Définissons d’abord ce que nous entendons par SIRH : ce sont les systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines. Nous retiendrons ici la définition au sens large qui est tout logiciel (infonuagique ou en stockage local) permettant de soutenir un ou plusieurs processus relatifs aux ressources humaines et à la paie : dossier employé, paie, gestion du temps et des présences, recrutement et intégration, performance et compétences, rémunération, formation, carrière et succession.
L’utilisation des SIRH dans les PME
L’utilisation d’un SIRH dans une entreprise dépendra de plusieurs facteurs, dont la taille de l’organisation, sa maturité par rapport aux processus de gestion des ressources humaines (présence ou non d’un partenaire RH, processus de gestion des ressources humaines en place, etc.), et sa capacité à déployer et maintenir un logiciel RH. Bien souvent, la première utilisation est celle d’un logiciel de traitement de la paie, puis de la gestion du temps et des présences, et viennent ensuite les logiciels d’attraction et de gestion des talents : recrutement, performance, formation, rémunération, succession.
En tant que gestionnaire, dirigeante ou dirigeant d’une PME, le recours à un logiciel RH peut être un grand levier de gain de temps et d’efficacité pour la gestion des équipes.
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Le logiciel de paie
Le logiciel permet d’automatiser les tâches et d’effectuer les calculs tout en assurant la conformité légale. Au-delà de gagner du temps et limiter le risque d’erreur, ce logiciel vous aide à demeurer conforme aux lois et règlements en vigueur. Une bonne appropriation de l’outil permet d’extraire rapidement des rapports et analyses de pilotage de votre équipe : coût de main-d’œuvre, tendance salariale, positionnement salarial par poste, égalité homme/femme, etc. Selon le logiciel utilisé, il est aussi possible de donner un accès précis aux employées et employés pour optimiser le processus; c’est ce qui est appelé le portail employé libre-service : consultation et mise à jour de leurs données personnelles, téléchargement des feuilles de paie et des documents fiscaux, etc. Ainsi, les gestionnaires n’ont plus à assurer un rôle de « boîte aux lettres » pour la transmission des documents et informations de paie.
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Gestion du temps et des présences
Le logiciel permet un suivi précis des heures de travail en temps réel et une planification efficace en prenant en compte les absences de chaque membre de l’équipe, et en limitant le risque de conflit d’horaire. Ce type de logiciel est un atout précieux pour limiter les processus manuels dispersés (papier, courriel, Excel, etc.). La centralisation des données et la possibilité pour chaque personne de saisir ses données dans le système génèrent un gain considérable de temps aussi bien pour les gestionnaires que pour les employées et employés. L’outil permet aux gestionnaires de calculer automatiquement les disponibilités et de repérer instantanément les périodes de sur ou sous-effectif. Les logiciels de gestion du temps et des présences sont particulièrement avantageux pour les PME qui organisent le travail avec des horaires variables, en quart de travail, ou encore les entreprises qui travaillent sur plusieurs sites de production.
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Système d’acquisition des talents
Dans un marché du travail en pleine mutation soumis à une pénurie sur la plupart des corps de métiers, le système d’acquisition des talents (SAT) arrive en tête parmi l’ensemble des processus couverts par les SIRH pour la gestion des talents. Ainsi, 39 % des RH et gestionnaires estiment que le recrutement est le premier des défis quant aux technologies RH (devant l’apprentissage, le développement et la rétention des talents)[1], et plus d’une petite entreprise sur trois (35 %) utilise un SAT[2]. L’utilisation d’un système d’acquisition des talents facilite l’entièreté du processus pour les gestionnaires, de l’approbation de la demande de recrutement jusqu’à la gestion de l’offre faite à la personne candidate, en passant par la relation avec les personnes candidates, la planification des entrevues et la vérification des antécédents judiciaires. Le SAT permet l’automatisation des tâches et une meilleure communication entre toutes les parties concernées : gestionnaire, RH, dirigeante ou dirigeant et personne candidate. Le résultat est une meilleure expérience candidat, un gain de temps et une durée de recrutement optimisée : 94 % des gestionnaires-recruteurs interrogés trouvent que le SAT a amélioré leur processus de recrutement[3]. En outre, un SAT permettra aux équipes de gestion et de direction de générer des indicateurs clés d’aide à la décision : meilleures sources de recrutement, coût de recrutement par source, temps de recrutement par poste et par source, etc.
Un SIRH doit répondre à un besoin et non créer une contrainte
Les avantages d’utiliser des logiciels RH sont réels, mais une bonne solution SIRH doit être adaptée aux besoins métiers, son déploiement et son support doivent garantir un haut degré d’appropriation des technologies RH par les équipes opérationnelles.
Le SIRH doit répondre aux besoins des gestionnaires dans la simplification des processus de gestion, et non pas être perçu comme un outil supplémentaire qui vient s’imposer et alourdir le quotidien. Il est essentiel de comprendre les besoins métiers et de paramétrer le logiciel RH pour une utilisation facile qui vient remédier aux enjeux concrets des équipes de gestion et de direction.
Allez plus loin avec un CRHA
Pour aller plus loin dans les gains d’efficacité grâce aux SIRH, ou même élargir l’utilisation des technologies RH afin de gagner du temps et d’améliorer l’expérience des personnes employées et candidates, une ou un CRHA spécialisé dans le domaine des SIRH peut aider à optimiser l’utilisation d’un SIRH existant ou en choisir un nouveau.
