Mieux comprendre le rôle de l’avocat dans les plaintes en normes du travail

Le Tribunal administratif du travail (TAT) nous enseigne que toute personne a le droit d’être représentée, et même d’être représentée par un avocat, devant tout tribunal, mais qu’elle peut y renoncer et, le cas échéant, elle doit en assumer les conséquences[1]. Ce principe s’applique aux audiences de plaintes déposées en vertu de la Loi sur les normes du travail (LNT)[2].

En effet, devant la Division des relations du travail du TAT, il n’y a pas d’obligation de se faire représenter par un avocat. Cette règle est applicable même aux personnes morales. Toutefois, cet article relate des situations où les parties, ou l’une d’entre elles, choisissent d’avoir recours à  un avocat dans un litige à l’occasion des plaintes en normes du travail.

Processus du dépôt des plaintes en vertu de la LNT

Dans la plupart des cas, l’avocat de l’employeur ne participe pas à cette étape du dossier. En effet, c’est le salarié en désaccord avec des gestes de l’employeur qui entame le processus en déposant une plainte à l’encontre d’un congédiement injustifié, d’une pratique interdite ou d’un harcèlement psychologique. Dès l’acceptation de ladite plainte par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), ce salarié devient plaignant.

Cependant, le salarié pourrait chercher des conseils d’un avocat avant de s’adresser à la CNESST. Dans cette éventualité, le rôle de l’avocat consiste à analyser la version des faits du salarié pour le guider vers des recours appropriés. Parfois, il peut obtenir le mandat de déposer une plainte à la CNESST au nom du salarié.

De plus, l’avocat du salarié, engagé à cette étape, aide ce dernier à conserver et à organiser la preuve pouvant être utile tout au long du processus.

L’avocat de l’employeur, quant à lui, est habituellement mandaté après la réception d’une lettre de la CNESST avisant l’employeur de l’existence d’une plainte à son endroit. Dans ce cas, son principal rôle est d’analyser les risques judiciaires de son client et de formuler des recommandations appropriées. Le responsable RH qui collabore avec l’avocat de l’employeur devrait être prêt à lui communiquer une copie du dossier complet du plaignant. Il serait utile de rédiger un court exposé reflétant la version des faits de l’employeur en prévision de la première rencontre avec l’avocat. Par ailleurs, il est important de conserver toute la preuve (documents, photos, enregistrements sonores, fichiers vidéo, etc.) pouvant être pertinente pour la cause, de même que celle potentiellement défavorable pour l’employeur. Une telle approche permet à l’avocat de conseiller adéquatement l’employeur et d’agir dans son intérêt supérieur. Dans le même ordre d’idée, il faut noter les noms et les coordonnées des témoins potentiels, y compris ceux qui ne sont plus employés.

Médiation

Si les parties souhaitent essayer de trouver un règlement à l’amiable du litige, elles peuvent accepter la proposition de la CNESST de tenir une séance de médiation. À cette étape, le plaignant pourrait être accompagné par un avocat dans le cadre d’un mandat privé, mais son dossier n’est pas encore confié à un avocat de la CNESST.

Lors de cette séance, le rôle des avocats des parties se limite à conseiller leurs clients respectifs sur les offres de règlements pour leur permettre de prendre une décision éclairée. Pour faciliter le travail de l’avocat de l’employeur et médiateur, le représentant RH qui assiste à la médiation devrait avoir accès au dossier du plaignant en temps réel, notamment pour informer les intervenants des conditions salariales du plaignant, de la durée de son emploi, etc.

Si aucune entente n’intervient lors de la médiation, le dossier est habituellement transféré à la Direction des affaires juridiques de la CNESST où un avocat le prend en charge.

Conciliation

La conciliation est un autre mode de règlement des différends permettant aux parties de déjudiciariser le dossier si elles le désirent. Si cette étape se concrétise, le plaignant est souvent représenté par un avocat de la CNESST, mais il peut choisir de se faire représenter par un avocat de pratique privée. L’avocat de l’employeur accompagne généralement ce dernier lors de la séance de conciliation organisée par le TAT.

Le rôle des avocats à cette étape du dossier est similaire à leur rôle pendant la médiation. Ils analysent les risques de leurs clients respectifs afin de leur expliquer les enjeux et les perspectives, et ce, à la lumière de la loi applicable et de la jurisprudence en vigueur.

Afin de maximiser les chances d’arriver à une entente de règlement, le représentant RH devrait être en mesure de fournir à l’avocat de l’employeur toutes les informations au sujet de l’emploi du plaignant. Ainsi, il devrait être en mesure de répondre aux questions sur le contrat d’emploi du plaignant, son dossier disciplinaire, des mesures prises par l’employeur pour améliorer le rendement du plaignant, des montants versés à l’occasion de sa fin d’emploi, etc. Il est également important de valider à l’avance avec les dirigeants de l’employeur les limites du budget pouvant être alloué au règlement au dossier.

De même, il est utile de détailler à l’avance des instructions à son avocat sur la portée désirée de l’entente éventuelle. Ainsi, il y a lieu de préciser à l’avance si l’employeur souhaite inclure une clause de non-dénigrement, de limiter l’étendue de la quittance, de conditionner le paiement d’une indemnité, etc.

Préparation de l’audience

Si aucun mode de règlement des différends n’a permis de mettre fin au litige, les avocats des parties préparent l’audience de plainte que l’on appelle parfois le « procès ».  

Les activités préparatoires consistent notamment en la préparation du témoignage de témoins et de pièces à déposer lors de leur témoignage. À cet effet, le responsable RH fournit à l’avocat de l’employeur tous les éléments qu’il trouve pertinents pour le dossier, comme les documents, fichiers numériques, enregistrements vidéo, photos, etc. De plus, il communique les noms et les coordonnées des témoins potentiels.

Il existe des cas où l’avocat de l’employeur a participé au processus à l’origine du litige, comme une gradation de sanction, qui s’est terminée par un congédiement, ou d’autres interventions de l’employeur auprès du plaignant. Dans une telle situation, la règle stipulant que « l’avocat ne doit pas personnellement agir dans un litige s’il sait ou devrait savoir qu’il y sera convoqué comme témoin »[3] peut trouver son application.

Il arrive que l’avocat du plaignant signifie une citation à comparaître à l’employeur en exigeant de lui fournir certains documents ou d’autres éléments de preuve. Même s’il est obligatoire d’agir en conformité avec la citation à comparaître, il est déconseillé de fournir à l’avocat adverse les éléments exigés sans consulter son avocat sur le sujet.

Audience

À l’audience, les avocats des parties agissent au nom de leurs clients dans le respect des règles de procédures. Autrement dit, ce sont eux qui interagissent avec le juge administratif et d’autres intervenants au procès.

À cette étape du dossier, le responsable RH porte souvent deux chapeaux : celui du représentant de l’employeur devant le TAT et celui du témoin. À titre de représentant, le responsable RH ne se prononce généralement pas en présence du juge administratif. Il écoute les témoins, prend connaissance des pièces communiquées par la partie adverse et prend des notes. Pendant les pauses, il donne des instructions à l’avocat de l’employeur. À titre de témoin, le responsable RH répond aux questions des avocats et du juge administratif sans donner son opinion sur les faits du dossier.

Révision et contrôle judiciaire

Si les parties souhaitent porter en révision auprès d’instances supérieures une décision défavorable du TAT, les avocats peuvent en accepter le mandat. Dans cette éventualité, les représentants de l’employeur sont appelés à se conscientiser aux frais associés à la révision de la décision qui peuvent s’avérer considérables.

Quant à la collaboration avec leur avocat, les attentes sont similaires à celles de l’étape d’audience en première instance.

Exécution de décisions du TAT

À cette étape du dossier, l’avocat est appelé à guider son client dans l’exécution des ordonnances du TAT afin de minimiser les frais d’exécution et d’optimiser le processus. L’employeur peut également lui donner le mandat de contester des démarches de la partie adverse qu’il considère comme illégales ou non conformes à l’ordonnance du Tribunal.  

En tout état de cause, la   est cruciale pour le bon déroulement du procès et l’efficacité du travail de l’avocat de l’employeur.