Un ajustement salarial important peut sembler positif, mais il n'est pas toujours simple à vivre pour la personne concernée. Il peut susciter autant de fierté que de questionnements : « Pourquoi maintenant? », « Comment cela se compare-t-il aux autres? ». Pour l'équipe, il peut générer de l'incompréhension ou des comparaisons. Géré avec proactivité, il devient un signal fort de justice et d'équité ; mal préparé, il peut fragiliser la confiance et nourrir un sentiment d'injustice qui s'installe silencieusement.
Le choix des mots : un détail qui change tout
La rémunération est un sujet délicat, avec des termes souvent techniques et peu adaptés « au commun des mortels ». Le vocabulaire utilisé influence la perception : « rattrapage salarial » peut évoquer un retard ou une erreur passée, tandis que « mise à niveau salariale » ou « ajustement salarial » suggèrent une démarche proactive et positive, axée sur l'amélioration continue. Se mettre dans les souliers de la personne qui reçoit l'information est essentiel : les mots doivent refléter la reconnaissance et la cohérence, sans laisser place aux interprétations négatives. Un ajustement bien expliqué, avec un vocabulaire adapté, renforce la perception d'équité.
Les risques invisibles d'un geste positif
Un ajustement significatif soulève des questions légitimes : Est-ce que j'ai été oublié? Ma fonction était-elle sous-évaluée? L'équité interne est-elle respectée? Depuis combien de temps ai-je un écart salarial? Sans cadre explicite, un sentiment d'injustice peut miner la cohésion de l'équipe et l'engagement individuel, ce qui est souvent plus dommageable que l'écart salarial lui-même. Les PME gagnent à formaliser des repères simples : des principes guidant l'ajustement (ex. : la référence au marché, l'équité interne, l'évolution des responsabilités ou des compétences), des critères applicables et des mécanismes de décision.
Avant l'annonce : poser les bases d'une décision cohérente
Avant toute communication, il est recommandé de :
- Documenter les motifs de la mise à niveau salariale : évolution du rôle et des responsabilités, ajustement aux réalités du marché, correction d'une incohérence, progression des compétences, implantation ou révision de la structure salariale, etc.
- Vérifier l'équité entre les individus : positionnement des salariés dans l'échelle salariale actuelle, cohérence avec les profils comparables, effets potentiels sur les autres fonctions comparables.
- Anticiper les effets sur l'équipe : personnes susceptibles de se comparer, réactions attendues, points de clarification nécessaires. Simuler les questions fréquentes (ex : Pourquoi maintenant? Est-ce que d'autres personnes auront le même ajustement? Comment cela s'inscrit-il dans notre politique de rémunération?) et préparer des réponses factuelles.
Le rôle clé du gestionnaire : posture, écoute, clarté
Puisque la personne qui gère incarne la décision, trois repères augmentent la qualité de l'acceptabilité :
- Transparence maîtrisée : exposer les grandes lignes du cadre (principes, critères) sans divulguer d'informations confidentielles.
- Écoute active : accueillir les réactions, repérer les signaux d'incompréhension et reformuler pour valider que la personne a bien compris.
- Langage professionnel : éviter les formulations qui entretiennent la comparaison (« c'est mérité », « tu n'étais pas payé convenablement », « tu avais été oublié ») et privilégier « voici le contexte et le cadre qui a guidé la décision (…) ».
Communiquer avec la personne concernée
L'annonce doit être claire, valorisante et encadrée. L'idéal consiste à expliquer le pourquoi (principes) et le comment (modalités), à reconnaître les contributions actuelles et à relier l'ajustement au rôle et aux responsabilités. Comme gestionnaire, vous devez offrir un droit de parole après l'annonce et valider la compréhension.
Exemple de formulation de message :
« Dans le cadre de notre démarche d'amélioration continue de la rémunération, nous avons revu certains repères internes et externes en lien avec ta fonction. Cette révision a mis en lumière une mise à niveau nécessaire de ta rémunération dans le rôle que tu occupes, et nous avons agi pour le corriger. »
Préparer le terrain auprès de l'équipe
Selon le contexte, il peut être pertinent de mentionner les principes généraux guidant les ajustements, de rappeler que les décisions s'inscrivent dans une logique globale, et d'ouvrir des espaces de discussion individuels pour prévenir les interprétations erronées. Clarifier les principes réduit les interprétations erronées, souvent à l'origine d'un sentiment d'injustice. L'objectif : donner assez d'information pour rassurer.
Quand le budget ne permet pas une mise à niveau salariale immédiate
Il arrive fréquemment qu'une organisation n'ait pas la capacité d'appliquer l'ajustement en une seule fois. Pour concilier transparence, réalisme budgétaire et mobilisation :
- Expliquer la démarche et le contexte : agir dès maintenant dans la mesure des moyens, tout en prévoyant un plan pour la suite.
- Établir un plan phasé et transparent (ex. : 50 % immédiatement, 25 % à 6 mois, 25 % à 12 mois), documenté pour assurer la constance et l'équité.
- Activer d'autres leviers non financiers distinctifs : ex : projets stimulants, progression de carrière structurée, etc.
- Prévenir les comparaisons : communiquer les principes généraux et rappeler la logique progressive.
Exemple de formulation de message :
« Compte tenu de l'écart observé et de nos contraintes budgétaires réelles, nous avons établi un plan de mise à niveau salarial en deux phases. Une première portion est appliquée dès maintenant, et la seconde suivra dans quelques mois. Cette approche nous permet d'assurer un équilibre à l'interne, tout en reconnaissant pleinement la valeur de ta contribution. »
Et après : suivre les signes avant-coureurs et ajuster
Les signaux avant-coureurs sont des indices subtils ou indirects qui révèlent un malaise avant qu'il ne devienne visible : baisse discrète de l'engagement ou des initiatives, commentaires informels sur la rémunération, questions répétées sur l'équité, microréactions en rencontres. Il est recommandé de prévoir des rencontres de suivi (ex. : entretiens, rétroactions anonymes, rencontres d'équipe) et de moduler la communication ou de clarifier certains principes si nécessaire.
En conclusion
Un ajustement salarial important, lorsqu'il est géré avec proactivité et transparence, devient un signal fort de justice et d'équité. Bien préparé, il consolide la fidélisation, réduit les départs et prévient le sentiment d'injustice. Mal préparé, il crée des fractures souvent invisibles.
Allez plus loin avec une ou un CRHA
- Une ou un CRHA peut concevoir un cadre décisionnel en rémunération (principes, critères, gouvernance) et des outils adaptés à la taille et aux réalités d'une PME.
- L'expert analysera les écarts salariaux, priorisera les plans d'ajustements sans compromettre la fidélisation et la santé financière de l'entreprise.
- Son expertise permettra d'outiller les gestionnaires avec des scripts de communication, des questions et réponses, ainsi que des mécanismes de suivi.
