Le concept du World Café part de l’idée que les personnes disposent déjà de la sagesse et de la créativité nécessaires pour relever les défis les plus difficiles. Ces conversations leur permettent d’accéder à ces connaissances, stimulant ainsi leur créativité. Au fil des échanges, des liens et des consensus émergent dans l’ensemble du groupe.
Quand utiliser le World Café?
On peut avoir recours au World Café lorsqu’on souhaite avoir une conversation en profondeur avec un grand groupe de personnes où chacun pourra apporter une réelle contribution. Le World Café étant une méthode essentiellement créative, on peut l’utiliser pour une multitude de sujets, par exemple pour :
- discuter des possibilités d’un nouveau marché;
- lancer une équipe de projet;
- définir les valeurs d’une entreprise;
- élaborer un profil de compétences;
- amener les gens à se connaître après une fusion d’entreprises;
- préparer un changement...
Les possibilités sont infinies. Nous verrons plus loin quelles sont les clés de succès.
Quand le World Café n’est-il pas recommandé?
Dans certaines situations, il est préférable d’opter pour une autre méthode, notamment si :
- vous connaissez déjà la solution ou la réponse à votre questionnement;
- vous voulez faire cascader de l’information du haut vers le bas;
- vous devez élaborer un plan détaillé;
- vous n’avez pas suffisamment de temps, soit au moins 90 minutes;
- vous avez moins de 12 participants.
Dans ces cas, le World Café ne vous permettra pas d’atteindre vos objectifs. Un plan de communication, une session de travail d’équipe pourraient certainement mieux convenir.
Comment cela fonctionne-t-il?
Rappelons d’abord qu’il faut au moins 12 à 15 personnes pour tenir un World Café, sans toutefois qu’il y ait un nombre limite de participants. Avec les technologies d’aujourd’hui, ils n’ont même pas à être au même endroit!
Oeuvre créée par Nancy Margulies
L’environnement
Concrètement, les participants sont regroupés autour de tables de quatre ou cinq personnes. Ensemble, ils discutent sur les questions posées par l’animateur du World Café. Des nappes de papier couvrent les tables afin d’y griffonner des idées, de dessiner des liens, de noter des découvertes. Les mots, les dessins, les symboles sont encouragés afin que chacun puisse contribuer au meilleur de lui-même, selon son style.
Le processus
- Le World Café comporte trois rondes de conversation d’une vingtaine de minutes chacune.
- Entre chaque ronde, les participants font un retour sur leurs discussions en grand groupe.
- Les personnes changent de table à chaque ronde, sauf une qui reste afin de partager l’essence des conversations précédentes avec les nouveaux participants.
Ces déplacements créent une énergie fabuleuse tout en permettant une pollinisation croisée des personnes et des idées. C’est ainsi que des apprentissages, des consensus, de prises de conscience peuvent être générés par les échanges découlant des questions posées au groupe.
La qualité des questions
La qualité des questions est au coeur du World Café :
« Si je disposais d’une heure pour résoudre un problème et que ma vie en dépendait, je consacrerais les 55 premières minutes à définir la question appropriée à poser, car une fois cela fait, je pourrais résoudre le problème en moins de cinq minutes. » - Albert Einstein (cité dans L’Art de poser des questions efficaces).
Les questions qui suscitent le plus d’énergie et d’engagement sont celles qui touchent les valeurs des gens, leurs espoirs et leurs idéaux. Les bonnes questions sont simples, elles sont vraiment importantes et pertinentes pour les participants, elles ouvrent un monde de possibilités, elles invitent à la réflexion. Ainsi, une bonne question ne sera pas posée sous forme de problème, mais plutôt en termes de possibilités. Par exemple, plutôt que de demander « Pourquoi avons-nous ce problème? », on pourrait demander « Quelles possibilités trouvons-nous dans cette situation? ».
Les clés du succès
Un climat d’ouverture, de confiance, dépourvu de références hiérarchiques est essentiel à de vrais échanges.
Par ailleurs, la raison d’être du World Café doit être clairement communiquée, des participants qui amènent une diversité de pensées et d’expérience doivent être invités, un environnement qui étonne, qui incite à la créativité, loin de l’habituelle présentation PowerPoint doit être créé.
L’essayer, c’est l’adopter!
Ayant découvert le World Café il y a bien des années, nous avons appris comment l’utiliser. Dans le cadre d’un important projet d’entreprise, nous avons senti que cette approche pourrait amener un groupe d’environ 200 personnes de tous niveaux hiérarchiques à discuter de questions fondamentales pour son avenir. Notre proposition a d’abord été reçue avec réserve par la direction. En effet, l’idée était nouvelle, l’approche inconnue et le milieu un tantinet traditionnel, mais ouvert. Nous avons donc convenu de faire un test à plus petite échelle. Nous avons regroupé une douzaine de personnes, incluant les décideurs, et nous avons tenu un mini-World Café sur les questions que nous pourrions poser à notre groupe de deux cents participants. L’expérience s’est avérée concluante, car la décision d’utiliser cette méthode avec le grand groupe a été prise immédiatement à la fin du mini-Café.
Le World Café n’est pas une démarche intellectuelle. C’est difficile d’en saisir toute la puissance sans l’avoir vécu. Parfois, l’expérimentation permet de comprendre tant avec la tête qu’avec le cœur et de pouvoir dire : « L’essayer, c’est l’adopter! ».
Pour aller plus loin...
Juanita Brown with David Isaacs and the World Café Community. The World Café, Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, Berrett-Koehler Publishers Inc., 2005.
Eric E. Vogt, Juanita Brown et David Isaacs. L’art de poser des questions efficaces, catalyser les idées, l’innovation et l’action. Cet article est disponible gratuitement sur le site de www.theworldcafe.com.
Une foule d’information est disponible sur le site www.theworldcafe.com, incluant des textes en français.
Un article faisant suite à celui-ci « Le World Café – Des exemples concrets » publié dans le Coin de l’Expert, le 11 février 2014.
À propos de l’auteure
France Lefebvre, CRHA est présidente de Fortuna Groupe Conseil, cabinet spécialisé en services-conseils en gestion du talent. On y offre des ateliers de formation en français et en anglais, notamment Animer des groupes de codéveloppement et Virage 180 : Recadrer sans discipliner, du coaching de gestion ainsi que l’organisation et l’animation de World Café. On peut la joindre par téléphone [514 573-4383] ou par courriel [france.lefebvre@fortunagroupeconseil.com]. Site web : www.fortunagroupeconseil.com
