La période de probation - Formulaire d'évaluation de la période de probation

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• Avis d’utilisation
• Introduction
• Principes généraux
• Les étapes de la période de probation
  • L’arrivée en poste
  • L’évaluation de mi-probation
  • L’évaluation finale de la période de probation
  • Remplir le formulaire d’évaluation au préalable
  • Rencontrer l’employé pour l’évaluation finale de la période de probation (voir modèle de formulaire d'évaluation)
  • La décision
• Prolongation de la période de probation
• Que faire en cas d’échec de la période de probation
• Conclusion
• Modèle de formulaire d’évaluation de la période de probation

Introduction 

La période de probation désigne l’intervalle de temps durant lequel l’employeur évalue si un nouvel employé répond ou non aux exigences du poste. Il est important que l’employeur planifie certaines étapes telles que l’entrée en poste, le suivi de la probation et l’évaluation de la période de probation avant la date d’échéance stipulée dans le contrat de travail. Le présent outil vous aidera à réunir les éléments nécessaires à l’élaboration d’un processus clair et facilitant qui assurera le suivi de la période de probation.

Principes généraux 

La période de probation étant l’un des éléments constitutifs du processus d’embauche, il est important d’assurer une certaine cohérence entre les différentes étapes de son déroulement. Il est recommandé de stipuler dans la lettre d’embauche que l’employé devra réussir une période de probation, et de spécifier la durée de cette période, durée qui sera généralement fixée en fonction du niveau de complexité du poste.

Tel que stipulé dans l’outil « Création et conservation d’un dossier employé », le formulaire d’évaluation de la période de probation devra être joint au dossier de l’employé afin de conserver des pièces justificatives de son rendement. Il est par ailleurs suggéré d’établir un lien de corrélation entre la description du poste et la période de probation.

Voici quelques étapes à suivre pour bien encadrer et mesurer le succès de l’employé pendant la période de probation.

Les étapes de la période de probation

Étape 1- L'arrivée en poste

Une fois que l’employé est en poste, ce qui officialise le début de la période de probation, il est important de réserver un moment pour lui expliquer les modalités du processus. Voici quelques-uns des éléments à aborder :

• Lors de cette première rencontre, discuter de la période de probation et de son déroulement;
• Réviser les points de la description de poste, discuter des responsabilités de l’employé et des attentes de l’organisation à son égard;
• Expliquer à l’employé l’objectif de la période de probation;
• Informer l’employé des éléments importants de la période de probation :
  • Sa durée (date de début et de fin)
  • La date du suivi mi-probation
  • La date d’évaluation finale
  • Les objectifs à atteindre – ces objectifs doivent avoir un lien avec la description du poste
  • La finalité (confirmation de l’obtention du poste, prolongation de la période de probation ou fin d’emploi, selon que les objectifs ont été atteints ou pas)
• Demander à l’employé s’il comprend bien le processus ou s’il a des questions;
• Demeurer disponible après la rencontre, au cas où l’employé aurait d’autres questions.

Étape 2- L'évaluation de mi-probation

À la mi-probation, il est important de rencontrer l’employé pour faire le point sur sa performance des semaines précédentes. C’est l’occasion idéale de discuter des compétences qu’il a acquises, des objectifs qu’il a atteints, mais aussi de ce qu’il devrait améliorer.

Voici quelques points à ne pas oublier :

• Prévoir la date de la rencontre de mi-probation lors de la rencontre d’arrivée en poste;
• Réitérer les objectifs à atteindre durant la période de probation (référez-vous au besoin à la description de poste);
• Mentionner les objectifs qui ont été atteints en spécifiant les raisons de leur réussite;
• Identifier les objectifs qui sont en voie d’être atteints, ainsi que les mesures à prendre pour assurer leur réussite avant l’évaluation finale;
• Discuter avec l’employé des objectifs qui s’avèrent plus difficiles à atteindre :
  • Chercher à comprendre pourquoi il a plus de difficulté avec ces éléments
  • Décider des mesures à prendre pour le soutenir dans l’atteinte de ces objectifs (formations, coaching, lectures, etc.)
  • Formuler un plan d’action détaillé de ces mesures, incluant des dates précises et le nom des personnes responsables
  • S’assurer que ces mesures seront mises à la disposition de l’employé
  • Vérifier si l’employé comprend bien le plan d’action
• Inscrire dans la documentation relative à la probation les informations dont vous avez discuté, et transmettre cette documentation à l’employé afin que vous ayez tous deux en main la même information;
• Conserver une trace de la documentation dans le dossier de l’employé;
• Confirmer la date de l’évaluation finale avec l’employé.

Étape 3- L'évaluation finale de la période de probation

Quelques jours avant la fin officielle de la période de probation, il est important de marquer un temps d’arrêt pour évaluer le rendement des semaines précédentes et l’état des objectifs. Ce temps d’arrêt sera suivi d’une rencontre durant laquelle vous annoncerez à l’employé s’il y a réussite, prolongation ou échec de la période probatoire.

Voici quelques points à retenir pour vous préparer à cette dernière étape :

1- Remplir le formulaire d’évaluation au préalable

• Compléter l’identification de l’employé à la première section;
• Modifier au besoin certains critères en fonction des caractéristiques de votre organisation et du poste qu’occupe l’employé :
  • S’assurer que les critères choisis sont évaluables et démontrables (la qualité du travail, les relations avec les collègues, etc.) et éviter les critères subjectifs (le niveau d’engagement, par exemple)
  • N’employer aucun adjectif qualificatif dans la formulation des critères
  • Définir correctement chacun des critères afin de préciser ce que vous souhaitez évaluer
• Constituer des niveaux d’appréciation globale pour l’ensemble des critères présentés :
  • Définir correctement chacun des niveaux d’appréciation afin de faciliter l’évaluation
  • Attribuer une valeur à chacun des niveaux d’appréciation si vous souhaitez fonctionner par pointage
• Préparer à l’avance la liste des points forts de l’employé pour pouvoir lui exposer les éléments qu’il maîtrise;
• Décrire les aspects à améliorer :
  • Dans le cas d’une réussite ou d’une prolongation, en fixant de nouveaux objectifs à atteindre, incluant les échéances
  • Dans le cas d’un échec, dispenser des commentaires constructifs pour que l’employé saisisse bien les raisons de son échec 
• Ajouter d’autres commentaires au besoin.

2- Rencontrer l’employé pour l’évaluation finale de la période de probation (voir modèle de formulaire d'évaluation)

• S’assurer d’avoir en main toute la documentation relative à la période probatoire pour pouvoir s’y référer (description du poste, liste des objectifs, plan d’action conçu à l’évaluation mi-probation, etc.);
• Nourrir le dialogue avec l’employé afin d’éviter que la rencontre devienne une discussion sans interaction;
  • Durant la rencontre, amener l’employé à s’exprimer et à vous livrer ses commentaires; il ne s’agit pas d’une discussion unilatérale;
• Expliquer à l’employé le but de la rencontre, ainsi que sa finalité;
• Fournir une copie de l’évaluation à l’employé;
• Examiner avec lui les niveaux d’appréciation obtenus pour l’ensemble des critères :
  • Prendre le temps de discuter de chaque critère et donner des exemples concrets
  • Accueillir les commentaires de l’employé à propos des critères choisis
• Discuter avec l’employé de ses forces et des points à améliorer;
  • Amener l’employé à s’exprimer sur ses forces et ses possibilités d’amélioration;

3- La décision

Dire à l’employé si la probation :

• Est réussie :
  • Procéder à un bref rappel des éléments où l’employé s’est démarqué;
  • Mentionner au besoin les points de vigilance sur lesquels l’employé devra continuer de travailler malgré la réussite de la probation;
  • Informer l’employé des avantages auxquels il a droit maintenant que sa période probatoire est terminée.
• Nécessite une prolongation :
  • Exposer clairement les raisons qui justifient cette décision;
  • Expliquer à l’employé les éléments essentiels sur lesquels il devra travailler pour réussir sa probation;
  • En collaboration avec l’employé, définir un plan d’action et un échéancier qui lui permettront d’atteindre les objectifs souhaités;
  • Fixer la date de la prochaine évaluation;
  • Être clair quant aux finalités possibles (référez-vous à la section « Prolongation de la période de probation » pour plus de détails).
• Est un échec :
  • Exposer clairement les raisons qui justifient l’échec de la probation;
  • Prendre le temps de revenir sur les éléments présentés à l’étape 2 et réitérer certains exemples concrets au besoin;
  • Demander à l’employé s’il comprend bien les raisons de son échec ou s’il a besoin d’explications supplémentaires;
  • Donner des pistes d’amélioration constructives pour aider l’employé dans ses futures démarches d’emploi.

Une fois la décision rendue :

• Sur le formulaire d’évaluation, cocher la case qui correspond à la décision (réussite, prolongation ou échec);
• Signer vous-même l’évaluation, puis demander par la suite à l’employé de la signer ;
• Remettre une copie de l’évaluation à l’employé;
• Transmettre à l’employé la lettre officielle qui l’informe de la réussite de la prolongation ou de l’échec de sa période de probation;
• Conserver une copie signée des documents dans le dossier d’employé.

Prolongation de la période de probation

On a recours à une prolongation de la période probatoire lorsque la période initiale ne suffit pas à évaluer le niveau de compétence requis pour le poste qu’occupe le nouvel employé, ou lorsque les objectifs qu’on lui a fixés ont été partiellement atteints et qu’il démontre le potentiel et la volonté de poursuivre sa démarche. L’objectif de cette prolongation n’est pas de refaire le processus depuis le début, mais de donner un peu plus de temps à l’employé pour acquérir davantage de compétences et satisfaire aux exigences de l’emploi.

Si à la fin de la période de probation l’employeur juge par exemple que l’employé pourrait développer son potentiel à l’aide de formations supplémentaires ou d’un meilleur encadrement, il doit remettre à l’employé une lettre ou lui envoyer un courriel qui spécifie :

• Les objectifs qu’il a atteints;
• Les aspects de son travail qui doivent être améliorés;
• La durée de la prolongation (elle est généralement de courte durée et ne devrait pas dépasser le tiers de la durée de la période de probation initiale);
• Le plan d’action ou d’encadrement prévu pour les points à améliorer;
• La possibilité d’une fin d’emploi si les objectifs ne sont pas atteints.

Lors de la période de prolongation, répétez scrupuleusement les étapes de la période probatoire initiale pour éviter d’omettre des détails importants telle la rencontre de suivi en milieu de parcours, puis évaluez à nouveau l’employé à la fin de sa période de prolongation en vous basant sur les éléments qu’il devait améliorer.

Que faire en cas d’échec de la période de probation

Si l’employeur juge que l’employé ne répond pas aux exigences du poste pour lequel il a été embauché, il peut mettre fin à l’emploi en respectant les préavis de fin d’emploi prévus à la Loi sur les normes du travail. Si la période de probation ne dépasse pas trois (3) mois de service continu, l’employeur n’est pas tenu de donner de préavis (article 82.1)^[2]. Si la période de probation s’étend sur plus de trois (3) mois de service continu, l’employeur doit fournir le préavis de fin d’emploi prévu au contrat de travail ou en vertu de la Loi sur les normes du travail (article 82)^[3].

Si à la fin de la période de probation ou de sa prolongation il est déterminé que l’employé ne répond pas aux exigences du poste, l’employeur doit lui faire parvenir une lettre pour l’informer formellement de sa décision. N’hésitez pas à inscrire les motifs de la décision pour éviter les ambiguïtés et permettre à la personne en cause de savoir sur quoi cette décision est basée.

Considérant que l’employé essuie ici un refus, il est crucial que l’employeur assure le bon déroulement de cette étape critique et fournisse un accompagnement adéquat afin que l’employé quitte avec une bonne image de l’entreprise. Au sein de l’expérience employé, la gestion du départ est aussi importante que l’accueil.

Conclusion 

Étape importante et bénéfique tant pour l’employé que pour l’employeur, l’évaluation de la période de probation permet à ce dernier d’aider l’employé à se perfectionner en lui offrant les outils nécessaires et en l’encourageant à développer ses talents et aptitudes. Ce processus d’évaluation permet en outre au nouvel employé de s’orienter vers les bons objectifs, et de mieux comprendre son nouvel environnement et sa nouvelle culture organisationnelle.

L’évaluation de la période de probation est très certainement le moment propice d’optimiser vos processus de formation à l’embauche.

Modèle de formulaire d’évaluation de la période de probation

[EXEMPLE] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LES CRITÈRES ET NIVEAUX D’APPRÉCIATION EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE ET DE CE QUE VOUS SOUHAITEZ MESURER.)

Nom : ______________________________________________________________

Date de l'évaluation : ______________________________________

Titre du poste : _______________________________________________________

Date d'embauche : _____________________________________________

Évalué par : ______________________________________________

Type d’évaluation :

• Mi-probation
• Fin de probation

Décision concernant la période de probation :

• Réussite du suivi de mi-probation
• Réussite de la période de probation
• Prolongation de la période de probation jusqu'au _________________
• Échec de la période de probation

______________________
Date

____________________________________________
Nom du supérieur
Titre

______________________
Date

____________________________________________
Nom de l'employé
Titre

c.c.    Dossier employé