- Auteure / Collaborateur et collaboratrice
- Droits d'auteur
- Avis d'utilisation
- Introduction
- Le congédiement
- Analyse préliminaire
- Rédaction de la lettre de congédiement
- Préambule
- Conseils pour la rédaction d’une lettre de congédiement
- Paragraphe 1 : Préciser l’objectif de la lettre et les données concernant la rencontre
- Paragraphe 2 : Décrire les faits reprochés
- Paragraphe 3 : Annoncer les conséquences du comportement
- Paragraphe 4 : Annoncer la mesure et les modalités de fin d’emploi
- Conseils
- Conclusion
- Modèle de lettre de congédiement
Auteure
Merci à Marie-Ève Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur et collaboratrice
Merci à Me Karine Dubois, CRIA, avocate chez Beauvais Truchon avocats, pour la révision juridique de cet outil.
Merci à Jean-François Dallaire, CRHA, inspecteur et conseiller en développement professionnel à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Le congédiement n’est pas une éventualité facile à vivre pour l’employeur. Et pour l’employé, un tel verdict équivaut à se voir attribué la peine capitale. La situation devient malheureusement inévitable lorsque les mesures disciplinaires appliquées auparavant n’ont pas eu l’effet escompté. Et en certaines circonstances, la gravité de la faute est telle que le congédiement doit être imposé d’emblée comme première sanction. Le présent outil a pour but de vous accompagner afin que vous puissiez faire bon usage de cette mesure, sachant qu’une telle démarche n’est pas aisée et nécessite donc une approche objective et planifiée.
Le congédiement
Imposer une sanction disciplinaire juste dans des circonstances particulières peut, de prime abord, sembler être un véritable casse-tête. Le présent outil porte sur la rédaction d’une lettre de congédiement, mesure disciplinaire que l’employeur peut invoquer suivant un manquement afin de mettre fin au contrat de travail et rompre le lien d’emploi. Une telle mesure est généralement utilisée après une suspension quand l’employé récidive en répétant le comportement fautif. Mais avant de rompre définitivement le lien d'emploi, il est important de respecter une gradation des sanctions quand la ou les fautes sont de même nature. Cela dit, on peut recourir au congédiement lorsqu’un employé a commis une faute grave, ceci même s’il n’avait pas avant cela de mesure disciplinaire à son actif. Si vous évoluez dans un environnement syndiqué, n’oubliez pas de respecter dans tous les cas les dispositions de la convention collective. La participation du syndicat est essentielle lors des rencontres avec l’employé.
En cas de congédiement, il est recommandé de remettre à l’employé concerné une lettre stipulant la chose. C’est pourquoi nous avons jugé bon de vous proposer un modèle qui vous guidera dans la rédaction d’un tel avis. La gestion disciplinaire[1] demeure un processus complexe pour lequel des principes sont à respecter (gradation des sanctions, proportionnalité de la sanction, absence de discrimination, etc.) et qui doit placer l’humain au centre des préoccupations. Lors de l’entretien avec l’employé, il est recommandé d’être accompagné d’un professionnel compétent en la matière, ceci pour vous assurer que la bonne mesure sera sélectionnée et que le dossier sera géré selon les règles de l’art et dans le respect des lois.
Analyse préliminaire
Lorsque vous entamez une telle démarche, recueillez les faits et évitez d’agir impulsivement. Ainsi, avant de rencontrer l’employé soupçonné d’avoir commis un manquement, analysez les faits, puis identifiez les témoins et planifiez les rencontres avec eux[2]. Il est évidemment essentiel de rencontrer ensuite l’employé concerné afin d’obtenir sa version des faits. Dans le cas d’une entreprise syndiquée, la convention collective prévoit généralement que l’employé a le droit d’être accompagné par son représentant syndical lors de rencontres de ce type – consultez votre convention collective pour confirmer la chose. La rencontre visant à obtenir la version des faits de l’employé doit de préférence être tenue en présence de l’employeur et du supérieur immédiat de l’employé.
L’enquête vous permettra de recueillir des preuves et d’analyser la situation avec vigilance. Une fois que vous aurez en main les informations exactes, vous serez en mesure de décider quelle sanction concorde le mieux à la faute commise, puis de rencontrer l’employé avec un témoin pour connaître sa version des faits. En plus des faits, d’autres facteurs doivent être pris en compte avant d’imposer une mesure disciplinaire, notamment :
- Les motifs personnels de l’employé;
- Son dossier disciplinaire;
- Son ancienneté;
- La gravité du manquement;
- Les fonctions de l’employé;
- La reconnaissance de son manquement.
Rédaction de la lettre de congédiement
1 Préambule
L’entête de votre lettre doit impérativement contenir les informations suivantes :
- La date;
- Le nom et le prénom du salarié;
- L’adresse du salarié;
- La nature de la mesure (en l’occurrence, le congédiement).
2 Conseils pour la rédaction d’une lettre de congédiement
Paragraphe 1 : Préciser l’objectif de la lettre et les données concernant la rencontre
Nous vous recommandons de débuter en précisant l’objectif de la lettre, la date à laquelle l’employé a été rencontré, ainsi que les noms des personnes présentes à cette rencontre. Si la rencontre n’a pu avoir lieu dû à des circonstances exceptionnelles, il serait pertinent d’en préciser les raisons – l’employé refuse de se présenter à la rencontre, impossibilité de joindre un employé qui ne retourne pas ses appels, etc. Si les faits reprochés peuvent être résumés brièvement, il pourrait être opportun de jumeler les paragraphes 1 et 2.
Paragraphe 2 : Décrire les faits reprochés
La lettre doit enchaîner par une remise en contexte en exposant les faits que l’on reproche à l’employé. À ce stade, il est important de rappeler l’historique des événements passés de même que les mesures appliquées antérieurement, le cas échéant. À la lecture des faits, l’employé doit être en mesure de comprendre et de situer temporellement les éléments qui lui sont reprochés.
Paragraphe 3 : Annoncer les conséquences du comportement
La troisième partie de la lettre doit souligner les conséquences du comportement du salarié pour l’organisation. À l’issue de ce paragraphe, l’employé doit comprendre pourquoi l’employeur lui reproche ces faits et en quoi ces derniers sont problématiques pour la bonne marche de l’organisation. Nous vous recommandons de mentionner ici les valeurs organisationnelles qui n’ont pas été respectées.
Paragraphe 4 : Annoncer la mesure et les modalités de fin d’emploi
La dernière section de la lettre doit être consacrée à l’annonce de la mesure et des modalités de fin d’emploi. Il est important de nommer les différentes sommes dues (paie, vacances, compte de dépenses, etc.) et de préciser de quelle façon elles seront traitées.
Conseils
- Restez attentif au choix des mots : Ces derniers doivent être choisis minutieusement afin d’éviter toute mauvaise interprétation.
- Soyez précis : Les faits reprochés ne doivent pas être ambigus.
- Réunissez des preuves : Vous ne pouvez pas baser la mesure que vous vous apprêtez à appliquer sur des ouï-dire. Vous devez être en mesure de prouver chacun des faits énoncés dans l’avis. Si votre enquête est toujours en cours, ajustez vos propos en conséquence en utilisant par exemple l’expression « il semblerait que » plutôt que « vous avez fait ». Dans la lettre de congédiement, par contre, vous devez être affirmatif.
- N’amplifiez pas la situation : Vous devez rester objectif et conforme à la réalité des événements.
- Résumez les éléments importants de la rencontre avec l’employé fautif dans la lettre de congédiement.
Conseils pour les mesures à distance
Nous vous recommandons de prioriser les rencontres en personne, ceci afin de garder l’humain au cœur de la pratique. Toutefois, s’il vous est impossible de tenir cette rencontre en présentiel, voici ce que nous vous recommandons.
- Vous devez rencontrer l’employé dans un premier temps pour obtenir sa version des faits. La remise de la lettre de fin d’emploi aura lieu lors d’une seconde rencontre.
- Priorisez les rencontres en visioconférence plutôt que par téléphone.
- Assurez-vous que l’employé se trouve dans un endroit approprié. S’il est par exemple en télétravail et n’a pas de bureau fermé, il pourrait se sentir mal à l’aise de se soumettre à une rencontre disciplinaire devant son conjoint ou sa conjointe, et/ou devant ses enfants.
- Soyez encore plus attentif que de coutume au langage non verbal de l’employé.
Conclusion
Le modèle suivant vous aidera à bien structurer et rédiger une lettre de congédiement. Nous tenons à souligner qu’avant même de songer à recourir à une telle lettre, il est important de préparer la démarche en amont par le biais d’une enquête adéquate qui vous permettra de choisir ensuite la mesure disciplinaire appropriée.
Modèle de lettre de congédiement
[EXEMPLES] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE)
Prénom/Nom du salarié :
Adresse du salarié :Date :
Sujet : Congédiement
Monsieur (nom de l’employé),
Paragraphe 1
Le (date), votre supérieur immédiat, monsieur (nom de la personne), et le soussigné, vous ont rencontré en présence de madame (nom de la personne), représentante syndicale. Le but de cette rencontre était de recueillir votre version des faits relativement à un évènement s’étant produit le (date) entre vous et un collègue de travail.
Paragraphe 2
Le (date de l’événement), vous deviez travailler en équipe avec le nouvel employé du département de l’emballage. Dès le début de votre quart de travail, vous lui avez annoncé que vous préféreriez travailler seul plutôt que d’être forcé à former un nouveau et de relever ses erreurs. Vous lui avez ordonné de se trouver sur le champ un autre coéquipier, et que sinon vous lui feriez perdre son emploi rapidement. Votre supérieur immédiat est intervenu pour vous demander de collaborer, mais vous avez immédiatement utilisé un ton agressif avec lui en prétextant qu’il ne vous écoute jamais et ne mérite pas son poste, que n’importe qui ferait mieux que lui.
Lors de la rencontre du (date), vous avez confirmé ces faits mais avez affirmé que votre comportement était tout à fait correct, que la situation était ridicule et que vous ne compreniez pas le motif de cette rencontre. Vous vous êtes alors levé et avez quitté la pièce en claquant la porte.
Vous avez déjà reçu plusieurs mesures disciplinaires concernant votre manque de respect et votre comportement inapproprié envers vos collègues de travail. Malheureusement, vous ne semblez pas comprendre qu’il est important que vous corrigiez votre comportement.
En effet, le (date), nous vous avons averti verbalement que vous deviez corriger votre comportement à l’égard de vos collègues de travail. Le (date), nous vous avons remis un avertissement écrit concernant votre manque de respect à l’égard d’une collègue. Le (date), nous vous avons imposé une suspension sans solde de x jour(s), encore une fois en raison d’un comportement inacceptable à l’égard d’un collègue. Finalement, le (date), nous vous avons imposé une suspension de x jours dû à un comportement similaire. La lettre de suspension qui vous a alors été remise stipulait clairement qu’une récidive de votre part pourrait entraîner votre congédiement immédiat, sans autre avis.
Paragraphe 3
Votre manque de respect envers vos collègues de travail a sur eux des répercussions néfastes. Vous usez d’intimidation et créez un climat de tension, ce qui est inacceptable pour une entreprise comme la nôtre, qui tient à offrir à son personnel un milieu de travail sain et sécuritaire. Votre comportement va à l'encontre des valeurs de l’entreprise, notamment en ce qui a trait au respect et à l’esprit d’équipe. Malgré les demandes d’amélioration répétées que nous vous avons communiquées, et en dépit du soutien que nous vous avons accordé et de l’avis formel de dernière chance que vous avez reçu, vous n’avez pas su répondre à nos attentes.
Par conséquent, compte tenu de votre dossier disciplinaire, de votre ancienneté, de votre attitude et de l’ensemble des circonstances évoquées ici, nous n’avons d’autre choix que de mettre définitivement fin à votre lien d’emploi avec (nom de votre organisation), et ce, à compter d’aujourd’hui.
Paragraphe 4
Les conditions suivantes s’appliqueront à votre fin d’emploi :
- Vous recevrez tout le salaire qui vous revient jusqu’à ce jour.
- Vous recevrez un montant équivalent à (nombre de semaines) de salaire en guise de préavis, en vertu de la Loi sur les normes du travail (en cas de faute grave, cette compensation n’est pas versée).
- Un montant équivalant aux vacances qui vous sont dues et que vous n’avez pas prises vous sera versé.
- Votre régime d’assurances collectives prendra fin immédiatement.
- Votre relevé d’emploi sera acheminé directement à Services Canada.
Veuillez agréer, monsieur (madame), l’expression de nos salutations distinguées,
Prénom/Nom du représentant de l’employeur
Poste occupé
c. c. Dossier d’employé
Syndicat.