Rédiger une lettre de prolongation pour une période de probation

• Droits d'auteur
• Avis d'utilisation
• introduction
• Les éléments à inclure dans une lettre prolongation de la période probatoire
• Rédaction de l'avis
  • Préambule
  • Guide de rédaction de la lettre de prolongation de la période probatoire
    • Paragraphe 1
    • Paragraphe 2
    • Paragraphe 3
    • Paragraphe 4
    • Paragraphe 5
• Conclusion
• Modèle de lettre de prolongation de la période de probation

introduction

Tel qu'indiqué dans l'outil « La période de probation: Formulaire d'évaluation de la période de probation », la conclusion de la période probatoire peut s'orienter vers trois tangentes différentes, soit la réussite, la prolongation ou l'échec . Pour chacune de ces finalités, l'entreprise s'engage à fournir à employer une lettre l'informant formellement de la décision rendue. 

Nous vous proposons dans ce document un modèle de lettre annonçant la prolongation de la période de probation. Habituellement rédigée sur une seule page, une telle lettre doit être précise quant aux raisons de la prolongation, aux aspects sur lesquels l’employé doit poursuivre son développement, aux grandes lignes du processus de développement à venir, et quant à la durée de la prolongation. Si l’employé est syndiqué, vous devrez plutôt rédiger une lettre d’entente avec le syndicat selon le libellé de la convention collective, néanmoins les éléments exposés ici pourront tout de même vous servir de guide. 

La lettre de prolongation de la période probatoire permet aussi d’énumérer et d’attester les points que l’employé devra améliorer, et donc nous vous invitons à en inclure une copie au dossier de l’employé et à en transmettre une autre au syndicat, selon les dispositions de la convention collective. 

Les éléments à inclure dans une lettre prolongation de la période probatoire 

Bien qu’une telle lettre ne soit remise à l’employé qu’après son évaluation de fin de probation, vous pouvez la préparer au même moment que vous préparez l’évaluation. Ainsi, vos propos seront cohérents avec l’évaluation que vous mènerez avec l’employé. Cette lettre servira aussi de base pour le futur en ce sens qu’elle établira les points forts de l’employé, ainsi que ceux qu’il devra améliorer.

L’évaluation et la lettre de prolongation vous permettront en outre de préparer le plan de développement et l’échéancier de l’employé, et elles l’aideront à réfléchir à des solutions pour améliorer ses lacunes, par exemple en ayant recours à des formations, au mentorat ou à d’autres outils de développement.

Si après un certain temps vous constatez que la performance de l’employé se détériore, vous pourrez mettre en place un plan de développement.

Rédaction de l’avis

1    Préambule

L’en-tête de la lettre comprend généralement les informations suivantes :

• La date
• Le prénom et le nom de l’employé
• L’objet – Prolongation de la période de probation

2    Guide de rédaction de la lettre de prolongation de la période probatoire

Voici des pistes d’éléments que vous pouvez inclure dans la lettre :

Paragraphe 1

• Titre du poste;
• Date d’embauche ou d’entrée en poste;
• Date de la fin de probation;
• Date de la rencontre de fin de probation;
• Nom du formateur ou parrain;
• Durée de la prolongation (ceci afin que l’employé sache de combien de temps il dispose pour améliorer sa performance).

Ce paragraphe a pour but de confirmer les informations qui figureront au dossier de l’employé, notamment en ce qui concerne la fin de la période de probation et l’accès aux avantages sociaux. Si c’est un poste syndiqué, inscrire les modalités prévues à la convention et le numéro d'article s'y référant.

Paragraphe 2 

• Exposez ici les détails du plan de développement, ainsi que les critères qui devront être améliorés. Appuyez-vous pour ce faire sur des faits objectifs, factuels, spécifiques et exempts d’émotion, ce qui permettra à l’employé de se préparer à la rencontre en réfléchissant à des solutions ou aux outils qu’il pourrait utiliser pour s’améliorer.

Paragraphe 3

• Énumérez ici les points que l’employé maîtrise bien. Ce type de renforcement l’aidera à s’engager positivement dans sa démarche de perfectionnement.

Paragraphe 4

• Indiquez la date de la première rencontre portant sur le plan de développement.
• Définissez l’objectif de cette rencontre et du plan de développement, et exposez les attentes de l’organisation face à la préparation que l’employé devra effectuer.

Paragraphe 5

• Réitérez le soutien que vous fournirez à l’employé, ceci afin qu’il puisse aborder positivement le processus.
• Si vous avez un programme d'aide aux employés et que l'employé concerné y est admissible, n'hésitez pas à lui fournir l'information nécessaire. 
• Vous pouvez conclure en remerciant l'employé des efforts qu'il a rédigés, et en lui disant que vous croyez en lui et en ses chances de succès.

Conclusion

L'outil proposé ici vous aide à bien structurer et rédiger les lettres annonçant la prolongation d'une période de probation. Nous tenons cependant à souligner qu'il est crucial de préparer la démarche en amont en s'assurant que l'évaluation de mi-probation et l'évaluation finale de la probation sont assurées sur des faits objectifs, quantifiables, et exempts de biais ou rétrogradation.

Au bout du compte, c'est l'évaluation finale qui vous permet de décider si l'employé a des chances d'exceller à son poste, et s'il y a lieu de prolonger ou non sa période de probation.

La lettre de prolongation de la période probatoire vous permet d'officialiser la démarche d'embauche et de démontrer au nouvel employé ou à la personne promue que sa réussite vous tient à cœur, et que vous êtes favorable aux échanges et à la communication.