Les aspects pratiques

1. Comment s’organiser pour les besoins en équipements utilisés par le salarié chez lui ?
2. Qui paye pour les équipements et les outils nécessaires pour que le salarié puisse accomplir son travail en mode télétravail ?
3. Qu’en est-il de la question des assurances ?
4. De quelle façon l’employeur peut-il s’assurer de la sécurité de l’information lorsque le salarié effectue du télétravail ?
5. Le télétravailleur est-il concerné par la question de la protection des renseignements personnels ?
6. Qu’en est-il de la question de la santé et sécurité au travail lorsque le salarié fait du télétravail ?
7. Que devrait contenir l’aide-mémoire en matière de santé et sécurité au travail pour la mise en place d’un bureau à domicile ?
8. Est-ce qu’il doit y avoir une liste relevant les différentes politiques et procédures applicables en mode télétravail ?
9. Qu’est-ce qui arrive lorsqu’il y a impossibilité pour le salarié de fournir sa prestation de travail ?
10. Doit-il y avoir dans tous les cas un protocole d’entente écrit et que doit-il contenir ?
11. Comment se fait l’évaluation du régime de télétravail et quels pourraient être les critères d’évaluation ?

5.1 Comment s’organiser pour les besoins en équipements utilisés par le salarié chez lui ?

Autrement dit, cette question présuppose les besoins en équipements utilisés par le salarié chez lui pour les bénéfices de l’entreprise. Il faut déterminer au départ si au domicile du salarié celui-ci utilise ses propres outils informatiques et technologiques ou s’il utilise les équipements fournis par l’employeur. Évaluer les besoins en équipement et en technologie présuppose une connaissance fine des processus de travail de l’entreprise pour la définition des besoins en équipements et en technologie. Ces besoins peuvent varier selon l’endroit où se retrouvent les salariés et selon les technologies utilisées. Si le télétravail se fait sur une base volontaire, habituellement le salarié doit s’assurer d’avoir l’équipement nécessaire pour accomplir cette tâche à distance. Si le télétravail est «obligatoire», comme en période d’urgence ou de pandémie, il revient alors à l’employeur de s’assurer de fournir les équipements et la technologie nécessaires pour l’exécution du travail à distance. Dans ce cas, il revient au salarié de prendre les moyens nécessaires et raisonnables pour protéger les biens de l’employeur.

5.2 Qui paye pour les équipements et les outils nécessaires pour que le salarié puisse accomplir son travail en mode télétravail ?

C’est une question importante qui se pose lorsque le salarié travaille à domicile, soit celle de savoir qui paye pour les outils, les équipements, l’Internet, l’électricité, les photocopies, les cartouches d’encre, l’usure des composantes, l’assurance, l’installation, le branchement, etc.

Mentionnons que la Loi sur les normes du travail prévoit ce qui suit : «Lorsqu’un employeur rend obligatoire l’utilisation de matériel, d’équipement, de matières premières ou de marchandises pour l’exécution du contrat, il doit les fournir gratuitement au salarié payé au salaire minimum.» Elle prévoit aussi que: «l’employeur ne peut exiger une somme d’argent d’un salarié pour l’achat, l’usage ou l’entretien de matériel, d’équipement, de matières premières ou de marchandises qui aurait pour effet que le salarié reçoive moins que le salaire minimum.»

Ainsi, la loi fait une distinction entre les salariés qui ne reçoivent que le salaire minimum et ceux qui reçoivent plus que le salaire minimum. Donc, selon les termes de la loi, un télétravailleur percevant le salaire minimum ne peut être tenu de payer l’équipement nécessaire à l’accomplissement de ses tâches. Au contraire, un salarié qui reçoit un salaire plus élevé que le salaire minimum pourrait être tenu de payer tout l’équipement tels que l’ordinateur, l’imprimante, le photocopieur, le télécopieur, le téléphone, etc., pourvu que son salaire ne soit pas inférieur au salaire minimum.

Donc, il en découle que l’employeur peut légalement exiger une somme d’argent de la part du salarié pour l’achat du matériel, de l’équipement, de la papeterie, etc. que le salarié est obligé d’utiliser pour l’exécution de sa prestation de travail en télétravail. Toutefois, dans tous les cas, il doit recevoir au moins le salaire minimum après avoir acquitté les frais reliés à ces dépenses. Cependant, l’employeur n’a pas à rembourser le salarié s’il possède déjà l’équipement nécessaire à l’exécution du travail en télétravail lors de l’embauche. Ainsi, si le salarié doit utiliser son propre ordinateur pour le bénéfice de l’entreprise de l’employeur, celui-ci doit rembourser les frais d’usage et d’entretien si l’ensemble des dépenses du salarié ont pour effet qu’il reçoit moins que le salaire minimum. Dans les faits, l’employeur doit utiliser l’entente, ou sa politique, pour clarifier les frais qui sont à la charge du salarié et ceux qu’il est prêt à rembourser, et ce, pour éviter des désaccords et des litiges. Encore mieux, l’employeur devrait avoir en main une procédure de remboursement des frais.

5.3 Qu’en est-il de la question des assurances ?

C’est aussi un aspect important, soit celui de l’assurance de l’équipement informatique contre les dommages pouvant survenir à la suite d’un sinistre par le feu, le vol, le vandalisme, ou un accident chez le salarié qui travaille en télétravail, et ce, peu importe que ce soit l’employeur ou l’employé qui soit responsable d’assurer les biens. Il est aussi important de prévoir la question de l’assurance responsabilité si des clients ou d’autres personnes doivent se rendre au domicile du salarié. Dans ce cas, nous recommandons de faire affaire avec un spécialiste du droit des assurances. Dans les faits, l’employeur doit se référer à l’entente, ou à sa politique, pour clarifier les frais qui sont à la charge du salarié et ceux qu’il est prêt à rembourser, et ce, pour éviter des désaccords ou des litiges. Encore mieux, l’employeur devrait avoir en main une procédure de remboursement des frais prévoyant la question des coûts supplémentaires pour l’assurance, le cas échéant.

5.4 De quelle façon l’employeur peut-il s’assurer de la sécurité de l’information lorsque le salarié effectue du télétravail ?

La sécurité de l’information, des documents et des données informatiques constitue l’une des pierres angulaires relatives au travail effectué en télétravail. Il s’agit d’une question très sensible puisqu’elle concerne l’aspect de la conservation confidentielle des données, des documents, et des informations de l’entreprise. Il est évident que la personne en télétravail ne doit pas elle-même compromettre l’intégrité des données, des documents et des informations de l’entreprise. Le salarié doit également prendre les moyens nécessaires pour protéger les documents relatifs à son travail. Il doit faire de même avec l’information et les données de l’entreprise. Pour ce qui est des documents physiques, il doit s’assurer de les conserver dans une pièce ou un classeur barré. Si le salarié doit disposer des documents, il doit détruire ceux-ci à l’aide d’une déchiqueteuse ou, à défaut, rapporter au bureau les documents confidentiels à protéger ou à détruire.

Dans les faits, le salarié doit participer à cette conservation et il doit être très prudent dans l’utilisation des outils informatiques. Par exemple, il ne doit pas partager le mot de passe principal de ses appareils électroniques avec ses proches (ex: enfants, conjoint, etc.), il ne doit pas se servir de ses appareils pour aller sur des sites Internet réservés aux adultes, il ne doit pas se servir de son appareil de travail pour jouer à des jeux d’argent en ligne. De plus, il doit régulièrement changer son mot de passe.

Ainsi, pour les documents et les informations sous format électronique, il revient au salarié de s’assurer de ne pas compromettre de quelque façon que ce soit l’intégrité et la sécurité de ceux-ci à partir de sa résidence. Dans ces cas, il y a plusieurs éléments à considérer et qui devraient au minimum faire partie de la politique sur le télétravail ou d’une politique générale de l’employeur, soit les éléments en lien avec la procédure d’autorisation d’accès au réseau de l’entreprise, les conditions d’accès au réseau de l’employeur en utilisant un équipement informatique autre que celui ayant reçu l’approbation de l’employeur, la procédure pour l’utilisation et la modification des mots de passe, la question de la responsabilité de l’employé pour la préservation et la conservation de la sécurité et la confidentialité de l’ensemble des documents, des donnés, de l’information, etc.

La politique ou le protocole doit aussi prévoir la question des modalités pour assurer la confidentialité des conversations téléphoniques. Elle doit aussi prévoir les modalités pour l’entreposage sécuritaire des données confidentielles, la question de la disposition des documents imprimés contenant des données confidentielles, etc.

5.5 Le télétravailleur est-il concerné par la question de la protection des renseignements personnels ?

Il est bien établi que Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadre notamment la collecte, la détention et la communication de tout renseignement personnel, c’est-à-dire de tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Cette loi est aussi à l’effet que l’entreprise ayant recueilli les renseignements doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels, et vérifier que ceux-ci ne seront plus utilisés une fois que l’objet du dossier a été accompli. De plus, elle établit que les renseignements ne peuvent être communiqués à des tiers qu’à une fin pertinente, sous réserve des exceptions prévues expressément ou encore du consentement de la personne concernée dont on détient un renseignement personnel.

Dans les faits, celle-ci prévoit plusieurs dispositions qui pourraient concerner directement un télétravailleur de même qu’une tierce personne le côtoyant. En effet, le télétravail peut constituer une occasion pour que des tiers aient accès à de tels renseignements, tel que déjà mentionné dans le présent ouvrage, ce qui peut potentiellement engager la responsabilité de l’employeur. C’est pourquoi les mesures de protection et de précaution doivent être prises.

5.6 Qu’en est-il de la question de la santé et sécurité au travail lorsque le salarié fait du télétravail ?

Nous avons déjà abordé dans la section 1.9 du présent ouvrage la question des implications juridiques en lien avec certains aspects de l’application de la Loi sur la santé et la sécurité du travail. C’est pourquoi nous retournons le lecteur à cette section. Il y a un aspect important que nous avons mentionné, soit que les mêmes règles s’appliquent indépendamment de l’endroit où la prestation de travail du salarié est réalisée, et ce, même si l’aspect du télétravail n’apparaît pas clairement dans la loi. Ainsi, en cas d’accident de travail, le salarié a l’obligation de le déclarer immédiatement. Il revient aussi au salarié de participer avec l’employeur à l’identification et à l’élimination des risques d’accidents du travail et des maladies professionnelles sur les lieux de télétravail et de prendre les mesures nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique.

5.7 Que devrait contenir l’aide-mémoire en matière de santé et sécurité au travail pour la mise en place d’un bureau à domicile ?

L’on fait référence à la confection d’un aide-mémoire pour s’assurer que tous les outils, équipements, appareils, etc., liés à la sécurité d’un bureau à domicile, ont été vérifiés et validés. Il nous semble important que cet aide-mémoire fasse référence au fait que le bureau à domicile est approprié, c’est-à-dire qu’il offre un niveau de sécurité conforme aux mêmes exigences que celles qui prévalent en milieu de travail, que les outils et les équipements utilisés sont également conformes aux mêmes exigences que celles en vigueur au milieu de travail.

L’aide-mémoire doit également faire référence à la liste des personnes à rejoindre en cas de nécessité et d’urgence, à la liste des proches à rejoindre en cas d’urgence, au fait qu’un plan d’urgence est prévu, qu’une trousse de premiers soins est disponible, qu’un horaire périodique de communication est établi, vu que la plupart du temps le télétravailleur travaille seul, que les installations électriques sont conformes, que les systèmes d’éclairage et de ventilation sont conformes et qu’ils ne constituent pas un danger pour le télétravailleur

5.8 Est-ce qu’il doit y avoir une liste relevant les différentes politiques et procédures applicables en mode télétravail ?

De la même façon que nous recommandons qu’il y ait un aide-mémoire en matière de sécurité pour l’instauration d’un bureau à domicile, nous recommandons fortement que l’employeur adopte et exige l’utilisation d’une liste de contrôle des différentes politiques de l’employeur en matière de télétravail. En effet, l’employeur doit non seulement adopter les différentes politiques, ententes et procédures dont nous avons fait des recommandations d’adoption dans le présent ouvrage, mais il doit aussi les mettre en application. Pour ce faire, il nous semble essentiel que l’employeur désigne un responsable pour assurer le contrôle, l’application et le suivi des différentes politiques de l’entreprise en matière de télétravail. Il n’est pas suffisant que l’employeur adopte ces différents documents de travail sans les mettre réellement en application. Par mesure de précaution, et pour éviter qu’il entraîne sa propre responsabilité, l’employeur se doit d’être proactif. Cette liste de contrôle devrait notamment faire référence aux éléments suivants lorsqu’applicables, selon l’entreprise le cas échéant, soit:

• La politique concernant le télétravail et le télétravailleur;
• Le document concernant l’évaluation de la capacité du salarié à devenir un télétravailleur;
• Le document concernant l’autorisation par l’employeur pour qu’un salarié effectue du télétravail;
• Le document concernant l’évaluation de la mise en place du télétravail;
• Le document concernant l’évaluation du poste du télétravail;
• Le document concernant les questions ergonomiques du bureau à domicile;
• Le document concernant l’évaluation de la capacité de la personne qui agit à titre de télésuperviseur;
• L’entente des parties ou la politique concernant les heures de travail et le temps supplémentaire;
• Le protocole relatif aux communications pour le salarié en télétravail;
• Le cadre de référence concernant l’évaluation du rendement en télétravail;
• La politique concernant les questions d’éthique et de confidentialité des données;
• L’aide-mémoire en matière de sécurité en mode télétravail;
• La politique concernant la santé et la sécurité du salarié en télétravail.

Il est évident que plusieurs des documents, politiques, ententes, etc., dont il est fait mention dans le présent ouvrage, peuvent faire partie d’un seul et unique document, ou encore peuvent faire l’objet d’un regroupement pour éviter d’alourdir les procédés. Dans le présent ouvrage, nous avons étudié et analysé toutes les possibilités des éléments potentiellement applicables. Il revient aux gestionnaires, aux responsables des ressources humaines de chaque entreprise de faire la bonne sélection selon le type d’entreprise, les différents besoins, et il revient à ceux-ci de se faire accompagner par les bonnes personnes-ressources pour la rédaction de ces outils de travail. Il existe des spécialistes en cette matière et le lecteur peut consulter le «Carnet d’adresses» se trouvant à la fin du présent ouvrage pour des références.

5.9 Qu’est-ce qui arrive lorsqu’il y a impossibilité pour le salarié de fournir sa prestation de travail ?

Les mêmes règles s’appliquent en télétravail qu’en entreprise lorsqu’il y a impossibilité pour le salarié de fournir sa prestation de travail. Celui-ci doit donc aviser au préalable son supérieur qu’il lui est impossible de fournir sa prestation de travail. Il doit de plus informer son supérieur des motifs de son absence et de la durée de celle-ci. Au surplus, et au besoin selon la situation, il doit fournir un billet médical indiquant le diagnostic et la durée prévue de l’arrêt de travail.

De même, s’il doit s’absenter pour un motif personnel ou pour une raison familiale, Il doit en informer l’employeur et/ ou obtenir l’autorisation au préalable selon les circonstances.

5.10 Doit-il y avoir dans tous les cas un protocole d’entente écrit et que doit-il contenir ?

Tel que déjà mentionné, contrairement à d’autres endroits dans le monde, au Québec le télétravail n’est prévu directement dans aucune législation. Il faut donc s’en remettre aux lois générales du travail. Au surplus, en milieu syndiqué il est plutôt rare que les conventions collectives fassent référence à des dispositions relatives au télétravail. Évidemment, avec l’avènement des circonstances liées à la pandémie de la COVID-19, les choses risquent de changer rapidement, voire peut-être radicalement.

Le télétravailleur, l’employeur et le syndicat ont tout intérêt à ce que les règles soient claires pour chacun des intervenants. Il faut donc s’attendre à ce que, dans un avenir très rapproché, les choses évoluent en ce qui concerne les ententes, les protocoles, les politiques en lien avec les droits et obligations des parties pour le télétravail. Pour le syndicat, il est un peu contre nature que l’employeur puisse négocier directement les conditions du télétravail. C’est normal puisque le syndicat recherche l’application des mêmes conditions de travail pour tous les salariés assujettis à l’accréditation et à la convention collective. En effet, il est bien établi en matière de négociation collective que l’employeur ne peut négocier directement des matières relatives à l’application des conditions de travail avec un salarié. Dans les faits, en dehors de ce cas particulier, il doit y avoir un protocole d’entente écrit, ou encore mieux, une politique intégrale en lien avec tous les éléments mentionnés dans le présent ouvrage. Pour le contenu de la politique, ou de la procédure concernant le télétravail, nous référons le lecteur à la section 6 du présent ouvrage.

5.11 Comment se fait l’évaluation du régime de télétravail et quels pourraient être les critères d’évaluation ?

En dehors des situations d’urgence ou incontrôlables, telle une pandémie, le télétravail devrait être offert sur une base volontaire, par petit échantillonnage, et à titre d’essai pour une période déterminée, à tout le moins dans le but d’implanter au début ce mode de travail. La politique de l’employeur doit prévoir clairement les critères qui seront utilisés pour évaluer l’application et le suivi du régime de télétravail. En effet, le télétravailleur, le syndicat et toutes les personnes concernées dans l’entreprise doivent comprendre le mécanisme et les critères d’évaluation. Il est recommandé d’inclure le régime d’évaluation dans la politique concernant le télétravail. Les critères d’évaluation peuvent être, entre autres, les suivants, soit:

• La capacité de respecter les échéances;
• La rapidité de retour des appels, des courriels, etc.;
• La capacité de résoudre les problèmes par soi-même;
• La capacité de planifier le travail et les horaires de travail;
• La productivité du télétravailleur;
• La productivité de l’équipe de travail;
• La progression de l’avancement des travaux;
• La capacité de maintenir les réunions d’équipe et d’y assister;
• Les effets et les conséquences pour le personnel qui demeure au bureau;
• Les effets et les conséquences pour le télétravailleur;
• La capacité de maintenir la qualité du service à la clientèle, même à distance;
• La capacité de pouvoir répondre rapidement aux imprévus.