- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Consignes générales
- Définitions
- Gradation des sanctions
- Faute disciplinaire
- Faute administrative
- Étapes à suivre pour assurer la gestion d’un dossier disciplinaire
- Préparation de la rencontre
- Déterminer la gravité de la faute
- Rédaction d’une lettre d’avis, de suspension ou de fin d’emploi
- Rencontrer l’employé en cas de faute disciplinaire
- À faire après la rencontre
- Concernant la tenue des dossiers
- Conclusion
Auteures
Merci à Stéphanie Perreault, CRHA, présidente, chez Alliance ressources humaines à Laurianne Venne, conseillère en ressources humaines chez Alliance ressources humaines, et à Marilie Lalancette, avocate et conseillère en relations industrielles agréée de l’étude Simard avocats, pour leur collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur et collaboratrice
Merci à Annie Huard, CRIA, chef des ressources humaines à La Cie Matériaux de Construction BP Canada, pour la validation de cet outil.
Merci à Pierre-Alain Rey, CRHA, inspecteur principal à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Préparer un dossier disciplinaire n’est jamais une tâche agréable. Cela dit, vous pourrez rendre la chose moins ardue en utilisant une liste de vérifications adaptée à votre entreprise et basée sur des concepts clairs. Suivez les étapes appropriées en appliquant des pratiques irréprochables, et vous n’aurez aucun mal à assurer la bonne gestion des dossiers disciplinaires de vos employés.
Consignes générales
Avant d’entamer la gestion d’un dossier disciplinaire, il faut évaluer en premier lieu la nature de la faute : est-elle disciplinaire ou administrative (non disciplinaire)?
Note
Si vous travaillez dans un milieu syndiqué, référez-vous à votre convention collective afin d’assurer la conformité de la présente démarche.
Définitions
Faute disciplinaire : Un employé qui commet consciemment dans l’exercice de ses fonctions un acte fautif et/ou un manquement volontaire qui déroge aux règles et politiques internes de l’entreprise et/ou au statut de l’entreprise[1].
Exemples :
- Absences et/ou retards répétés et non justifiés;
- Comportements d’incivilité au travail (ex. : paroles irrespectueuses envers un collègue ou envers la clientèle qui détériorent le climat de travail);
- Insubordination;
- Manquement aux règles et politiques de l’organisation (omettre d’effectuer l’ensemble des tâches liées à un poste, ne pas respecter le code vestimentaire de l’organisation ou le port d’équipement de protection individuelle, etc.).
Faute grave : Lorsqu’un employé commet un seul acte ou une seule omission suffisamment grave pouvant justifier un congédiement immédiat. Cela s’applique également à une série de faits répréhensibles de gravité moindre mais répétés, dont l’accumulation rend indispensable la rupture immédiate du contrat de travail[2] compte tenu notamment des fonctions et responsabilités de l’employé dans l’entreprise, de son ancienneté et de son âge, du contenu de son dossier disciplinaire ou du préjudice réel que subit l’employeur[3].
Exemples :
- Le vol (incluant aussi le vol de temps) et/ou la fraude[4];
- La violence physique ou verbale;
- La concurrence déloyale;
- Le harcèlement physique, psychologique ou sexuel;
- La menace à l’intégrité physique d’un individu;
- Un acte intentionnel causant un accident de santé et sécurité au travail;
- Le non-respect d’une politique de tolérance zéro de l’entreprise, laquelle indique clairement que son non-respect entraînera un congédiement.
Note
La notion de dépendance aux drogues, à l’alcool ou aux médicaments est importante dans un contexte de politique de tolérance zéro, car la faute grave peut ne pas s’appliquer à une personne qui présente une dépendance. Refuser l’aide offerte par l’employeur peut toutefois constituer une faute administrative.
Faute administrative : Lorsqu’un employé adopte inconsciemment un comportement qui nuit au bon fonctionnement de l’entreprise.
Exemples :
- Une performance insuffisante;
- Alcoolisme et toxicomanie affectant la performance de l’employé;
- Une maladie qui empêche l’employé d’effectuer son travail;
- Le manque de compétence ou de connaissances de l’employé;
- Le manque de formation de l’employé.
Gradation des sanctions
Une fois que vous avez déterminé si la faute est disciplinaire ou administrative, nous vous invitons à respecter la gradation des sanctions proposée ci-dessous.
Faute disciplinaire
La gradation des sanctions doit être appliquée lorsqu’il s’agit d’un comportement fautif répété. Seule l’accumulation de fautes de même nature peut mener au congédiement. La gradation ne s’applique toutefois pas dans le cas d’une faute grave[5]. Ainsi, un manquement grave tel que le vol ou la fraude peut mener à une fin d’emploi immédiate, sans gradation des sanctions.
Prenons l’exemple d’un employé qui arrive en retard le matin, puis encore une fois après son heure de dîner. Vous le rencontrez en fin de journée pour l’avertir verbalement pour ces deux retards puisque la faute est de même nature. Le lendemain, malgré votre avis disciplinaire, l’employé arrive une fois de plus en retard, et de surcroît il emploie un langage inapproprié à votre égard. En pareilles circonstances, vous devez lui donner deux avertissements distincts : un avertissement écrit pour le retard puisque vous l’avez déjà averti à ce sujet la veille, et un avertissement verbal pour le langage inapproprié.
Dans le cas d’une mesure disciplinaire, il est important d’appliquer la gradation des sanctions en fonction du geste et/ou de l’omission de l’employé, et de l’importance de ce geste ou de cette omission. Une telle démarche assure une certaine progression au niveau des sanctions disciplinaires, ce qui permet à l’employé de mieux comprendre la nature de la faute qui lui est reprochée et de modifier par la suite son comportement.
Note
La gradation des sanctions peut être difficile à appliquer si la personne visée occupe un poste cadre, considérant le lien de confiance qui doit exister entre le cadre et son employeur. En pareil cas, la gradation des sanctions peut être modulée en fonction du statut de l’employé. Le cadre concerné doit tout de même être avisé de la faute ou du manquement qu’il a commis afin de pouvoir remédier à la situation avant que l’entreprise songe au congédiement.
Le congédiement ne doit en effet être utilisé qu’en dernier recours, si les sanctions précédentes n’ont pas permis de modifier le comportement de l’employé[6].
Voici un exemple de gradation des sanctions :
- Avertissement verbal avec note détaillée qui doit être conservée au dossier de l’employé.
- Avertissement écrit remis à l’employé, avec copie conservée à son dossier.
- Suspension (la durée peut être augmentée graduellement). À ce stade, il est important d’aviser l’employé que la prochaine sanction sera le congédiement. Prenez garde de ne pas appliquer une double sanction dans le cas d’une suspension à des fins d’enquête.
- Congédiement.
Faute administrative
Dans le cas d’une faute administrative, l’employeur a l’obligation d’accompagner l’employé et de l’aider avant de procéder à son congédiement, le but étant d’offrir à ce dernier tous les outils dont il a besoin pour répondre aux exigences de l’emploi qu’il occupe.
L’employeur doit en effet satisfaire à plusieurs exigences avant de procéder à un congédiement administratif. Les tribunaux québécois ont identifié les exigences suivantes à de nombreuses reprises dans l’analyse de dossiers administratifs :
- L’employé doit connaître les politiques de l’entreprise auxquelles il doit se conformer et les attentes spécifiques nourries à son égard;
- Les lacunes de l’employé doivent lui être signalées;
- L’employé doit bénéficier d’un soutien approprié pour répondre aux attentes;
- L’employé doit bénéficier d’un délai raisonnable pour y arriver;
- L’employé doit être prévenu du risque de congédiement à défaut d’amélioration de sa part;
- L’employeur qui constate qu’un salarié ne peut plus occuper son poste doit faire des efforts raisonnables pour replacer ce salarié à un autre poste au sein de l’entreprise[7].
Si un employé n’atteint pas un niveau de performance suffisant à son emploi, l’employeur doit donc lui offrir tous les outils nécessaires pour qu’il puisse s’améliorer – plan de formation, accompagnement, mentorat, etc.
Dans le cas d’un problème lié à l’alcoolisme et/ou à la toxicomanie, l’employeur peut offrir au salarié un séjour dans un centre de désintoxication ou d’autres types de mesures.
Étapes à suivre pour assurer la gestion d’un dossier disciplinaire
Avant de passer aux prochaines étapes, il est important d’avoir une bonne compréhension de la situation et des faits qui y sont rattachés, ceci afin de pouvoir appliquer la sanction appropriée.
Étape 1 - Préparation de la rencontre
- Prendre connaissance des faits et les valider[8];
- Préparer des questions ouvertes à poser à l’employé et aux témoins, s’il y a lieu; ces questions ne doivent pas suggérer une version des faits ou un jugement de la situation;
- Réviser le dossier de l’employé et vérifier s’il a fait l’objet de d’autres sanctions précédemment.
Étape 2 - Déterminer la gravité de la faute
- Faute mineure : L’employé reçoit un premier avertissement verbal (retard, absence, incompétence ou sous-performance, langage inapproprié, etc.). Cet avertissement doit être noté au dossier de l’employé en incluant la date et le résumé de la discussion.
- Faute modérée : L’employé reçoit un avertissement écrit ou une suspension immédiate (consommation de drogue et/ou d’alcool sur les lieux de travail, menaces à l’égard du personnel et/ou des supérieurs, insubordination).
- Faute grave : L’employé peut être congédié immédiatement après que l’employeur a effectué les vérifications nécessaires et qu’il lui a donné l’occasion d’expliquer sa version des faits (vol, destruction de la propriété de l’employeur, agression d’un collègue ou d’un client, mise en péril de la sécurité d’autrui par négligence, non-respect d’une clause de non-concurrence)[9].
La gravité de la faute et de la mesure disciplinaire doit être évaluée en tenant compte des facteurs atténuants et facteurs aggravants relatifs à l’employé et/ou à la situation.
Les facteurs atténuants peuvent être notamment mais non limitativement :
- L’ancienneté de l’employé;
- L’absence de dossier disciplinaire;
- La nature de la faute et le peu de gravité de ses conséquences;
- Le faible degré d’autonomie associé au poste;
- Le bon comportement de l’employé suite à la gestion de la faute;
- La collaboration de l’employé dans la démarche.
Les facteurs aggravants peuvent être notamment mais non limitativement :
- Le manquement est survenu peu après l’embauche de l’employé;
- La présence d’un dossier disciplinaire;
- L’importance des conséquences de la faute commise;
- Le degré d’autonomie élevé de l’employé;
- L’absence de collaboration de l’employé dans la gestion de la faute;
- L’absence d’admission de la faute reprochée.
- Respecter la gradation des sanctions déjà en place dans l’entreprise, s’il y a lieu :
- Avertissement verbal;
- Avertissement écrit;
- Suspension courte de 1 à 3 jours;
- Suspension longue de 3 à 5 jours;
- Congédiement.
- Rédiger une lettre en vous basant sur les points présentés à la prochaine étape.
Note :
Il est important qu’un employeur ait des politiques disciplinaires uniformes et équitables afin d’éviter que ses employés développent un sentiment d'iniquité.
Étape 3 - Rédaction d’une lettre d’avis, de suspension ou de fin d’emploi
- Indiquer la date et le destinataire;
- Indiquer l’objet de la présente lettre;
- Indiquer la mesure disciplinaire et le sujet;
- Indiquer les dates des avertissements antérieurs pour offenses de même nature, s’il y a lieu;
- Indiquer les correctifs souhaités;
- Indiquer la ou les conséquences possibles en cas de récidive;
- Signature de l’employeur et de l’employé, et date de signature.
Étape 4 - Rencontrer l’employé en cas de faute disciplinaire
- Avant de rencontrer les témoins ou l’employé, identifier un endroit neutre où tenir la rencontre (salle de conférence, etc.) et décider du moment de la rencontre avec les témoins, puis avec l’employé;
- Rencontrer les témoins avant de procéder à la rencontre avec l’employé; obtenant d’abord la version des témoins, la rencontre sera mieux structurée et une deuxième rencontre avec l’employé ne sera sans doute pas nécessaire;
- Rencontrer l’employé et l’informer de la faute, en s’appuyant sur des exemples concrets;
- Permettre à l’employé de s’exprimer;
- Aviser l’employé des prochaines étapes et du risque de congédiement;
- Remettre l’avis disciplinaire à l’employé;
- Lui faire signer l’avis et lui en remettre une copie.
Note :
Assurez-vous d’avoir un témoin sur place lors d’une rencontre disciplinaire. Si l’employé refuse de signer l’avis, le témoin pourra attester de la rencontre en écrivant « Lu et remis en main propre », puis en apposant la date et sa signature.
Étape 5 - À faire après la rencontre
- Documenter la rencontre en incluant les commentaires de l’employé, et demander au témoin de faire de même;
- Déposer l’avis dans le dossier de l’employé;
- Effectuer un suivi pour s’assurer que le comportement et/ou l’omission ne s’est pas reproduite; dans le cas contraire, rencontrer de nouveau l’employé pour en discuter avec lui.
Concernant la tenue des dossiers
Lorsqu’une situation fait l’objet d’une enquête par un professionnel CRHA/CRIA, celui-ci devra constituer un dossier[10] particulier dans lequel seront consignés tous les éléments qui concernent cette situation (témoignages, preuves, analyses) de même que la recommandation du professionnel. Le CRHA/CRIA conservera ces documents avec ses autres dossiers professionnels pour une durée minimale de trois ans. Seul l’avis disciplinaire sera déposé au dossier de l’employé.
Conclusion
En tant qu’employeur, il est de votre devoir de fournir à l’employé l’aide nécessaire pour qu’il puisse réussir dans ses fonctions et modifier son comportement de manière positive. Dans la gestion des fautes disciplinaires et non disciplinaires, vous devez respecter la gradation des sanctions et les délais qui s’y rattachent, en adaptant la démarche en fonction de chaque cas. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter des professionnels en droit du travail et de l’emploi : ces spécialistes sauront vous conseiller et vous assister dans la gestion de votre entreprise.