- Détermination des salaires
- La paie des employées et employés
- Remise des déductions à la source
- Relevés fiscaux de fin d’année
Détermination des salaires
Afin d’assurer la rétention et l’attraction d’une main-d’œuvre qualifiée, il importe d’offrir un salaire en lien avec le marché de l’emploi et prenant en compte les compétences et l’expérience des travailleuses et travailleurs. La Loi sur les normes du travail du Québec prévoit à son article 40 que c’est le gouvernement qui fixe, par règlement, le salaire minimum qu’un employeur doit verser à une personne salariée. Selon le secteur d’activités de l’entreprise, le taux de salaire minimum peut différer (par exemple, dans le secteur de la restauration ou agricole)[1]. Dans tous les cas, l’employeur doit respecter ces seuils minimums. Même les employées et employés payés en totalité à commission doivent recevoir l’équivalent du salaire minimum pour les heures travaillées.
» » » Droit de gestion de l'employeur
L’employeur a le pouvoir décisionnel sur :
- Taux de salaire (tant qu’il est plus élevé que le salaire minimum
- Échelles salariales (avec minimum et maximum, par échelon, par classe d’emploi, taux unique, etc.)
- Fréquence des augmentations de salaire (sauf si elle est prévue par la loi, un décret ou une convention collective)
- Conditions menant à une augmentation de salaire (performance, coût de la vie, etc.)
» » Bonne pratique de gestion
Une bonne pratique consiste à réviser le salaire des employées et employés annuellement à un moment prédéterminé. La révision salariale devrait être liée à des critères objectifs de performance de l’employée ou employé et à la rencontre d’objectifs prédéfinis. Une telle pratique assure l’équité interne et externe et favorise la rétention du personnel.
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La paie des employées et employés
Les employeurs au Québec doivent répondre à certaines obligations en matière du traitement et du versement de la paie
Rémunérer les employées et employés
À titre illustratif, les éléments suivants doivent normalement être payés aux employées et employés :
- Rémunérer pour les heures travaillées en respectant le salaire minimum prévu par la Loi sur les normes du travail ou par un décret ou une convention collective, lorsqu’applicable.
- Payer les heures supplémentaires, généralement au-delà de 40 heures par semaine.[2]
- Payer les jours fériés prévus par la Loi sur les normes du travail (le calcul du paiement est équivalent à 1/20e du salaire gagné au cours des quatre semaines précédant le jour férié, et ce, peu importe que la personne soit à temps plein, à temps partiel ou prévu au travail ce jour-là).
- Payer les congés autorisés par la Loi sur les normes du travail, sans réduction de salaire, comme les deux premières journées d’absence pour maladie ou pour obligations familiales prises annuellement pour les employées et employés justifiant de trois mois de service continu.
- Payer l’indemnité de vacances (ce pourcentage varie de 4 à 6 % dans la Loi sur les normes du travail du Québec et varie selon le nombre d’années de service).
- Payer, aux employées et employés payés au salaire minimum, les équipements et le matériel nécessaires à accomplir le travail.
- Payer, aux employées et employés payés au salaire minimum, les vêtements ou uniformes obligatoires pour le travail.
Effectuer les retenues à la source
- Un employeur peut soustraire un montant sur la paie de ses employées et employés seulement pour remplir une obligation fixée par une loi (par exemple : les impôts), un règlement, une ordonnance d’un tribunal (par exemple : une pension alimentaire), un régime complémentaire de retraite à adhésion obligatoire, une convention collective ou un décret.
- Ainsi, un employeur doit procéder à la retenue des déductions à la source requises en vertu des différentes lois et règlements applicables et en faire une remise périodique aux organismes gouvernementaux selon la fréquence applicable.
- Si applicable : procéder à la retenue d’une déduction pour pension alimentaire ou toute autre déduction dictée par un jugement de la Cour et en faire la remise périodique tel que prévu au jugement.
» » Élément important nécessitant une attention particulière
Avant de procéder à toute autre déduction sur la paie d’une employée ou un employé (par exemple : contribution au club social) un employeur doit au préalable, obtenir son consentement par écrit. Cette autorisation écrite doit préciser : la raison de la retenue, le montant concerné, la durée et la fréquence de la retenue ainsi que toute autre information nécessaire. À noter que l’employée ou employé peut annuler son autorisation en tout temps, par écrit.
En général, il est interdit à un employeur de demander à une employée ou un employé le remboursement lié à une erreur que ce dernier a faite dans le cadre de son travail. Par exemple, si du matériel a été accidentellement brisé, l’employeur ne peut pas lui exiger un montant pour la réparation ou le remplacement du matériel, car ceci est normalement considéré faire partie des frais d’exploitation de l’employeur.[3]
Au moment de verser la paie
- Le salaire doit être payé à intervalles réguliers ne pouvant pas dépasser 16 jours, sous réserve de quelques exceptions, comme les cadres et les entrepreneurs indépendants qui peuvent être payés une fois par mois[4].
- Le salaire doit être payé en espèces, sous enveloppe scellée, par chèque ou par virement bancaire[5].
- Vous devez fournir aux employées et employés un bulletin de paie détaillé (gains, déductions et retenues à la source, sommaire, etc.)[6]. Les éléments devant être inclus au bulletin de paie sont prévus à l’article 46 de la Loi sur les normes du travail.
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Remise des déductions à la source
Lors de son inscription aux fichiers de déductions à la source de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada, l’entreprise se verra informée de la fréquence des périodes de déclaration et de versement des retenues à la source perçues sur les salaires des employées et employés et les cotisations de l’employeur. Généralement pour les petites et moyennes entreprises, cette période est mensuelle ou trimestrielle.
L’entreprise devra donc périodiquement, verser les déductions prélevées sur les salaires et les cotisations de l’employeur, selon ce qui suit :
- Revenu Québec :
- Impôt provincial (montant perçu sur les salaires)
- RRQ (montant perçu sur les salaires + cotisation de l’employeur)
- RQAP (montant perçu sur les salaires + cotisation de l’employeur)
- FSS (cotisation de l’employeur)
- Prime d’assurance de la santé et la sécurité du travail (cotisation de l’employeur selon le taux de l’unité qui lui a été attribué[7]).
- Agence du revenu du Canada :
- Impôt fédéral (montant perçu sur les salaires)
- Assurance-emploi (montant perçu sur les salaires + cotisation de l’employeur)
Et s’il y a lieu :
- REER collectif (cotisation de l’employée ou employé + contribution de l’employeur, le cas échéant)[8]
- Cotisations syndicales (montant perçu sur les salaires)
- Pensions alimentaires (montant perçu sur les salaires)
- Retenues de salaire liées à un jugement de la Cour (montant perçu sur les salaires)
- Primes d’assurance collective (montant perçu sur les salaires + contribution de l’employeur, le cas échéant)
De plus, chaque année, l’employeur devra via le sommaire des relevés 1 :
- Verser une cotisation relative aux normes du travail (cotisation de l’employeur équivalente à un pourcentage de la masse salariale)
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Relevés fiscaux de fin d’année
À la fin de chaque année civile, l’employeur doit remettre à tous ses employées et employés un relevé sommaire des revenus imposables et déductions. Au Québec, il s’agit des feuillets relevés 1 et au Canada, des feuillets T4. Il doit également produire un sommaire des relevés 1 et un sommaire des T4 comprenant le total des revenus versés aux employées et employés et comparant les sommes prélevées sur leur paie et les cotisations faites par l’employeur lors des versements périodiques faits aux différents gouvernements durant l’année. Tous ces documents doivent être remis chaque année aux employées et employés, de même qu’aux gouvernements au plus tard le dernier jour de février.[9] [10]
D’autres obligations incombent à l’employeur en période de fin d’année civile. Par exemple, la déclaration des salaires à la CNESST servant à calculer la prime d’assurance annuelle en matière de santé et sécurité du travail[11]. Il importe de bien vous informer sur vos obligations de production de déclaration de fin d’année. Votre fournisseur de service de paie ou votre comptable pourra vous accompagner dans ces démarches.
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