Accélérateur de changement organisationnel
Lors de changements stratégiques, des efforts importants sont investis avant d’arrêter les dimensions macroorganisationnelles de la stratégie d’affaires. Par contre, l’impact du changement stratégique sur les processus, les tâches et les individus reçoit habituellement moins d’attention. Pourtant, c’est souvent sur le plan opérationnel que la concrétisation de la stratégie échoue.
Le modèle de structure adopté au plan opérationnel se traduit par la description et la mise en place des processus de travail et la définition des tâches à accomplir pour réaliser la stratégie avec succès. Une analyse d’emploi permet alors de lier concrètement les tâches, les moyens et les processus de travail ainsi que de préciser les attentes envers les individus. Les gestionnaires sont donc en mesure de bien comprendre les changements qui devront être accomplis pour déployer la stratégie au quotidien. Cette compréhension, acquise au moyen de l’analyse d’emploi, permettra d’accélérer la mise en place de la stratégie d’affaires.
Révélateur de dysfonctionnements
L’analyse d’emploi permet aussi de déceler plusieurs problèmes d’organisation du travail. À ce chapitre, l’analyse peut s’orienter vers :
- l’ambiguïté des rapports hiérarchiques;
- le chevauchement des responsabilités;
- les dédoublements d’activité;
- la multiplication des comités d’étude;
- les problèmes de communication au sein des services et entre ceux-ci;
- les répercussions des nouvelles technologies sur les processus de travail;
- l’omission de la prise en charge de nouvelles tâches;
- l’écart entre les compétences actuelles et les compétences requises.
Dans ce contexte, l’analyse d’emploi mène à une révision de l’organisation du travail et des postes afin de maintenir et d’améliorer l’efficacité organisationnelle.
Catalyseur de satisfaction
En plus de fournir une compréhension approfondie des comportements attendus dans un poste, l’analyse d’emploi, lorsqu’elle est effectuée avec écoute et respect, peut devenir une source de mobilisation pour les employés. En effet, elle leur permet de réfléchir à la nature de leurs tâches et responsabilités, à leur rôle dans le fonctionnement de l’organisation, aux éléments de valorisation dans leur travail et aux sources d’insatisfaction.
Pour l’employé, il s’agit d’une occasion :
- d’exprimer son vécu au travail (ce qu’il aime et ce qu’il n’aime pas);
- de réinvestir son emploi;
- d’alimenter sa fierté quant à sa contribution;
- de confirmer les attentes que l’organisation a envers lui;
- de réitérer son engagement envers l’atteinte des objectifs organisationnels.
Pour l’organisation, une telle démarche permet de :
- recevoir les suggestions d’amélioration des employés par rapport à leur emploi;
- prendre connaissance des sources de valorisation et d’insatisfaction des employés, pour prévoir les résistances et mieux communiquer le changement, en fonction des aspects de leur emploi qui seront influencés par le changement.
Quelques conseils de rédaction
Habituellement, les travaux d’analyse d’emploi se traduisent en description d’emploi. Rappelons quelques principes pour en assurer une rédaction qui répond aux exigences stratégiques et de flexibilité dans un environnement en constante mutation.
Tournez-vous vers l’avenir
Tentez d’anticiper les changements que les emplois devraient subir à l’avenir, en fonction des orientations stratégiques adoptées et des transformations probables de l’environnement externe, et ce, pour en tenir compte dans l’élaboration de la description.
Misez sur les compétences
Adoptez une approche par compétences. Celle-ci permet plus de flexibilité, puisqu’elle met l’accent sur les compétences requises pour assumer plusieurs postes dans l’organisation, plutôt que sur la liste de tâches requises pour en assumer un seul. Elle facilite également l’élaboration de programmes de développement et la gestion des carrières.
Mettez les employés à contribution
Faites de l’analyse des emplois un processus mobilisant, en sollicitant la participation des employés et de leur superviseur, qui sont les mieux placés pour décrire les tâches et les responsabilités du poste. Les employés peuvent aussi vous faire part de leur perception des distinctions entre leur poste et d’autres postes similaires, en plus de formuler des suggestions quant aux modifications à apporter.
Soyez discipliné
Procédez régulièrement à l’analyse des emplois afin d’adapter rapidement les descriptions d’emploi aux changements organisationnels. Cependant, assurez-vous que les descriptions d’emploi sont suffisamment flexibles pour ne pas nécessiter une révision en profondeur chaque fois qu’un changement survient.
En conclusion, l’analyse d’emploi est un outil d’intervention à multiples usages, et ceci, au-delà de ceux qu’on lui réserve habituellement. N’hésitez pas à l’utiliser dans des contextes de mise en œuvre de la stratégie d’affaires, d’amélioration de l’efficacité organisationnelle et de changement organisationnel. Bien utilisé, elle se traduira même par un effet mobilisateur sur vos employés!
Francine Roy, MPA, CRHA, est associée chez Melanson Roy & Associés inc. Elle est consultante en design organisationnel et intervient auprès des directions d’entreprise dans le déploiement de leur changement stratégique. Annie LaFrenière, M. Ps., est conseillère chez Melanson Roy & Associés inc. On peut joindre madame Roy par téléphone 514 937-6911 ou par courriel francine.roy@mraconseil.ca.
