Accompagner les parties lors d’une enquête en harcèlement

Il est important de se rappeler que, depuis l’entrée en vigueur de la Loi visant à prévenir et à combattre le harcèlement psychologique et la violence à caractère sexuel en milieu de travail (le 21 mars 2024), il est requis, depuis le 28 septembre 2024, que l’employeur ait mis à jour sa politique en matière de prévention du harcèlement en y mentionnant la personne désignée pour prendre en charge la plainte ainsi que l’information sur le suivi qui doit être donné par l’employeur[3].

Plaignant

Même si vous choisissez de confier le traitement de la plainte en harcèlement à une enquêtrice ou à un enquêteur certifié en harcèlement (ECH) de l’externe, il est important que, en tant que personne désignée, vous entriez d’abord en contact avec le plaignant dans un délai raisonnable après le dépôt de la plainte. Concernant le délai pour les organisations sous juridiction fédérale, l’employeur dispose de sept jours pour répondre à l’avis d’incident (plainte en harcèlement). Au Québec, il est indiqué qu’il faut répondre dans un délai raisonnable.

Afin de bien documenter le dossier, il est important de transmettre une lettre au plaignant pour accuser réception de sa plainte et l’informer qu’elle sera traitée promptement. Toutefois, ne vous limitez pas à une lettre. Entrez directement en contact avec la personne. Cette démarche permettra de créer une relation de dialogue et de confiance, ce qui facilitera le traitement du dossier.

En tant que personne désignée, vous êtes le point de contact pour les employés[4].

Questions à vous poser[5] :

• Disposons-nous d’un professionnel à l’interne qui possède les compétences nécessaires pour mener cette étape-ci? Maîtrise-t-il la législation en vigueur?
• Si tel est le cas, a-t-il la neutralité et l’indépendance nécessaires pour mener à bien l’analyse de recevabilité?

Voici un modèle d’agenda de rencontre avec le plaignant

Introduction

• D’abord, il est important que le plaignant dispose de la politique interne portant sur la prévention du harcèlement.

But de la rencontre

• Par expérience, la plainte en harcèlement, qu’elle soit verbale ou écrite, engendrera des questions de votre part. Par exemple, la plainte écrite peut ressembler à un récit plus ou moins décousu dans lequel plusieurs personnes sont mises en cause.
• Il est important de rencontrer le plaignant pour saisir les allégations contenues dans sa plainte.
• Il s’agit d’un premier contact pour l’aviser que sa plainte sera gérée adéquatement.
• L’enquêteur rencontrera aussi le plaignant par la suite, donc ne vous attardez pas trop. La rencontre pourrait par exemple durer une heure.
• Veuillez rassurer le plaignant en lui disant que le processus est confidentiel et qu’il ne peut pas subir de représailles pour avoir répondu aux questions de l’enquêteur.

Paramètres concernant la confidentialité 

• Il sera important pour vous de discuter des paramètres entourant la confidentialité liée au traitement de la plainte. Le dossier ne doit pas être discuté entre les parties et collègues, par exemple. Il est recommandé de faire signer un engagement de confidentialité en amont. Cette étape vaut pour le plaignant et aussi les autres individus qui seront rencontrés dans le cadre de l’enquête.

Allégations et personnes mises en cause visée(s)

• Clarifiez les allégations et qui elles visent, le nom de la ou des personnes mises en cause.

Définition du harcèlement

• Veuillez discuter de la définition du harcèlement selon la législation en vigueur. Dans certains cas, le plaignant comprendra, après s’être fait expliquer la définition du harcèlement, qu’il est plutôt devant une situation désagréable, laquelle ne s’apparente pas à du harcèlement. Dans ce cas-ci, veuillez discuter des options possibles pour régler la situation.

Soutien et accompagnement durant le processus d’enquête 

• La plupart du temps, le plaignant se sent anxieux durant le processus de traitement. Il a besoin de se confier et d’avoir du soutien psychologique. Il est important de lui offrir le soutien nécessaire dès le début (p. ex. : Programme d’Aide aux Employés, PAE).

La médiation

• Tel que le mentionne le guide d’encadrement Pratique professionnelle en matière d’enquête à la suite d’une plainte pour harcèlement au travail de l’ORHA, il sera pertinent de proposer la médiation, car la majorité du temps, le plaignant et la personne mise en cause devront continuer à travailler ensemble après l’enquête. Cette solution est collaborative et favorise la réconciliation ainsi que le maintien d’un climat de travail sain, plutôt que d’aggraver les tensions.

Possibilité de réorganiser temporairement les tâches ou l’espace de travail

• L’enquêteur peut recommander une réorganisation temporaire des tâches ou des espaces de travail afin de minimiser les interactions directes entre les parties.
• L’objectif est de maintenir un environnement professionnel respectueux, tout en assurant la progression de l’enquête.

Voici un modèle d’agenda pour la personne mise en cause

Quand informer la personne mise en cause

• Il arrive que la plainte ne passe pas le test de l’analyse de recevabilité ou l’étape du premier examen au fédéral. Dans ce cas-ci, la personne mise en cause ne sera pas nécessairement rencontrée. Habituellement, nous ne traiterons pas une plainte non recevable par une enquête.
• Veuillez attendre que le professionnel ou l’enquêteur qui traite la plainte ait rencontré le plaignant avant d’en informer la personne mise en cause.

Aidez la personne mise en cause à se préparer à l’entretien avec l’enquêteur

• Autant le plaignant que la personne mise en cause ont le droit de demander comment se passera l’entretien avec l’enquêteur. Il transmettra un agenda de rencontre incluant les allégations reprochées à la personne mise en cause.
• Il n’est pas recommandé de remettre l’intégralité de la plainte en harcèlement, laquelle est souvent formulée sous forme d’histoire incluant trop de détails.
• Soulignez que le but de l’enquête est d’atteindre une compréhension claire de la situation et d’émettre une opinion professionnelle.
• Veuillez rassurer la personne mise en cause en lui disant que le processus est confidentiel et qu’elle ne peut subir de représailles pour avoir répondu aux questions de l’enquêteur.
• Tant que les allégations ne sont pas avérées, elles ne peuvent pas être fondées. Il faut enquêter avant de savoir si elles sont fondées au sens de la définition de harcèlement.
• Votre approche compréhensive et transparente peut grandement contribuer à calmer les tensions et à garantir une participation constructive de toutes les parties.

Quelques conseils pour les témoins

• Une fois que le plaignant et la personne mise en cause ont été rencontrés, les témoins le seront à leur tour.
• Veuillez rassurer les témoins en leur disant que le processus est confidentiel et qu’ils ne peuvent pas subir de représailles pour avoir répondu aux questions de l’enquêteur.
• Les témoins ne connaîtront pas l’ensemble des allégations, mais uniquement celles pour lesquelles ils ont été témoins.

Bonnes pratiques tout au long du traitement de la plainte

• Documentez votre dossier et faites signer une entente de confidentialités au plaignant, à la personne mise en cause et aux témoins rencontrés.
• Restez en communication avec les parties. Le processus de traitement d’une plainte peut être long (quelques mois). Chaque processus doit être mené minutieusement par les organisations qui doivent suivre une procédure rigoureuse et documentée. Il est recommandé de faire des suivis avec les parties durant l’enquête pour vérifier si tout se passe bien et répondre à certaines questions. Recommandez aux parties de rester calmes et posées durant la rencontre avec l’enquêteur. Être à l’écoute des questions et répondre du mieux qu’elles peuvent sera important.
• Communication avec les supérieurs immédiats du plaignant et de la personne mise en cause. Il arrive souvent que certains gestionnaires soient des témoins amenés à rencontrer l’enquêteur. À ce moment-là, on s’occupe d’eux comme des témoins.
• Par ailleurs, autant le supérieur immédiat du plaignant que celui de la personne mise en cause auront un rôle à jouer après l’enquête, c’est-à-dire qu’ils devront continuer à gérer les parties. Cela dit, une fois le rapport d’enquête terminé, on voudra les rencontrer afin de leur expliquer l’analyse, le résultat, et surtout discuter des recommandations à mettre en place. Le rôle des ressources humaines est de les soutenir adéquatement. Pour respecter la confidentialité, un sommaire court et verbal est habituellement déposé aux gestionnaires des parties afin qu’ils puissent mieux comprendre la situation. Il est aussi important de leur faire signer une entente de confidentialité.

Rencontre postenquête avec le plaignant et la personne mise en cause

• Une fois l’enquête terminée, il est important de rencontrer le plaignant et la personne mise en cause séparément afin de transmettre les conclusions de l’enquête. Vous devez coordonner et gérer cette rencontre, qui se fait souvent en présence de l’enquêteur. Votre rôle est, entre autres, de documenter le dossier, d’accompagner les parties après l’enquête et de soutenir leur gestionnaire afin de rétablir un climat de travail sain.
• En plus d’expliquer le résultat de l’enquête, il est important de discuter des recommandations à mettre en place. Que la plainte soit fondée ou non, plusieurs enquêtes peuvent souvent mettre en lumière un conflit qui perdure entre deux individus et des enjeux liés au climat et à l’organisation du Le fait de rétablir une relation entre deux individus passe inévitablement par une ouverture et de la communication.

Tout compte fait, en tant que personne désignée pour traiter la plainte en harcèlement, misez sur une communication bienveillante tout au long du processus de traitement [6] [7].