Les employés de première ligne ont démontré leur rôle économique central lors du confinement, alors que sur le terrain, moins de deux entreprises québécoises sur dix offrent à leurs travailleurs des fonctionnalités libre-service RH. Le libre-service sur téléphone mobile procure de l’autonomie aux employés, qui peuvent ainsi consulter et choisir leurs horaires, suivre une formation ou soumettre une demande de congés sans se déplacer sur le lieu de travail.
Ajoutons à ceci que bon nombre d’employeurs ont rapidement mesuré combien la coordination en temps de crise était ardue, car manuelle et fragmentée. Garantir la sécurité sanitaire, communiquer avec agilité et fluidifier l’organisation du travail sont devenues des priorités au programme des RH.
Des besoins révélés par la crise sanitaire
Le confinement et le risque continu de contamination de la COVID-19 ont accentué les besoins d’informer et de communiquer avec ses employés, de coordonner leur travail et de les former à distance.
- Les dossiers papier des employés sont devenus inaccessibles et les dossiers électroniques (Excel le plus souvent) se sont révélés incomplets ou désuets. La mémoire organisationnelle repose ainsi sur les gestionnaires.
- La quasi-totalité des entreprises sont devenues « sans contact ». Les documents administratifs ont été remplacés par des fichiers PDF envoyés par courriel ou dans le meilleur des cas, par des formulaires en ligne.
- Les formations en salle ont eu lieu sur Zoom, Microsoft Teams ou WebEx, rendant plus difficile le suivi des inscriptions et des présences.
- Pour relever le défi de la communication de crise et de la formation en attendant la reprise du travail, il a fallu trouver des canaux de communication plus efficaces que le courriel. Or, si les employés de première ligne ont souvent un ordinateur ou une tablette à la maison, ils sont peu nombreux à disposer d’une adresse courriel professionnelle, ou ne la consultent qu’épisodiquement et leur adresse courriel personnelle est souvent méconnue de leur employeur. Créés à la hâte, des groupes privés sur Facebook Live ou sur WhatsApp les ont catapultés vers l’entreprise 100 % numérique et à distance en moins d’une semaine.
Ces solutions d’urgence ont plutôt bien fonctionné pour maintenir les voies de communication ouvertes. Toutefois, le recours aux fonctionnalités de libre-service et mobiles vise une transformation bien plus profonde de vos opérations et du travail, pour rehausser l’expérience de vos employés de première ligne autant que l’efficience des gestionnaires d’équipe et des professionnels RH.
Démocratiser l’accès au libre-service
Même s’ils ne peuvent pas travailler à distance, les employés pourraient consulter les nouveaux horaires de travail ou confirmer qu’ils ont pris connaissance des nouvelles instructions sanitaires en utilisant leur téléphone. Quelques clics suffisent à indiquer sa disponibilité pour des heures supplémentaires ou répondre à un formulaire de santé.
Le libre-service mobile est encore plus pertinent si l’entreprise est multisite, que ses employés sont en visite chez des clients, s’ils travaillent selon des horaires atypiques ou encore s’ils sont isolés.
Le dossier employé dans la solution québécoise AlliéRH propose par exemple aux petites et moyennes entreprises des questionnaires de santé avec des notifications des RH en cas d’infection et un plan de télémédecine.
Les applications mobiles spécialisées de Kronos ou multifonctionnelles de Ceridian permettent une gestion en temps réel des déclarations de temps et du calcul des banques pour autoriser des demandes de congés. Au moyen de leur téléphone, les employés peuvent par exemple échanger des quarts de travail.
La planification des horaires et des équipes est un vrai casse-tête quotidien auquel la solution québécoise Merinio répond en envoyant des SMS aux employés prioritaires sur une liste d’attente, selon leur profil, disponibilités et certifications. En cas d’absence, la solution envoie d’autres textos au reste de la liste pour compléter l’équipe.
La plupart des grands processus RH sont aujourd’hui offerts en mode mobile et libre-service. De nombreuses solutions permettent de créer des formulaires dynamiques pour embaucher rapidement, de programmer des règles d’admissibilité calculée en temps réel, de rendre disponibles des documents en ligne, de créer des notifications ou des rappels d’échéance de formations obligatoires ou de fin de période d'essai.
Des solutions multifonctionnelles RH-Talent et Paie telles que ADP WorkforceNow, Ceridian Dayforce, Ultimate Software, Workday ou Orale HCM proposent un libre-service très riche encore trop souvent sous-utilisé dans le contexte de mise à distance, de continuité de service et de recherche de gains d’efficience.
Des solutions dédiées aux employés de première ligne
Les technologies RH étaient jusqu’à tout récemment dédiées aux administratifs RH. Elles ont commencé à offrir des fonctionnalités aux employés de bureau et peuvent maintenant être accessibles au reste de votre main-d’œuvre, grâce aux téléphones intelligents.
En termes de communication directe et rapide, les textos sont imbattables. La solution québécoise Kimoby est une plateforme entièrement conçue autour du SMS pour vos clients, vos candidats et vos employés. Elle s’implante rapidement et ses modalités d’utilisation sont multiples.
Pour recruter des travailleurs horaires rapidement, de façon géolocalisée et sans CV, la solution québécoise AppyHere, conçue au départ pour répondre aux besoins spécifiques des « cols bleus », des travailleurs saisonniers et des travailleurs autonomes, se démarque par son expérience mobile.
Workjam, une solution canadienne mobile unifiée (sans paie), pensée pour la gestion de la main-d’œuvre sur le terrain, vise à relier le profil de l’employé, ses compétences, ses formations et ses temps de travail. Un niveau de collaboration plus poussé peut être atteint entre employés de première ligne.
Si vos solutions RH actuelles n’offrent pas de libre-service mobile, Neocase peut les compléter sans avoir à les remplacer. Mieux encore, la solution française peut gérer une très haute complexité de vos règles d’affaires, en s’accommodant notamment d’une multitude de conventions collectives. Elle devient ainsi une plateforme de productivité pour numériser et automatiser n’importe quel processus RH.
Prêts à (re)travailler avec les outils d’aujourd’hui
À l’heure du « sans contact », l’amélioration de l’expérience employé des « cols bleus » et de la main-d’œuvre temporaire offre des avantages indiscutables d’instantanéité, de réactivité et d’inclusion par la technologie. Vous simplifiez l’accès à l’emploi. Vous accélérez l’embauche sans demander aux candidats de se déplacer. Vous optimisez les temps travaillés et donc la paie en période d’incertitude économique. Vous supprimez le papier, la double saisie, les erreurs et les délais de réponse.
La démocratisation de ces solutions répond aussi aux attentes des travailleurs, ancrés dans la modernité et largement habitués à Facebook, Amazon et Netflix dans leur vie personnelle. Ce virage numérique soutient les entreprises résilientes, mais nécessite toutefois un accompagnement soutenu au changement pour en retirer tous les atouts sociaux et économiques.
Note : Les solutions RH mentionnées sont données à titre informatif sans prétendre à l’exhaustivité. Elles sont des pistes de recherche pour vous permettre de découvrir des fonctionnalités offertes sur le marché et vous apporter des points de discussion avec vos fournisseurs actuels.
Références bibliographiques
- DENG, Zechuan, René Morissette et Derek Messacar (2020, 28 mai). « Faire tourner l’économie à distance : le potentiel du travail à domicile pendant et après la COVID-19 ». Statistique Canada. Repéré à https://www150.statcan.gc.ca/n1/pub/45-28-0001/2020001/article/00026-fra.htm.
- CEFRIO (2018). NETendances 2018. La mobilité au Québec. Repéré à https://cefrio.qc.ca/media/2094/netendances-2018_mobilite-1.pdf.
