- Droits d'auteur
- Avis d'utilisation
- introduction
- Les éléments à inclure dans une lettre de réussite de la période probatoire
- Rédaction de la lettre
- Préambule
- Guide de rédaction de la lettre de réussite de la période de probation
- Paragraphe 1
- Paragraphe 2
- Paragraphe 3
- Paragraphe 4
- Paragraphe 5
- Conclusion
- Modèle de lettre de réussite de la période de probation
Auteures
Merci à Stéphanie Perreault, CRHA, présidente, et Laurianne Venne, conseillère en ressources humaines chez Alliance ressources humaines, pour leur collaboration à l'élaboration du contenu de cet outil.
Merci à Annie Huard, CRIA, Consultante en ressources humaines, pour sa collaboration à l'élaboration du contenu de cet outil.
Collaboratrices
Merci à Marie Colalillo, CRHA, inspectrice à l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil.
Merci à moi Karine Dubois, CRIA, avocate chez Beauvais Truchon avocats, pour la révision juridique de cet outil.
Droits d'auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Tel qu’indiqué dans l’outil « La période de probation : Formulaire d’évaluation de la période de probation », la conclusion de la période probatoire peut s’orienter vers trois tangentes différentes, soit la réussite, la prolongation ou l’échec. Pour chacune de ces finalités, l'employeur s'engage à fournir à l’employé une lettre l’informant formellement de la décision rendue.
Afin de vous épauler dans la rédaction des lettres qui accompagnent ces décisions, nous vous proposons ici un modèle de lettre annonçant la réussite de la période de probation. Habituellement rédigée sur une seule page, la lettre de réussite de la période de probation doit être précise quant aux raisons de la réussite, aux aspects que l’employé doit continuer de développer et aux avantages auxquels il a désormais accès, le cas échéant.
Cette lettre aura également pour fonction d’attester la réussite, et donc nous vous invitons à en inclure une copie au dossier de l’employé et à en transmettre une autre au syndicat, s’il s’agit d’un poste syndiqué.
Les éléments à inclure dans une lettre de réussite de la période probatoire
Bien qu’une telle lettre ne soit remise à l'employé qu’après son évaluation de fin de probation, vous pouvez la préparer en même temps que vous préparez l’évaluation. Ainsi, vos propos seront cohérents avec l’évaluation que vous mènerez avec l’employé. Cette lettre servira aussi de base pour le futur en ce sens qu’elle établira les points forts et points faibles de l’employé, et qu’elle vous permettra de constater s’il y a amélioration ou détérioration de sa performance au fil du temps.
Si après un certain temps vous constatez que la performance de l’employé se détériore, vous pourrez mettre en place un plan d’amélioration de la performance.
Rédaction de la lettre
1 Préambule
L’en-tête de la lettre comprend généralement les informations suivantes :
- La date
- Le prénom et le nom de l’employé
- Son adresse
- L’objet – Réussite de la période de probation
2 Guide de rédaction de la lettre de réussite de la période de probation
Voici des pistes d’éléments que vous pouvez inclure dans la lettre :
Paragraphe 1
- Date d’embauche ou d’entrée en poste;
- Date de fin de probation;
- Date à laquelle l’employé commence à accumuler de l’ancienneté;
- Date de la rencontre d’évaluation;
- Titre du poste;
- Date d’accession aux avantages sociaux;
- Nouveau salaire avec date d’entrée en vigueur (selon les modalités de la convention collective s’il s’agit d’un environnement syndiqué).
Ce paragraphe a pour but de confirmer les informations qui figureront au dossier de l’employé, notamment en ce qui concerne la fin de la période de probation et l’accès aux avantages sociaux. Si c’est un poste syndiqué, inscrire les modalités prévues à la convention et le numéro d'article s'y référant.
Paragraphe 2
- Vous pouvez indiquer ici les critères d'évaluation que l'employé maîtrise bien, ce qui vous permettra d’effectuer du renforcement positif auprès de lui par la suite.
Paragraphe 3
- Tout employé qui est nouveau à un poste a des points qu’il doit développer ou améliorer pour continuer de bien performer dans ses fonctions. Vous pouvez décrire ici les critères d’évaluation sur lesquels il devra travailler.
Paragraphe 4
- Ce paragraphe vous donne l'occasion de faire du renforcement positif en soulignant les éléments sur l'employé s'est démarqué - travail d'équipe, attitude positive, disponibilité, etc.
Paragraphe 5
- Signifiez ici à l'employé que vous l'appuyez dans son cheminement.
- Vous pouvez conclure en le remerciant des efforts qu'il a rédigés, et en lui disant que vous croyez en lui et en ses chances de succès.
Conclusion
En plus de favoriser les échanges et la communication, la lettre de réussite de la période de probation permet à l'institution d'officialiser la démarche d'embauche et de démontrer aux nouveaux employés que la réussite de son équipe lui tient à cœur. Une telle initiative favorise par ailleurs le maintien de relations de travail harmonieuses avec le syndicat.