Rédiger une lettre de suspension

• Auteure / Collaborateur et collaboratrice
• Droits d’auteur
• Avis d’utilisation
• Introduction
• La suspension
• Analyse préliminaire
• Rédaction de la lettre de suspension
  • Préambule
  • Conseils pour la rédaction d’une lettre de suspension
    • Paragraphe 1 : Préciser l’objectif de la lettre et les données concernant la rencontre
    • Paragraphe 2 : Décrire les faits reprochés
    • Paragraphe 3 : Annoncer les conséquences du comportement et la mesure envisagée
    • Paragraphe 4 : Nommer les attentes (facultatif)
    • Paragraphe 5 : Offrir de l’aide et annoncer les mesures futures
• Conseils
• Conclusion
• Modèle de lettre de suspension

Introduction

Un employeur doit parfois imposer une mesure disciplinaire lorsqu’un employé adopte un comportement fautif. L’objectif d’une telle mesure est d’inciter l’employé à corriger son comportement dans le futur. Le présent outil vous accompagnera dans l’élaboration de la démarche de suspension et vous aidera à rédiger une lettre disciplinaire selon les standards de saines pratiques établis en gestion des ressources humaines. N’hésitez pas à vous faire accompagner d’un professionnel tout au long de la démarche.

Cette démarche n’est pas aisée et nécessite une approche objective et planifiée.

La suspension

Imposer une sanction disciplinaire juste dans des circonstances particulières peut, de prime abord, sembler être un véritable casse-tête. Le présent outil porte sur la rédaction d’une lettre de suspension, mesure disciplinaire que l’employeur peut invoquer suivant un manquement. Une telle mesure est généralement utilisée à la suite d’un avis écrit, quand l’employé récidive en répétant le comportement fautif. Il est important de respecter une gradation des sanctions quand la ou les fautes sont de même nature. On peut aussi recourir à la suspension lorsqu’un employé a commis une faute grave, ceci même s’il n’avait pas avant cela de mesure disciplinaire à son actif. La durée d’une suspension disciplinaire, donc sans rémunération, doit correspondre à la gravité de la faute et aux avertissements que l’employé a reçus précédemment. Pour bien choisir la durée de la sanction à appliquer, il est recommandé que vous soyez accompagné dans cette démarche par un professionnel des ressources humaines ou par un conseiller juridique.

Le présent outil vous propose un modèle pour vous guider dans la rédaction d’un avis de suspension. La gestion disciplinaire^[1] demeure un processus complexe pour lequel des principes sont à respecter (gradation des sanctions, proportionnalité de la sanction, absence de discrimination, etc.) et qui doit placer l’humain au centre des préoccupations. Encore une fois, nous vous recommandons d’être accompagné d’un professionnel compétent en la matière tout au long du processus, ceci pour vous assurer que la bonne mesure sera sélectionnée et que le dossier sera géré selon les règles de l’art et dans le respect des lois.

Analyse préliminaire

Lorsque vous entamez une telle démarche, recueillez les faits et évitez d’agir impulsivement. Ainsi, avant de rencontrer l’employé soupçonné d’avoir commis un manquement, analysez les faits, puis identifiez les témoins et planifiez les rencontres avec eux^[2]. Il est évidemment essentiel de rencontrer ensuite l’employé concerné afin d’obtenir sa version des faits. Dans le cas d’une entreprise syndiquée, la convention collective prévoit généralement que l’employé a le droit d’être accompagné par son représentant syndical lors de rencontres de ce type – consultez votre convention collective pour confirmer la chose. La rencontre visant à obtenir la version des faits de l’employé doit de préférence être tenue en présence de l’employeur et du supérieur immédiat de l’employé.

L’enquête vous permettra de recueillir des preuves et d’analyser la situation avec vigilance. Une fois que vous aurez en main les informations exactes, vous serez en mesure de décider quelle sanction concorde le mieux à la faute commise. En plus des faits, d’autres facteurs doivent être pris en compte avant d’imposer une mesure disciplinaire, notamment :

• Les motifs personnels de l’employé;
• Son dossier disciplinaire;
• Son ancienneté;
• La gravité du manquement;
• Les fonctions de l’employé;
• La reconnaissance de son manquement.

Rédaction de la lettre de suspension

1- Préambule

L’entête de votre lettre doit impérativement contenir les informations suivantes :

• La date;
• Le nom et le prénom de l’employé;
• L’adresse de l’employé;
• La nature de la mesure (en l’occurrence, la suspension).

2- Conseils pour la rédaction d’une lettre de suspension

Paragraphe 1 : Préciser l’objectif de la lettre et les données concernant la rencontre

Nous vous recommandons de débuter en précisant l’objectif de la lettre, la date à laquelle l’employé a été rencontré, ainsi que les noms des personnes présentes à cette rencontre. Si la rencontre n’a pu avoir lieu dû à des circonstances exceptionnelles, il serait pertinent d’en préciser les raisons – l’employé refuse de se présenter à la rencontre, impossibilité de joindre un employé qui ne retourne pas ses appels, etc. Si les faits reprochés peuvent être résumés brièvement, il pourrait être opportun de jumeler les paragraphes 1 et 2.

Paragraphe 2 : Décrire les faits reprochés

La lettre doit enchaîner par une remise en contexte en exposant les faits que l’on reproche à l’employé. À ce stade, il est important de rappeler l’historique des événements passés de même que les mesures appliquées antérieurement, le cas échéant. À la lecture des faits, l’employé doit être en mesure de comprendre et de situer temporellement les éléments qui lui sont reprochés.

Paragraphe 3 : Annoncer les conséquences du comportement et la mesure envisagée

La troisième partie de la lettre doit souligner les conséquences du comportement du salarié pour l’organisation. À l’issue de ce paragraphe, l’employé doit comprendre pourquoi l’employeur lui reproche ces faits et en quoi ces derniers sont problématiques pour la bonne marche de l’organisation. Selon les faits reprochés, vous pouvez annoncer ici la sanction imposée. Nous vous recommandons de mentionner aussi les valeurs organisationnelles qui n’ont pas été respectées.

Paragraphe 4 : Nommer les attentes (facultatif)

Cette partie est facultative et doit être libellée avec précaution si incluse. Ce paragraphe précise le comportement attendu de l’employé. Les attentes doivent être liées aux comportements reprochés et ne pas être démesurées.

Paragraphe 5 : Offrir de l’aide et annoncer les mesures futures

N’oubliez pas que l’objectif de la mesure est de corriger un comportement fautif. Dans certaines circonstances, il peut s’avérer important d’offrir de l’aide à l’employé. Face à un problème d’assiduité (retards répétés), vous pouvez par exemple mentionner à l’employé l’existence du PAE, car parfois de tels retards sont liés à une problématique personnelle (ex : problèmes familiaux, problèmes de consommation, problèmes de nature psychologique). Il est donc important d’offrir de l’aide à l’employé afin de le soutenir dans cette démarche, et pour lui indiquer que vous avez envie de lui faire confiance et de l’accompagner dans cette évolution. La dernière section de ce paragraphe doit être consacrée à l’annonce des mesures futures, en indiquant les conséquences en cas de récidive.

Conseils

• Restez attentif au choix des mots : Ces derniers doivent être choisis minutieusement afin d’éviter toute mauvaise interprétation.
• Soyez précis : Les faits reprochés ne doivent pas être ambigus.
• Réunissez des preuves : Vous ne pouvez pas baser la mesure que vous vous apprêtez à appliquer sur des ouï-dire. Vous devez être en mesure de prouver chacun des faits énoncés dans l’avis. Si votre enquête est toujours en cours, ajustez vos propos en conséquence en utilisant par exemple l’expression « il semblerait que » plutôt que « vous avez fait ». Dans la lettre de suspension, par contre, vous devez être affirmatif.
• N’amplifiez pas la situation : Vous devez rester objectif et conforme à la réalité des événements.
• Résumez les éléments importants de la rencontre avec l’employé fautif dans la lettre de suspension.
• Respectez vos engagements : Si vous annoncez par exemple à l’employé qu’un suivi sera effectué, vous devez respecter cet engagement.

Conclusion

Le modèle suivant vous aidera à bien structurer et rédiger une lettre de suspension. Nous tenons à souligner qu’avant même de songer à recourir à une telle lettre, il est important de préparer la démarche en amont par le biais d’une enquête adéquate qui vous permettra de choisir ensuite la mesure disciplinaire appropriée.

Modèle de lettre de suspension

[EXEMPLES] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE)

Prénom/Nom du salarié :

Adresse du salarié :Date :

Sujet : Suspension

Monsieur (nom de l’employé),

Paragraphe 1

Le (date), votre supérieur immédiat, monsieur (nom de la personne), et le soussigné, vous ont rencontré en présence de madame (nom de la personne), représentante syndicale. Le but de cette rencontre était de recueillir votre version des faits relativement à un évènement s’étant produit le (date) entre vous et un collègue de travail.

Paragraphe 2

Plus précisément, le (date de l’événement) dernier, vous avez dit à votre collègue qu’il était incompétent et qu’il ne faisait que retarder votre travail. Vous vous êtes approché très près de lui et lui avez dit en criant qu’il était un bon à rien. Votre supérieur immédiat a dû intervenir rapidement avant que la situation dégénère.

Lors de la rencontre du (date), vous avez confirmé ces faits mais avez affirmé que vous étiez d’avis que votre collègue avait mérité que vous lui fassiez ces reproches.
Vous n’êtes pas sans savoir que ce type de comportement est inacceptable, ayant déjà reçu plusieurs avertissements concernant votre manque de respect et votre comportement inapproprié avec vos collègues de travail. Malheureusement, force est de constater que ces avertissements n’ont pas eu l’effet escompté. Afin de clarifier l’importance accordée à cette situation, nous tenons à vous informer que ceci constitue votre dernier avertissement. Nous espérons que cette mesure vous aidera à comprendre le sérieux de la démarche.

Paragraphe 3

Chaque manquement engendre un impact négatif sur votre équipe de travail, et par conséquent sur sa productivité. Nous ne pouvons tolérer une telle situation.

Compte tenu des faits reprochés, de l’ensemble de votre dossier disciplinaire et de votre attitude lors de notre rencontre, nous n’avons d’autre choix que de vous suspendre pour x jours sans traitement. Votre suspension entrera en vigueur le (date de suspension) prochain.

Paragraphe 4

Nous espérons, monsieur (nom de l'employé), que vous prendrez cette mesure suffisamment au sérieux pour que les événements reprochés ne se reproduisent plus. Nos attentes demeurent les mêmes et nous vous les réitérons :

• Vous devez favoriser les relations harmonieuses;
• Vous devez collaborer avec vos collègues de travail;
• Vous devez communiquer de manière respectueuse, tant verbalement que non verbalement.

Paragraphe 5

Pour conclure, nous vous rappelons que nous demeurons disponibles pour discuter avec vous de toute problématique, et pour vous soutenir dans la mesure du possible. Nous vous avisons toutefois que si des gestes de même nature se reproduisent, nous nous verrons dans l’obligation d’appliquer dans votre cas des mesures plus sévères pouvant aller jusqu’au congédiement.

Veuillez agréer, monsieur (madame), l’expression de nos salutations distinguées,
 

Prénom/Nom du représentant de l’employeur
Poste occupé
c. c. Dossier d’employé
        Syndicat.