Rédiger une lettre d’avis disciplinaire ou administratif

• Auteure / Collaborateurs
• Droits d’auteur
• Avis d’utilisation
• Introduction
• L’avis disciplinaire
• Analyse préliminaire
• Rédaction de l’avis
  • Préambule
  • Conseils pour rédiger un avis disciplinaire ou administratif
    • Paragraphe 1 : Décrire les faits reprochés
    • Paragraphe 2 : Annoncer la mesure et les conséquences du comportement
    • Paragraphe 3 : Offrir de l’aide et annoncer les mesures à venir
• Conclusion
• Modèle d’avis disciplinaire
• Modèle d’avis administratif

Introduction

Lorsqu’un employé adopte un comportement problématique ou n’offre pas la prestation de travail attendue, l’employeur se voit parfois obligé d’intervenir. Selon le cas et le contexte, il peut imposer une mesure disciplinaire ou administrative.

Que la mesure imposée soit disciplinaire ou administrative, la démarche ne se fait pas sans peine et elle nécessite une approche objective et planifiée.

L’avis disciplinaire

Il n’est jamais évident de devoir imposer une sanction équitable dans des circonstances particulières, c’est pourquoi le présent outil porte principalement sur la rédaction d’un avis disciplinaire ou administratif. Un tel avis est considéré comme un avertissement exprimé par l’employeur suite à un manquement de la part de l’employé. Puisqu’il est recommandé de rédiger l’avis par écrit, nous vous proposons un modèle pour vous guider dans votre rédaction. La gestion disciplinaire demeure un processus complexe où certains principes sont à respecter (gradation des sanctions, proportionnalité de la sanction, absence de discrimination, etc.) et qui doit placer l’humain au centre des préoccupations. Il est également conseillé d’être accompagné d’un professionnel compétent en la matière pour vous assurer que la bonne mesure sera sélectionnée et que le dossier sera géré selon les règles de l’art et dans le respect des lois.

Analyse préliminaire

Lorsque vous entamez une telle démarche, il est primordial de recueillir les faits plutôt que d’agir de manière impulsive. Avant de rencontrer l’employé soupçonné d’avoir commis un manquement, étudiez d’abord les faits, identifiez les témoins et planifiez de les rencontrer. Cette enquête vous permettra de recueillir des preuves et d’analyser la situation avec vigilance. Une fois que vous aurez recueilli les informations exactes, vous serez en mesure de décider quelle sanction correspond le mieux à la faute commise.

En toutes circonstances, agissez avec diligence. Et songez qu’en milieu syndiqué, l’imposition d’une mesure disciplinaire est souvent soumise à un délai.

Rédaction de l’avis

L’en-tête de votre lettre doit absolument comprendre les informations suivantes :

• La date
• Le nom et le prénom du salarié
• L’adresse du salarié
• La nature de l’avis (avis oral, avis écrit, avis de suspension)

Paragraphe 1 : Décrire les faits reprochés

• Avis disciplinaire : Nous vous recommandons de débuter l’avis par une remise en contexte, c’est-à-dire en expliquant les faits. Il est également important de rappeler, si c’est applicable, l’historique des événements passés et les mesures antérieures déjà entreprises. À la lecture des faits, l’employé doit être en mesure de comprendre et de situer temporellement les éléments qui lui sont reprochés. Il est important de rappeler qu’en cas de contestation de l’avis disciplinaire, l’employeur sera tenu de prouver tous les faits décrits dans l’avis.

• Avis administratif : Comme c’est le cas dans l’avis disciplinaire, nous vous recommandons ici de commencer l’avis en expliquant les faits qui en font l’objet. À la lecture des faits, l’employé doit constater l’écart entre la prestation de travail qu’il fournit et celle attendue par l’organisation. Pour faciliter la compréhension, n’hésitez pas à rappeler les prérequis essentiels au poste et à expliquer en quoi ils sont importants dans l’exercice des fonctions. 

Paragraphe 2 : Annoncer la mesure et les conséquences du comportement

• Avis disciplinaire : La seconde partie de l’avis doit souligner les conséquences du comportement du salarié pour l’organisation. En lisant ce paragraphe, l’employé doit comprendre pourquoi l’employeur lui reproche ces faits et en quoi ceux-ci sont problématiques pour la bonne marche de l’organisation. Tout dépendant des faits reprochés à l’employé, vous pouvez annoncer à cette section la sanction imposée. Nous vous recommandons de débuter le paragraphe en précisant quelles valeurs de l’organisation n’ont pas été respectées.
• Avis administratif : Ici aussi, la seconde section de l’avis doit souligner les conséquences des manquements du salarié sur le bon fonctionnement de l’organisation. Appuyez au besoin vos propos en insistant sur l’importance de son poste au sein de l’organisation, et sur la nécessité que sa prestation de travail s’améliore.

Paragraphe 3 : Offrir de l’aide et annoncer les mesures à venir

• Avis disciplinaire : Rappelez-vous que la mesure a pour objectif de corriger un comportement. Il est donc important d’offrir de l’aide à l’employé afin de le soutenir dans cette démarche; faites-lui comprendre que vous avez envie de lui faire confiance et de l’accompagner dans sa progression. La dernière portion de ce paragraphe doit annoncer les mesures qui seront entreprises. Spécifiez les attentes de l’employeur en indiquant les conséquences d’une récidive, sans exclure le congédiement.

• Avis administratif : Comme dans l’avis disciplinaire, il est essentiel que vous apportiez ici votre soutien à l’employé afin de l’aider à surmonter ses difficultés. Dans cette optique, un plan d’action est généralement mis en œuvre et peut être précisé dans l’avis en mentionnant les suivis effectués. Il est également nécessaire de spécifier les attentes de l’employeur de même que les conséquences que pourrait avoir une prestation de travail qui ne s’améliore pas, sans exclure le congédiement pour fin administrative de non-respect des exigences d’emploi.

Conclusion

L’outil dont vous venez de prendre connaissance vous aidera à bien structurer et rédiger une lettre d’avis disciplinaire ou administratif. Mais par-delà la rédaction elle-même, nous tenons à souligner combien il est important de préparer la démarche en amont, par le biais d’une enquête adéquate.

C’est cette enquête qui, au final, vous permettra de choisir la mesure appropriée pour chaque situation spécifique.

Modèle d’avis disciplinaire

[EXEMPLES] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE))

Prénom/Nom du salarié : _________________________________________________________

Adresse du salarié : ____________________________________________Date : ___________

Sujet : Avis écrit

Monsieur (nom de l'employé),

Cette lettre confirme les points dont vous avez discuté aujourd’hui avec votre supérieur immédiat concernant les écarts importants que nous avons constatés entre nos attentes et votre prestation de travail. Nous avons en effet constaté plusieurs manquements, principalement au niveau de votre assiduité au travail. À titre d’exemple, et de façon non limitative, le (date de l'événement) dernier vous deviez vous rendre chez un client pour 8 h et avez accusé près de 3 heures de retard, ceci en dépit du fait que l’on vous a rappelé ce rendez-vous par le biais de nombreux appels et textos. Vous n’êtes pas sans savoir que le service à la clientèle est un aspect primordial de votre travail, et que ce genre de comportement peut avoir de graves répercussions sur notre réputation. De surcroît, à deux reprises nous avons dû charger un employé de vous aider à compléter des tâches qui vous étaient assignées. Sachez que nous ne pouvons pas vous suivre pas à pas pour voir si vous faites correctement votre travail. Il est essentiel que vous respectiez les rendez-vous qui vous sont fixés ou, le cas échéant, que vous avisiez immédiatement votre supérieur si vous ne pouvez vous y rendre. Il est primordial que nous puissions nous fier à vous dans l’exécution de vos fonctions, or, la situation actuelle ne reflète malheureusement pas le niveau d’engagement et de professionnalisme que nous attendons de vous.

Votre comportement va à l’encontre des valeurs de notre organisation, parmi elles la fierté du travail bien fait et le respect des procédures. Les manquements observés nuisent à la réputation de l'organisation, à la productivité et au bon déroulement des opérations. Cela en plus d’occasionner des coûts supplémentaires pour l’organisation, notamment lorsque nous affectons des ressources pour vous aider dans vos tâches et que ces personnes, qui sont payées par nous, doivent vous attendre parce que vous êtes en retard. Nous n’avons d’autre choix que de vous remettre cet avis écrit pour vous inciter à rectifier la situation.

Monsieur (nom de l'employé), nous avons confiance en votre capacité à évoluer positivement au sein de l’organisation en votre qualité de mécanicien à l’entretien. Nous sommes là pour vous soutenir et vous aider à y parvenir. Faites-nous part de vos problématiques, et nous chercherons ensemble des correctifs si nécessaire. Soyez toutefois avisé qu’à défaut d’améliorer significativement votre prestation de travail, nous n’aurons d’autre choix que d’appliquer des mesures plus sévères pouvant aller jusqu’à votre congédiement.

Bien à vous,

__________________________________________________
Prénom/Nom du représentant de l’employeur
Poste occupé

c. c. au dossier d’employé

Conseils :

• Restez attentif aux mots que vous employez : choisissez-les minutieusement afin d’éviter toute mauvaise interprétation.
• Soyez précis : les faits reprochés ne doivent pas être ambigus.
• Recueillez des preuves : vous devez être en mesure de prouver chacun des faits énoncés dans l’avis; ou si vous êtes en attente de l’information, choisissez des mots qui seront cohérents – utilisez par exemple la formule « il apparaît que » plutôt que « vous avez fait ceci ».
• N’amplifiez pas la situation : vous devez rester objectif et conforme à la réalité des événements.
• Respectez vos engagements : si vous annoncez à l’employé qu’un suivi sera effectué, vous devez respecter cet engagement.

Modèle d’avis administratif

[EXEMPLES] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE))

Prénom/Nom du salarié : _________________________________________________________

Adresse du salarié : ____________________________________________Date : ___________

Sujet : Avis administratif

Madame (nom de l'employé),

Cette lettre confirme les points dont vous avez discuté aujourd’hui avec votre supérieur immédiat concernant les écarts importants que nous avons constatés entre nos attentes et votre prestation de travail. Nous avons en effet constaté plusieurs manquements au niveau de votre structure et de la précision de votre travail. À titre d’exemple, et de façon non limitative, nous portons à votre attention des erreurs de transcription de documents, des fautes d’orthographe dans les communications, des erreurs dans les envois, ainsi que plusieurs tâches que vous avez omis d’effectuer ou tout simplement oubliées. Vous n’êtes pas sans savoir que le poste d’adjointe de direction nécessite une rigueur tant au niveau de l’organisation du travail et des délais à respecter que de la précision et qualité du travail. Dans l’exécution de vos fonctions, il est essentiel que la débrouillardise, la proactivité, l’autonomie et la rigueur soient à l’honneur. La situation actuelle indique malheureusement un manquement de votre part au niveau de ces qualités. Nous avions constaté que votre prestation s’était améliorée dans les semaines suivant le 26 mars dernier, date de votre entrée en fonction, or, nous désirons fermement que cette amélioration se maintienne et se poursuive.

Le rôle de soutien que vous jouez au sein de notre organisation est absolument crucial, et donc il est impératif que la qualité de votre prestation de travail s’améliore dans les plus brefs délais. Les manquements observés nuisent à la productivité et au bon déroulement des opérations.

Madame (nom de l'employé), nous avons confiance en votre capacité à évoluer positivement au sein de l’organisation en votre qualité d’adjointe de direction. Nous sommes là pour vous soutenir et vous aider à y parvenir. C’est pourquoi à chaque semaine et pendant une période de trente jours, nous vous rencontrerons pour faire le point, pour discuter ensemble et essayer de trouver des correctifs, si nécessaire. Sachez cependant que si vous n’avez pas amélioré votre prestation de travail de manière significative au terme de cette période, nous n’aurons d’autre choix que de mettre fin à notre lien d’emploi avec vous pour fin administrative de non-respect des exigences d’emploi.

Bien à vous,

________________________________________________________
Prénom/Nom du représentant de l’employeur
Poste occupé

c. c. au dossier d’employé

Conseils :

• Gardez l’humain au centre de vos préoccupations.
• Préparez un plan d’action à suivre.
• Respectez vos engagements.