Productivité. Un mot souvent perçu comme vilain, associé à l’idée de « presser le citron » et suscitant parfois des craintes parmi le personnel. Une perception à déconstruire, selon Vincent Laverdière, CRHA, président et consultant Gestion stratégique d’AXXIO. Car une véritable productivité s’appuie plutôt sur l’optimisation des pratiques, et certainement pas sur une philosophie d’acharnement au travail qui pousse les équipes à la surcharge et à l’épuisement. De bonnes pratiques RH permettent de réussir!
En 2014, Québec Emploi faisait paraître les résultats d’une enquête réalisée en collaboration avec le professeur Benoit Dostie, de HEC Montréal, qui révélait que les organisations adoptant de bonnes pratiques RH, notamment en ce qui concerne les processus RH ou les pratiques de reconnaissance, avaient une productivité jusqu’à trois fois supérieure. Pour Vincent Laverdière, cela démontre clairement le lien étroit entre les pratiques RH efficaces et la performance globale d’une entreprise.
Démystifier pour mieux comprendre
Si les pratiques de votre entreprise donnent l’impression que votre quête de productivité n’est qu’un moyen d’enrichir les dirigeants, il y a anguille sous roche. La productivité n’est pas envisagée ainsi au sein des entreprises se mettant au diapason des tendances actuelles et se souciant des conditions de travail qu’elles proposent. La productivité est une « création de valeur bénéfique à tous les échelons de l’organisation », définit Vincent Laverdière.
Et pour changer les perceptions négatives au sujet des objectifs de productivité à atteindre, il faut ouvrir la conversation à ce sujet. Autrement dit, il est recommandé d’affiner collectivement les grands principes d’une « productivité au service de l’efficacité et du travail bien fait ».
Une approche essentielle pour y parvenir est d’inclure le personnel dans la réflexion globale sur le rendement attendu, et plus concrètement sur les moyens d’améliorer la productivité. Pour Vincent Laverdière, « les équipes RH sont bien positionnées pour démocratiser la discussion sur la productivité, en faisant participer le personnel dès le début et en jouant un rôle médiateur pour favoriser une collaboration continue entre les gestionnaires et le personnel ».
Agir pour améliorer
De l’avis du consultant en gestion stratégique, pour piloter l’amélioration de la productivité, quatre conditions gagnantes doivent être présentes :
- Maintenir les bonnes pratiques RH déjà en place.
- Déterminer et mettre en œuvre des axes d’amélioration, comme l’optimisation des réunions, l’amélioration des méthodes de travail et des processus ainsi que l’automatisation des tâches.
- Utiliser les technologies offertes, comme l’intelligence artificielle, pour augmenter l’efficacité.
- Encourager l’engagement de tous les échelons de l’organisation dans ces initiatives.
L’amélioration des méthodes de travail et des processus commence par une détermination des processus clés, qu’il y a lieu de cartographier en équipe, avant d’analyser et d’optimiser ces processus pour éliminer les inefficacités.
« On se demandera quel chemin précis empruntent nos processus. Qui fait quoi et quand? Comment? Quelles sont les différentes étapes? Qu’est-ce qui peut être amélioré dans ce cheminement? Y a-t-il des tâches à valeur ajoutée à valoriser? Y a-t-il de la répétition, des doublons? Des pertes? Des retards sont-ils causés par des procédures qui pourraient être facilement modifiées? »
L’automatisation est très souvent l’une des pistes de solution, sans se priver des compétences humaines en parallèle. Un exemple simple? « Encore aujourd’hui, dans de nombreuses organisations, la prise de rendez-vous est laborieuse. En implantant l’usage d’outils comme des calendriers virtuels partagés, on peut améliorer facilement ce processus. »
Ce ne sont que quelques exemples parmi d’autres, précise Vincent Laverdière qui propose également « d’intégrer l’intelligence artificielle à plusieurs aspects des activités. Dans les plus grosses entreprises du secteur manufacturier, on pourra aller jusqu’à investir dans la robotisation de la production pour les tâches les plus répétitives. »
Mesurer pour évaluer
Après avoir amélioré des aspects de la productivité, un processus d’évaluation s’impose, certes pour s’assurer des progrès réels, mais surtout pour continuer à les améliorer. Vincent Laverdière a une méthode simple : calculer le taux de productivité en divisant les bénéfices d’exploitation par les heures travaillées, en excluant les revenus extraordinaires. Les organisations qui ont recours à des travailleuses ou travailleurs autonomes, à des services externes de consultation ou à la sous-traitance, ne doivent alors pas oublier de comptabiliser aussi les heures que ces ressources consacrent à leurs projets.
Et, fait important, le conseiller RH invite les entreprises à se comparer à elles-mêmes, avec leurs propres performances passées ou les données dont elles disposent au sujet du marché de proximité, plutôt que d’adosser leurs performances à celles que dévoilent des statistiques nationales. Les méthodes de calcul peuvent beaucoup différer entre ces deux types d’échantillons.
« Une fois cette évaluation faite, l’équipe RH approchera la haute direction pour lui présenter les résultats, amorcer une discussion et susciter des actions continues », conclut Vincent Laverdière.
Ainsi, les bonnes pratiques RH peuvent jouer un rôle de premier plan dans l’amélioration de la productivité. Les CRHA y jouent pleinement leur rôle de courroie de transmission entre la direction et le personnel, favorisant à la fois l’engagement organisationnel et l’inclusion de tout le monde, tout en proposant des axes concrets d’amélioration et en prodiguant des conseils pratiques pour passer à l’action.
