Guide conformité RH pour les PME - Obligations de l’employeur lors d’une fin d’emploi

Dans cette section :

• Introduction
• Quelques définitions
• Avis de cessation d’emploi et indemnité compensatrice en vertu de la Loi sur les normes du travail
• Faute grave
• Le délai de congé raisonnable en vertu du Code civil du Québec
• Licenciement collectif
• Pratiques interdites

Introduction

En cours de route, des membres de votre équipe vous quitteront volontairement pour de meilleures possibilités de carrière ou pour parfaire leur expérience dans un autre milieu. Sachez que la loi ne prévoit pas de délai de préavis particulier dans le cas de la démission d’une travailleuse ou d’un travailleur, si ce n’est que de donner un préavis « raisonnable » à l’employeur[1].

Dans d’autres situations, vous devrez prendre la difficile décision de mettre fin à l’emploi de membres de votre équipe. Que ce soit pour un manque de travail, une réorganisation, des raisons financières, un problème de performance, un dossier disciplinaire ou des raisons administratives, la fin du lien d’emploi doit être effectuée de façon civilisée dans le respect des droits et de la dignité de chacun.

Peu importe la raison du départ, volontaire ou non, lorsque survient une fin d’emploi avec une travailleuse ou un travailleur, l’employeur a l’obligation de :

• Verser toutes les sommes qui sont dues (salaire, heures supplémentaires, indemnité de fin d’emploi, indemnité de vacances);
• Remettre un relevé d’emploi attestant du nombre d’heures assurables travaillées dans les cinq jours suivants le dernier jour payé;[2]
• Conserver, pour une durée de trois ans suivant la fin d’emploi, les dossiers d’employées et employés.

Il est également de bonne pratique de procéder à une entrevue de départ, particulièrement avec les personnes qui décident de quitter volontairement l’entreprise. Cela vous permettra de cibler des pistes d’amélioration de pratiques de gestion favorisant la rétention de vos talents.[3]

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Quelques définitions

Mise à pied

Il s’agit de suspendre le lien d’emploi temporairement pour des raisons d’ordre économique, organisationnel ou technique. Il est prévu que l’employée ou employé soit rappelé au travail à court terme et donc le lien d’emploi est maintenu durant la mise à pied.

Licenciement

Il s’agit de mettre fin au lien d’emploi irrémédiablement pour des raisons économiques ou organisationnelles comme une réorganisation, abolition de poste, des difficultés financières, etc.

Congédiement

Il s’agit de mettre fin au lien d’emploi irrémédiablement pour des raisons disciplinaires (comportement inadéquat, faute grave ou autre) ou administratives[4] (incompétence, raisons de santé, etc.).

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Avis de cessation d’emploi et indemnité compensatrice en vertu de la Loi sur les normes du travail

Avant de procéder à une cessation d’emploi (congédiement, licenciement ou mise à pied prévue pour une durée de plus de six mois), l’employeur doit donner un avis de cessation d’emploi écrit à la personne salariée, sauf si une faute grave a été commise (voir la section « faute grave » ci-dessous). Cet avis de cessation d’emploi est soumis à un délai déterminé selon les années de service de la personne salariée[5].

Délai de l’avis de cessation d’emploi

Les périodes de vacances ne peuvent pas être prises en compte dans le délai de préavis de fin d’emploi. L’avis de cessation d’emploi remis à la personne salariée peut prévoir qu’elle ou il doit continuer de travailler entre la réception de l’avis de fin d’emploi et le jour effectif de la cessation d’emploi. Dans un tel cas, il s’agit d’un préavis de fin d’emploi mieux connu sous l’expression « préavis de cessation d’emploi travaillé ».

Par contre, si l’employeur le désire, il peut décider de payer une indemnité compensatrice plutôt que de demander à la personne de continuer à travailler pendant cette période. Si c’est le cas, l’employeur doit lui verser le salaire équivalent à ce qu’elle aurait habituellement gagné pendant cette période, excluant les heures supplémentaires. C’est ce qu’on appelle l’indemnité compensatrice.

Un employeur qui reçoit la démission et un préavis d'une personne salariée ne peut pas refuser que la personne travaille la période de ce préavis sans lui verser une indemnité telle que prévue à l'article 82 de la Loi sur les normes du travail. L'employeur met alors fin unilatéralement au contrat de travail avec la personne salariée.

En bref, l’avis de cessation d’emploi consiste à aviser la personne salariée de la fin de son emploi dans X semaines. Si l’employeur est dans l’impossibilité de donner cet avis, il doit alors lui payer une indemnité compensatrice correspondante au nombre de semaines d’avis que la personne aurait dû obtenir.

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Faute grave

Un employeur peut décider de terminer l’emploi d’une personne salariée sans préavis parce qu’une faute grave a été commise. Pour ce faire, la faute reprochée à la personne salariée doit être d’une telle gravité que la progression des sanctions ne s’applique pas.[6] Voici des exemples de fautes graves généralement reconnues en jurisprudence :

• Fraude
• Vol
• Violence
• Harcèlement psychologique ou sexuel
• Manquement important au devoir de loyauté (nuire intentionnellement aux affaires de l’employeur, nuire à la réputation de l’employeur par le partage de fausses informations, se servir d’une information confidentielle pour son propre avantage, etc.)[7]

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Le délai de congé raisonnable en vertu du Code civil du Québec

En outre, dans la plupart des cas, les employées et employés ont droit à un délai-congé raisonnable ou une indemnité en tenant lieu conformément à ce que prévoit le Code civil du Québec, sauf en cas de congédiement pour « motifs sérieux ». Ce délai-congé raisonnable est une exigence supplémentaire qui s'ajoute aux normes minimales déjà énoncées dans la Loi sur les normes du travail. La détermination du délai-congé raisonnable ou de l’indemnité en tenant lieu est très subjective et dépend d'une évaluation des faits particuliers de chaque cas (par exemple, l'âge, l'ancienneté, le salaire, le poste, etc.) Le préavis raisonnable octroyé par les tribunaux varie normalement entre zéro et 24 mois. Il est fortement recommandé de consulter une conseillère ou un conseiller en ressources humaines, une avocate ou un avocat en droit de l’emploi pour vous assister dans la détermination de celui-ci au moment de résilier l’emploi d’une personne sans motifs sérieux.

L’article 124

La Loi sur les normes du travail du Québec prévoit, à l’article 124, des dispositions particulières lorsqu’un employeur décide de terminer l’emploi personne qui a plus de deux ans d’ancienneté. En effet, l’employeur doit, dans un tel cas, démontrer que le motif de fin d’emploi est fondé sur des motifs justes et suffisants.[8]

Pour qu’un congédiement soit fondé sur des motifs justes et suffisants, l’employeur doit respecter certaines exigences selon la nature du congédiement qui peut être disciplinaire ou administratif.

En présence de motifs disciplinaires, l’employée ou employé doit avoir eu la chance de se corriger grâce à une gradation des sanctions, sauf si une faute grave a été commise, ce qui est susceptible de rompre immédiatement le lien d’emploi;

• En présence de motifs administratifs liés à la compétence, l’employeur doit :
  • avoir informé l’employée ou employé des politiques de l’entreprise et des attentes fixées à son égard;
  • lui avoir signalé ses lacunes;
  • lui avoir donné le soutien nécessaire pour lui permettre de se corriger et d’atteindre les objectifs;
  • lui avoir donné un délai raisonnable pour qu’elle ou il puisse s’adapter;
  • l’avoir prévenu du risque de congédiement à défaut d’amélioration de sa part.
• Quant aux motifs économiques, ils doivent être objectifs, impartiaux et non inspirés d’éléments subjectifs propres à la personne de l’employée ou employé.

Voici des exemples de pratiques qui sont interdites en vertu de la loi[9] :

• Congédiement sans cause juste et suffisante :
  • Un employeur procède à l’abolition du poste d’une employée ou un employé, mais embauche une autre personne pour le même rôle quelques semaines plus tard.
  • Un employeur congédie une employée ou un employé pour être arrivé au travail en retard une seule fois.
• Congédiement déguisé :
  • Un employeur décide de modifier de façon substantielle les conditions de travail d’une employée ou un employé, comme en coupant son salaire de moitié, dans le but de le forcer à démissionner.
  • Un employeur a des pratiques qui s’apparentent à du harcèlement psychologique envers une employée ou un employé dans le but de le forcer à démissionner.
• Double sanction :
  • Après avoir reçu une suspension sans salaire pendant trois jours pour une faute qu’elle ou il a commise, une employée ou un employé apprend son congédiement à son retour au travail pour la même raison.

De telles pratiques, en plus d’être illégales, ont de graves conséquences psychologiques et financières pour les travailleuses et travailleurs qui les subissent. Elles créent en outre un milieu de travail malsain où les collègues en subissent les conséquences. Enfin, elles nuisent à la réputation de votre entreprise et vous empêchent de vous adjoindre de meilleurs talents.

Un congédiement est, ni plus ni moins, la peine capitale pour une travailleuse ou un travailleur. La fin du lien d’emploi ne doit pas être une décision prise à la légère. Les employeurs ont la responsabilité de s’assurer d’une saine gestion de la performance et d’offrir aux membres de leur personnel des occasions et des outils pour corriger un comportement fautif. La sanction imposée doit toujours être en fonction de la gravité de la faute reprochée. Pour justifier un congédiement, la faute doit revêtir une certaine gravité et entraîner des conséquences réelles pour l’employeur. En principe, une employée ou un employé, peu importe son ancienneté, ne devrait pas être surpris par l’annonce de son congédiement pour un motif disciplinaire ou administratif lié au rendement.

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Licenciement collectif

Il est possible que vous ayez, pour des raisons opérationnelles ou financières ou lors d’une réorganisation, à prendre la difficile décision de procéder à un licenciement collectif affectant plusieurs membres de votre équipe. On parle de licenciement collectif lorsque 10 personnes salariées justifiant trois mois de service continu ou plus d’un même établissement sont touchées par une fin d’emploi ou une mise à pied pour une durée de plus de six mois sur une même période de deux mois consécutifs.

Notez que les obligations en matière de licenciement collectif prévues à la Loi sur les normes du travail ne s’appliquent pas dans les cas suivants[10] :

• Mise à pied de personnes salariées pour une durée indéterminée, mais inférieure à six mois; 
• Les activités de l’entreprise sont saisonnières ou intermittentes.

Voici les étapes que l’employeur a l’obligation de suivre en cas de licenciement collectif :[11]

• Produire et diffuser un avis de licenciement collectif dans l’entreprise. Dans le cas où le licenciement touche entre 10 et 99 personnes salariées, cet avis doit être produit et diffusé huit semaines avant la fin d’emploi.[12] Des délais plus longs sont prévus au-delà de ce nombre.[13]
  • L’avis de licenciement collectif doit contenir[14] :
    • Nom et adresse de l’employeur et son numéro d’entreprise du Québec
    • Secteur d’activité
    • Nom et adresse des associations accréditées de travailleuses et travailleurs, s’il y a lieu
    • Motif du licenciement collectif
    • Date prévue du licenciement collectif
    • Nombre de personnes salariées possiblement concernés par le licenciement collectif
    • Nom d’une personne représentant l’employeur, sa fonction ainsi qu’un numéro de téléphone et une adresse courriel pour la joindre
• Envoyer l’original de l’avis de licenciement collectif au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale.
• Envoyer une copie de l’avis de licenciement collectif à la CNESST.
• Afficher une copie de l’avis de licenciement dans son entreprise afin qu’il soit visible et accessible pour les personnes salariées.
• Remettre à chaque personne à l’emploi visée par le licenciement un avis de cessation d’emploi écrit correspondant à la période prévue de préavis selon son ancienneté.[15]
• Si 50 personnes à l’emploi ou plus sont visées par le licenciement, le ministère pourrait demander à l’employeur la mise en place d’un comité de reclassement et offrir une aide financière pour les coûts liés à ce comité.

Dans le cas où l’employeur n’est pas en mesure de remettre l’avis de licenciement collectif dans les délais prévus par la loi, il doit alors en aviser le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale aussitôt que possible et verser une indemnité compensatrice aux personnes salariées visées. Cette indemnité correspond au salaire que les personnes salariées auraient habituellement dû recevoir. Dans le cas d’une personne salariée à temps partiel ou sur appel, on calculera l’indemnité en faisant la moyenne du salaire gagné au cours des quatre semaines précédentes.

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Pratiques interdites

Au Québec, il est interdit à un employeur de suspendre, déplacer, discriminer, rétrograder, congédier ou d’imposer tout autre type de sanction à une personne salariée parce qu’elle[16] :

• a exercé un droit reconnu (comme une réclamation de salaire, un droit de vote lors d’élections provinciales, a été assignée comme candidate jurée ou a été jurée ou est citée à comparaître ou témoin devant un tribunal);
• s’est absentée pour un congé de maladie ou après avoir été victime d’un acte criminel ou de violence conjugale ou à caractère sexuel;
• a refusé de travailler plus que ses heures habituelles pour remplir des obligations familiales;
• s’est absentée pour un congé de maternité, paternité ou congé parental;
• parle uniquement français, a des connaissances insuffisantes d’une autre langue que le français, ou exige le respect d’un droit prévu à l’article 45 de la Charte de la langue française.

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