La planification prédictive de la main-d’œuvre (PPMO) en temps d’incertitude

L’évolution rapide des mesures sanitaires fait en sorte qu’il est difficile pour les organisations de planifier adéquatement leurs besoins de main-d’œuvre; on tombe facilement en « mode réactif ».

Embauches massives, licenciements collectifs : dans ce contexte en constante mouvance, comment faire pour bien planifier nos effectifs pour l’année à venir?

La disponibilité de la main-d’œuvre : le passé est garant du futur

Planification quantitative

Même dans un monde des affaires en constante mutation, vous pouvez toujours vous fiez à vos repères passés pour adopter un modèle prédictif de PPMO.

Par exemple, si votre taux de roulement des cinq dernières années est de 7 %, il est fort probable qu’il demeurera le même, à moins que vous n’ayez mis de nouvelles actions en place pour favoriser l’engagement des employés (rémunération globale, style de gestion, organisation du travail, etc.).

Les deux dernières années ont toutefois modifié cette tendance à la hausse pour plusieurs d’organisations (grande démission). Il serait donc plus prudent dans votre évaluation de tenir compte de cette nouvelle réalité dans vos calculs (plutôt que de la traiter comme une donnée exceptionnelle).

Tout ce qui peut nous aider à traquer les mouvements de main-d’œuvre s’avérera utile dans l’établissement de nos scénarios :

• Taux de roulement (volontaire et involontaire)
• Retraites/courbes démographiques (âge, années de service, etc.)
• Invalidités (maladies, congé de maternité, etc.)
• Taux de promotion/mouvements internes

La planification qualitative : profil des compétences

Avec la grande démission, il y avait longtemps qu’on avait assisté à une aussi grande vague de départs. Il est donc grand temps de faire l’inventaire des compétences de nos ressources pour mener à bien nos projets à venir.

• Quels sont nos postes clés dans l’organisation?
• Est-ce que notre plan de relève est à jour?
• Quel est notre plan de contingence?
• De quelles compétences aurons-nous besoin dans le futur?

La planification qualitative : équité, diversité et inclusion (EDI)

Ces derniers mois, nous avons aussi assisté à de grands changements et prises de conscience sur le plan de l’EDI.

Grand nombre d’organisations et de conseils d’administration se penchent sur les enjeux d’EDI comme un signe de bonne gestion des organisations. Ainsi, lors de votre exercice de PPMO, il serait pertinent de croiser vos données quantitatives avec votre portrait de la diversité de la main-d’œuvre (ex. : parité, taux de roulement des groupes minoritaires, etc.) et d’adapter vos interventions en conséquence.

Cette étape de PPMO est seulement possible pour les organisations qui sont assujetties à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi. Si votre organisation n’est pas soumise à l’application de cette loi, sachez que vous pouvez l’inscrire de façon volontaire au Programme d'accès à l'égalité en emploi.

Les besoins opérationnels : le rôle du gestionnaire

Si d’une part, le rôle des professionnels RH est de colliger l’information sur la disponibilité des ressources humaines, celui des gestionnaires de nous informer des besoins de l’exploitation organisationnelle.

Les gestionnaires ont déjà plusieurs informations en main qui permettront d’envisager certains scénarios notamment l’affluence selon les périodes de l’année, les ventes mensuelles, le taux de production par employé, les ratios, etc.

Truc et astuces : il est possible de retrouver plusieurs de ces données dans l’exercice budgétaire (ETC-emploi à temps complet par secteur) ainsi que dans les données de paie (rapports de masse salariale, etc.).

Modèle simple de PPMO

Une analyse plus exhaustive et complète de PPMO est aussi possible avec le modèle des chaînes de Markov[1]

L’établissement de trois scénarios

Une fois votre information bien structurée, c’est à ce moment que vous pourrez établir trois scénarios en collaboration avec les gestionnaires des secteurs :

• Réaliste : scénario reposant sur les données des années antérieures
• Pessimiste : scénario tenant compte d’un ralentissement ou un gel des activités
• Optimiste : scénario considérant une recrudescence ou une reprise rapide des activités

C’est en discutant de toutes les éventualités que les gestionnaires pourront vous aider à établir le scénario le plus probable des prochains mois. Et il s’agit d’un exercice à répéter aux trimestres ou au besoin!

La réconciliation des écarts : soyons proactifs!

Plusieurs stratégies sont possibles pour combler les écarts de la PPMO.

Dans le cas d’un écart positif, et dans un contexte de pénurie croissante de main-d’œuvre, vous pourriez optimiser vos opérations plutôt qu’embaucher. Pour connaître d’autres stratégies, consultez l’article vaincre-penurie-main-doeuvre.

Toutefois, si vous optez pour une stratégie de dotation externe, il faudra retrousser vos manches et user de créativité pour attirer les meilleurs talents car, sans grande surprise, la pénurie de main-d’œuvre continuera de nous affecter en 2022[2].