La rentrée automnale est une période qui rime avec la fin de l’été, le début des chandails de laine et le retour en force (on l’espère) de tous les membres de l’équipe après de belles vacances estivales bien méritées. Afin de vous y préparer, nous vous proposons quelques trucs et astuces pour accompagner les gestionnaires à entamer cette période de l’année qui correspond souvent avec une reprise des activités à un rythme un peu plus régulier.
Le schéma suivant est un outil simple et efficace à proposer aux gestionnaires de votre organisation pour assurer le soutien des équipes lors de la « rentrée automnale ». Il s’agit d’un processus simple en trois étapes, qui débute par la planification efficace de la reprise des projets. S’en suit un accueil officiel, mais chaleureux, des membres de l’équipe. Et finalement d’une évaluation de l’efficacité de la reprise des activités et de la réalisation des objectifs.
Planification
Les gestionnaires ont la responsabilité de dresser la liste des projets en cours et à venir, pour s’assurer que les objectifs, ralentis ou arrêtés durant la période estivale, soient atteints.
À cette étape, il est nécessaire d’entamer la réflexion qui permettra la coordination des actions des membres d’une équipe pour optimiser les ressources disponibles et anticiper les risques et les obstacles pouvant se présenter dans la réalisation des objectifs découlant du plan annuel d’actions de l’organisation.
La planification aide également à établir les priorités en définissant les tâches les plus importantes et les plus urgentes à mettre en place. Cela permet de concentrer les efforts sur les activités à forte incidence, à valeur ajoutée et ainsi d’éviter de s’éparpiller sur des tâches moins essentielles. Une planification bien réalisée donnera le sentiment aux équipes qu’ils peuvent vite se remettre en selle et obtenir le soutien nécessaire en cas de besoin.
Accueil
Dans un deuxièmement temps, il est primordial de prévoir un accueil chaleureux et décontracté. Cela contribuera à instaurer une ambiance positive au sein de l’organisation et favorisera une reprise productive du travail. Pour favoriser la motivation et la mobilisation des membres de l’équipe, voici quelques trucs à mettre en place:
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Rencontre individuelle de bienvenue
Prévoir des rencontres individuelles avec chaque membre de l’équipe. Informez-les des changements survenus durant leur absence, de l’évolution des projets et des éléments qui les touchent personnellement.
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Repas en équipe
L’organisation d’un repas d’équipe, qu’il s’agisse d’un déjeuner collectif, un dîner d’équipe ou un 5 à 7, contribuera à favoriser la cohésion entre les employés. Cela permettra aux gestionnaires d’encourager les employés à partager leurs expériences de vacances, en créant un petit jeu, en suggérant un tour de table ou simplement en laissant libre cours aux discussions. Cela renforcera les liens entre collègues et facilitera la transition vers le travail.
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Soutien et bienveillance
Ce n’est pas facile de laisser nos sandales pour revenir au bureau. Rappelez aux gestionnaires de votre organisation d’être indulgents et compréhensifs quant à la reprise du rythme de leurs équipes. Certaines personnes peuvent avoir du mal à retrouver leur rythme de travail après une pause prolongée. Il suffit d’être à l’écoute de leurs préoccupations et d’offrir le soutien nécessaire pour les aider à s’adapter.
Évaluation
Généralement, un mois après la reprise normale des activités et une fois que le rythme de croisière est revenu, il est maintenant l’heure d’évaluer si ce rythme a adopté est la vitesse souhaitée et de s’assurer que les projets avancent rondement vers l’atteinte des objectifs.
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Rencontre de suivi
Tout d’abord, effectuer des rencontres de suivi permettra de valider la motivation et la mobilisation des membres de l’équipe. Il faut en profiter pour offrir du soutien dans l’avancement des projets et en analyser l’évolution. Cela vous permettra d’apporter les correctifs nécessaires tant avec votre équipe que dans les projets en cours.
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Faire participer les parties prenantes
Un processus d’évaluation offre l’occasion de faire participer les parties prenantes concernées par les projets de l’organisation ainsi que par les objectifs. N’hésitez pas à questionner les employés, les clients, les fournisseurs, les partenaires. Leur participation permet de recueillir leurs commentaires, leurs suggestions et leurs perspectives, ce qui contribue à une évaluation plus globale et à une prise de décision plus inclusive. Vous serez alors en mesure d’améliorer votre planification l’automne prochain!
Allez! Accueillons l’automne!
La planification du retour des vacances estivales en milieu de travail revêt une grande importance pour assurer une transition harmonieuse et productive pour les employés. En préparant l’environnement de travail, en communiquant efficacement, en favorisant l’échange et la communication, et en offrant un soutien adéquat, les gestionnaires peuvent créer un climat d’accueil positif et motivant pour faire face aux journées grises qui couveront le ciel plus tôt qu’on ne le souhaite.