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Rédiger une lettre en cas d’échec de la probation

Lorsqu’un employé ne complète pas sa probation avec succès, l’employeur doit lui annoncer la nouvelle avec tact et diplomatie. Le modèle suivant vous permettra d’écrire une lettre d’échec qui informera l’employé tout en vous protégeant en cas de litige ou grief.
  • Droits d’auteur
  • Avis d’utilisation
  • Introduction
  • Les éléments à inclure dans une lettre de réussite de la période probatoire
    • Préambule
    • Guide de rédaction de la lettre de réussite de la période de probation
      • Paragraphe 1
      • Paragraphe 2
      • Paragraphe 3
      • Paragraphe 4
      • Paragraphe 5
  • Conclusion
  • Modèle de lettre de réussite de la période de probation

Auteure

Merci à Annie Huard, CRIA, consultante en ressources humaines, pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.

Collaboratrices

Merci à Marie Colalillo, CRHA, inspectrice à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil. 

Merci à Me Karine Dubois, CRIA, avocate chez Beauvais Truchon avocats, pour la révision juridique de cet outil.

Droits d’auteur 

La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.

Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre. 

Avis d’utilisation

Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.

Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.  

Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.

Introduction

Si un employé ne répond pas aux attentes et exigences du poste qu’il occupe durant sa période probatoire ou sa prolongation, l’employeur doit lui remettre une lettre lui annonçant l’échec de la probation.

Quel est l’objectif d’une telle lettre à part signifier l’échec?

Elle indique à l’employé pourquoi il a échoué sa période de probation ou la prolongation en :

  • Invoquant les outils et le soutien que vous avez mis à sa disposition;
  • Spécifiant dans quelles tâches ou éléments il a failli aux attentes du poste, ce qui lui permettra d’aller chercher de la formation ou un soutien ciblé avant de postuler à un autre emploi;
  • Mentionnant les tâches qu’il a maîtrisées (renforcement positif).

Pourquoi une telle lettre est-elle nécessaire?

Si l’employé dépose un grief ou porte plainte pour contester sa fin d’emploi ou pour harcèlement, la lettre d’échec de la probation attestera de ce que vous avez fait pour l’aider à maîtriser les tâches qui lui étaient assignées depuis son entrée en poste, soit durant sa période de probation et/ou sa prolongation. Cette lettre pourrait en effet servir de preuve advenant que vous deviez comparaître devant l’arbitre de griefs ou le Tribunal administratif du travail.

Principes généraux

Une période de probation peut être d’une durée de trois (3) mois ou plus selon le niveau de complexité du poste (direction, haute direction), ou selon les modalités prévues à la convention collective. Elle peut aussi être prolongée.

Note

La loi ne prévoit pas de durée spécifique pour la période probatoire en emploi. L’employeur calcule généralement sa durée en heures ou en jours selon son gré, ce qui fait partie de son droit de gérance – à moins bien sûr que cette durée ne soit prévue à la convention collective.

En cas d’échec de la probation, il est recommandé de rédiger une lettre afin de conserver une preuve des motifs ayant mené à cette décision. Ainsi, dans le cas où l’employé souhaiterait par exemple déposer une plainte pour pratique interdite (122 LNT), et ceci même s’il ne justifie pas deux ans de service continu, vous aurez en votre possession le document qui explique les faits. Dans un milieu syndiqué, l’employé en probation n’a généralement pas droit au grief, mais il y a des exceptions. Pour ce genre de cas, prenez soin de vous référer à un professionnel. 

En tant qu’employeur, il est recommandé :

  • De discuter avec l’employé de la période de probation et de son déroulement;
  • De discuter des responsabilités de l’employé et des attentes de l’organisation à son égard;
  • D’établir un plan d’intégration et de formation;
  • De fournir à l’employé le soutien, les outils et la formation nécessaires;
  • D’informer l’employé, durant sa probation, des dates de suivi et d’évaluation;
  • D’évaluer l’évolution de l’employé avant la fin de sa période de probation.

Si l’employé ne traverse pas avec succès sa période de probation, deux (2) options s’offrent à vous :

  • Prolonger la période de probation (si la convention collective le permet ou, dans un milieu syndiqué, après entente avec le syndicat);
  • Annoncer l’échec de la période de probation.

Les outils « La période de probation : Formulaire d’évaluation de la période de probation » et « Élaborer un plan de développement lors d’une prolongation de période de probation » vous fourniront de plus amples informations pour vous éclairer dans votre décision et vous indiquer comment procéder.

Rédaction de l’avis

1    Préambule

L’en-tête de la lettre comprend généralement les informations suivantes :

  • La date
  • Le prénom et le nom de l’employé
  • L’objet – Échec de la période de probation

2    Guide de rédaction de la lettre d’échec de la période de probation

Voici des pistes d’éléments que vous pouvez inclure dans la lettre :

Paragraphe 1

  • Date d’embauche ou d’entrée en poste;
  • Date de la fin de la probation ou de la fin de la prolongation (s’il s’agit d’un poste syndiqué, indiquer l’article de la convention qui fait référence à cette période);
  • Dates des rencontres de suivi;
  • Titre du poste.

Paragraphe 2 

  • Il est recommandé de mentionner ici des points ou des faits pour lesquels l'employé n’a pas satisfait aux attentes. Les faits sont particulièrement importants parce qu’ils sont objectifs, factuels et exempts d’émotion, et qu’à ce titre ils viennent appuyer votre décision. Ces éléments d’information pourront par ailleurs être utiles à la personne dans son prochain emploi.

Paragraphe 3

  • Énoncez clairement la décision – Échec de la probation et fin d’emploi
  • Spécifiez la date du dernier jour de travail
  • Si la fin d’emploi survient après 3 mois de service continu, il faut inclure le préavis légal tel que stipulé par la Loi sur les normes du travail, ou selon votre politique interne. 

Note

En milieu syndiqué, vous devez indiquer dans ce paragraphe les options dont l’employé dispose en vertu de la convention collective. Si par exemple la période de probation était liée à une promotion à l’interne, mentionnez que l’employé réintègrera son poste précédent, en indiquant la date d’entrée en vigueur de ce retour et le salaire correspondant, le cas échéant.

Paragraphe 4

  • Inscrivez le calcul des sommes dues, moins les déductions afférentes :
    • Des heures travaillées;
    • Du solde des vacances accumulées (si vous avez autorisé des vacances payées dans l’année en cour, déduisez alors du solde cumulé les vacances qu’a prises l’employé);
  • Inclure le relevé d’emploi qui a été transmis à l’assurance-emploi;
  • Spécifiez les modalités qui seront appliquées pour récupérer les biens de l’entreprise (vêtements de travail, cellulaire, ordinateur, etc.).

Note

Si vous avez accordé des vacances dans l’année en cours, dès l’entrée en fonction d’un nouvel employé vous pouvez déduire les sommes équivalant aux vacances qu’il a prises du montant de vacances accumulées depuis son embauche. Prenez soin cependant de vérifier le texte de sa lettre d’embauche afin de vous assurer qu’il n’y a pas d’indication contraire.

  • Avantages sociaux :
    • Inscrivez la date à laquelle les couvertures d’assurance collective prennent fin – soit le jour même, ou à une date ultérieure;
    • La date où la couverture du conjoint ou de la RAMQ prend fin;
    • Le transfert de l’assurance-vie en assurance personnelle;
    • Les coordonnées pour le transfert du régime de retraite.

Paragraphe 5

  • Il est recommandé d’inscrire le nom, le titre et les coordonnées du représentant RH que l’ex-employé pourra contacter en cas de besoin.
  • Vous pouvez conclure la lettre en souhaitant à la personne une bonne continuation.

Préparation à la rencontre de fin d’emploi

Soyez accompagné d’un témoin neutre, et si l’employé est syndiqué vérifiez les dispositions de la convention collective quant à la présence d’un représentant syndical. Si la convention n’exige pas qu’un représentant syndical soit présent, alors sa présence n’est pas requise.

La rencontre doit être courte et factuelle (5 à 10 minutes, maximum). Il sera bon que le supérieur fasse une répétition au préalable pour s’assurer qu’il utilisera les bons mots et procédera avec calme et empathie. Cette rencontre n’a pas pour objet de débattre ou de justifier la décision.

Le supérieur devra avoir en sa possession les originaux de deux lettres (trois si l’employé est syndiqué) signées de sa main et de celle du témoin.

Au terme de la rencontre, le témoin révisera avec l’employé le contenu de la lettre, récupérera les biens de la compagnie (clés, carte d’accès, ordinateur, cellulaire, etc.) et notera les mots de passe que l’employé utilisait pour son ordinateur et son cellulaire. Le témoin s’assurera enfin que l’employé se sente suffisamment bien pour retourner chez lui au volant de son véhicule, le cas échéant, sinon il sera indiqué que l’employeur lui paie le trajet en taxi. Le témoin accompagnera l’employé à son ancien poste de travail afin qu’il récupère ses effets personnels, puis jusqu’à la sortie de l’édifice.

Conclusion

Avant de procéder à la fin d’emploi, l’employeur devrait effectuer des rencontres de suivi auprès de l’employé concerné. Selon la nature du poste, un plan de développement pourra avoir été mis en place dès l’embauche, ou si la période de probation a été prolongée.

La lettre annonçant l’échec de la probation a pour but de signifier à l’employé qu’il ne satisfait pas aux attentes et de souligner les éléments qui laissent à désirer et qu’il pourrait améliorer en vue d’un prochain emploi, ceci sans bien sûr le démoraliser. Cette lettre confirme la décision de l’entreprise et démontre qu’elle s’est appuyée dans son constat sur des faits objectifs, factuels et exempts d’émotion. Elle énumère par ailleurs les actions qui ont été déployées pour aider l’employé dans l’exercice de ses fonctions, si bien que l’employeur pourra la soumettre comme élément de preuve si l’employé dépose une plainte ou loge un grief.

Un congédiement ne devrait jamais survenir brusquement, sans que l’employé ait été informé de cette potentialité et sans qu’il ait reçu au préalable l’aide nécessaire pour éviter une telle éventualité.  

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    Auteure

    Merci à Annie Huard, CRIA, consultante en ressources humaines, pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.

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    Merci à Me Karine Dubois, CRIA, avocate chez Beauvais Truchon avocats, pour la révision juridique de cet outil.

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    Droits d’auteur 

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