Diverses composantes du contrat de travail

1. Quelles devraient être les clauses particulières du contrat de travail et devraient-elles être couchées par écrit ?
2. Pourquoi inclure une définition des fonctions, rôles et responsabilités ?
3. Pourquoi est-il préférable de fixer une durée au contrat de travail ?
4. Quelles sont les composantes d’une clause de rémunération et des autres avantages ?
5. Quelles sont les composantes nécessaires concernant l’horaire et le lieu d’exécution du travail ?
6. Quelles sont les composantes nécessaires concernant les vacances et les autres congés ?

6.1 Quelles devraient être les clauses particulières du contrat de travail et devraient-elles être couchées par écrit ?

Il n’est pas nécessaire qu’un contrat de travail soit expressément fait et conclu par écrit. Toutefois, il est clairement préférable qu’il y ait un contrat de travail écrit puisque cela permet d’éviter bien souvent des problèmes, des litiges, et entre autres, des maux de tête. En décrivant les modalités de la relation employeur-employé, chaque partie connait ainsi bien ses obligations, son rôle, et ses responsabilités dans l’entreprise. Plusieurs catégories de clauses sont essentielles à intégrer dans un contrat de travail, soit par exemple, la définition des rôles et des responsabilités, la fonction, la durée du contrat de travail, la rémunération et autres avantages, ainsi que l’horaire de travail du salarié, etc. Selon les besoins de l’entreprise et les particularités de l’emploi, il peut être également préférable d’inclure certaines clauses restrictives, notamment une clause de confidentialité ou une clause de non-concurrence.

6.2 Pourquoi inclure une définition des fonctions, rôles et responsabilités ?

En inscrivant le plus fidèlement possible les fonctions, rôles et responsabilités qui seront réellement exécutés dans les faits par le salarié, il est possible pour l’employeur de s’éviter des problèmes supplémentaires. Il est également préférable d’ajouter une précision plus large, soit une clause concernant l’accomplissement de toutes autres tâches connexes à celles décrites de façon plus spécifique. De cette façon, si le salarié se voit requis d’exécuter une tâche qui ne se retrouve pas expressément dans la définition de ses fonctions, il ne pourra pas refuser de le faire si cette tâche demeure reliée à l’exécution de ses fonctions. Cette section devra être adaptée en fonction notamment du poste occupé par la personne embauchée. Dans certains cas, une description sommaire des principales tâches devrait être incluse, et il devrait y avoir une détermination de l’objet et de la nature de la prestation attendue.

Une tâche non inscrite dans la définition des fonctions, tâches et responsabilités n’est pas nécessairement interdite et un employeur est en droit d’assigner une tâche supplémentaire au salarié en respectant certaines conditions, soit :

• La tâche doit être connexe à la fonction et à l’entreprise;
• La tâche doit être raisonnable pour le salarié;
• La tâche doit s’inscrire dans le prolongement des tâches pour lesquelles le salarié a été expressément engagé.

Il est important de souligner que la présence d’une définition des fonctions dans un contrat de travail ne limite pas la possibilité pour l’employeur de procéder à des réorganisations ou à des modifications de celles-ci.

6.3 Pourquoi est-il préférable de fixer une durée au contrat de travail ?

Tel qu’expliqué dans le présent ouvrage, le contrat de travail peut être à durée déterminée ou indéterminée. Il peut être important dans certaines circonstances ou encore il peut être approprié de fixer le terme dès le départ. Or, pour qu’un contrat de travail soit à durée déterminée, celui-ci doit avoir fait l’objet d’une entente spécifique entre les parties, par l’inclusion d’un terme ou d’une condition résolutoire dans le contrat de travail. Un terme extinctif peut constituer soit une date d’échéance (exemple 1) ou l’arrivée d’un événement futur et certain (exemple 2), alors qu’une condition résolutoire constitue l’arrivée d’un événement incertain (exemple 3).

Or, pour que le contrat soit considéré véritablement à titre de contrat à durée déterminée, les conditions ne doivent pas dépendre uniquement de la discrétion d’une ou des parties. En pareil cas, les tribunaux ont jugé que le contrat n’était pas à durée déterminée, mais bien à durée indéterminée.

Similairement, même en présence d’une date d’échéance, l’inclusion d’une clause prévoyant que les parties peuvent mettre fin au contrat moyennant un préavis raisonnable modifie la durée déterminée du contrat en durée indéterminée. En effet, un contrat à durée déterminée doit être normalement impossible à terminer avant l’arrivée du terme sans cause juste et suffisante. Une condition ou une clause ouvrant la possibilité de résiliation unilatérale par une partie fait ainsi perdre le caractère de durée déterminée du contrat.

6.4 Quelles sont les composantes d’une clause de rémunération et des autres avantages ?

En matière de rémunération, il est important d’être très précis tant par rapport à la rémunération qu’aux autres avantages auxquels le salarié aura droit à titre de salaire, aux fins d’éviter toutes surprises, plus particulièrement pour le cas du salarié qui reçoit, par exemple, des commissions. Le contrat de travail devrait prévoir si la rémunération du salarié se fait sur une base horaire, sur une base hebdomadaire, sur une base annuelle, avec un salaire de base et des commissions, uniquement à commission, sur la base du rendement, au pourboire, sur une base forfaitaire ou autres. Les primes ou des bonis au rendement devraient également être mentionnés. Le mode de versement de cette rémunération (chèque, dépôt direct, en espèces dans une enveloppe scellée) ainsi que la fréquence de paiements (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle) devrait être prévue dans cette section.

Les autres avantages peuvent être multiples, soit l’utilisation d’une automobile, un logement fourni par l’employeur, un téléphone cellulaire, le stationnement pour un véhicule, les repas, les frais de déplacement, les frais de déménagement et autres. Toutes ces modalités doivent faire l’objet d’une rédaction claire pour éviter surprise et déception. Il est important de noter qu’en vertu de la Loi sur les normes du travail, ces autres avantages ne peuvent être inclus dans le calcul du salaire minimum. L’utilisation des biens de la compagnie peut également constituer une rémunération.

Voici trois exemples de clauses concernant la rémunération et les autres avantages pour le salarié :

6.5 Quelles sont les composantes nécessaires concernant l’horaire et le lieu d’exécution du travail ?

Pour l’horaire de travail, afin d’éviter toute confusion, il est pertinent d’inclure dans le contrat de travail un horaire de travail y incluant le nombre d’heures de travail par semaine que le salarié doit effectuer ainsi que les heures prévues pour la journée de travail. Il devrait comprendre les périodes de début et de fin de quarts de travail et devrait également prévoir si l’horaire du salarié est variable, si celui-ci est rémunéré pour les heures supplémentaires, si elles sont obligatoires ou non, quel est le temps prévu pour les périodes de repas et les pauses, le cas échéant, etc.

Quant au lieu d’exécution du travail, il est de mise de l’indiquer lorsque l’employeur a plusieurs places d’affaires rapprochées. Cette clause est également pertinente lorsque le salarié doit couvrir un certain territoire dans le cadre de son travail, comme un représentant sur la route ou un journaliste d’un hebdomadaire régional. Il est aussi prudent de spécifier que les déplacements effectués pendant les quarts de travail sont rémunérés.

6.6 Quelles sont les composantes nécessaires concernant les vacances et les autres congés ?

En ce qui concerne les vacances, le contrat de travail doit prévoir le nombre de jours ou de semaines de vacances auxquelles le salarié a droit. À cet effet, il est préférable d’inclure et de prévoir, le cas échéant, l’année de référence pour le calcul des vacances. À défaut d’être fixée dans le contrat de travail, la période de référence est celle fixée par la Loi sur les normes du travail, soit du 1^er mai de l’année précédente au 30 avril de l’année en cours. Règle générale, l’employé doit prendre ses semaines de congé durant l’année en cours, mais le contrat pourrait également prévoir autrement. La clause peut également prévoir les modalités pour le choix des dates de vacances et les conditions pour avoir droit à celles-ci. Dans tous les cas, c’est l’employeur qui détermine la période de prise des vacances selon les besoins de l’entreprise.

Quant aux congés de maladie, la clause devrait indiquer le nombre de congés que l’employé est autorisé à prendre par année. De même, la clause devrait prévoir les modalités de la prise de ceux-ci, par appel téléphonique ou par transmission d’un courriel avant la prise, ou encore, le cas échéant, la remise d’un certificat médical après un certain nombre de jours, contenant notamment le diagnostic, etc.

La liste des jours fériés, chômés et payés, peut aussi être incluse dans cette clause en prenant soin de respecter les obligations minimales de la Loi sur les normes du travail à cet égard, laquelle prévoit que les jours suivants sont des jours fériés et chômés :

• Le 1^er janvier;
• Le Vendredi saint ou le lundi de Pâques, au choix de l’employeur;
• Le lundi qui précède le 25 mai;
• Le 1^er juillet ou, si cette date tombe un dimanche, le 2 juillet;
• Le 1^er lundi de septembre;
• Le deuxième lundi d’octobre;
• Le 25 décembre.