible. Pour obtenir des réponses précises et adéquates, il est clairement préférable de faire affaire avec un spécialiste des règles fiscales. Ainsi, pour tous les détails techniques concernant ces questions, nous référons le lecteur à l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec dont les coordonnées se retrouvent dans le «Carnet d’adresses» à la fin du présent ouvrage. Il pourra ainsi trouver le détail des réponses concernant les recommandations appropriées pour l’installation d’un espace de travail à domicile.
7.3 Pourquoi évaluer et réviser les effets de la politique de mise en œuvre du télétravail ?
Pendant l’application et le suivi du télétravail, l’employeur doit constamment évaluer et réviser les effets de la mise en œuvre de cette forme de prestation. Pour s’assurer d’atteindre les objectifs fixés et pour s’assurer aussi que les moyens utilisés sont les bons, il est recommandé d’évaluer et de réviser le télétravail sur une base régulière. Dans cette phase, il est important de réviser les critères de sélection des salariés aptes à faire le télétravail, les critères de sélection des postes visés, le processus de gestion de la performance, le processus de la formation et du développement, l’application des différentes politiques et protocoles mis en place, etc. En somme, il s’agit de s’assurer que la politique et les procédures sont clairement définies et toujours appropriées dans le but de favoriser la réussite de la mise en œuvre du télétravail.
7.4 Comment mettre fin au télétravail ?
Tout comme le contrat individuel de travail ou comme toute entente en droit du travail, les parties peuvent décider de mettre un terme au télétravail. L’employeur pourrait aussi décider de mettre fin au télétravail si l’expérience s’avérait non concluante. Les parties peuvent décider dans la politique d’un terme de fin. Le plus simple est de prévoir les modalités de la fin de l’entente au préalable, ou encore de prévoir les motifs pour lesquels l’entente de télétravail pourrait prendre fin. Il est aussi préférable, afin d’éviter des litiges ou autres désagréments, qu’un délai pour y mettre fin soit prévu. Compte tenu du fait qu’il n’y a aucun encadrement juridique au Québec en lien avec le télétravail, il n’existe pas non plus de modalités particulières concernant la question de la façon de mettre fin au télétravail, pourvu que le tout soit fait selon les règles de l’art et que la fin ne contrevienne pas, notamment, aux lois du travail. Il faut aussi penser, dans la politique, à la réintégration du salarié au travail et au rapatriement des équipements, ce qui évitera aussi des litiges à l’employeur, plus particulièrement en lien avec le fait que l’employé pourrait être tenté d’invoquer une modification des conditions de travail, soit un congédiement déguisé.