À vitesse « grand V », la pandémie de COVID-19 a bouleversé nos façons de travailler. En mode urgence, la majorité des organisations ont entrepris diverses mesures afin de réagir rapidement à l’impensable. Non seulement elles ont adapté leurs processus opérationnels, mais elles en ont développé et intégré de nouveaux dans le but de traverser la crise. Tout s’est fait dans l’urgence, donc pas toujours de façon réfléchie. Après plus de six mois de mouvance, ne serait-il pas temps pour les employeurs de prendre un moment de recul et de revoir les mesures instaurées? Lesquelles de ces mesures ont propulsé l’autonomie des travailleurs, alors que d’autres n’ont pas produit les résultats escomptés?
La plupart des gens comprennent le concept du post mortem, c’est-à-dire une analyse a posteriori afin de déterminer les raisons d'un succès ou les causes d'un échec. Un post mortem permet de tirer les leçons de ce qui n’a pas bien fonctionné, mais aussi de repérer les recettes des succès qui pourront être réutilisées lors de projets à venir. Dans le cadre d’une politique d’amélioration continue, le post mortem est une activité clé qui se fait en groupe afin d’avoir des perspectives différentes.
Il existe une autre activité phare en amélioration continue. Elle est beaucoup moins utilisée, mais tout aussi pertinente. En temps de crise, ou lors de la réalisation de projet s’échelonnant sur une longue période, le pré mortem se veut un outil efficace pour réfléchir au projet ou à la situation pendant qu’elle se déroule. Ainsi, le pré mortem permet ainsi d’anticiper plutôt que de constater. Il se veut une réflexion, un pas de recul face à la situation dans laquelle on se trouve, ici et maintenant. Comme cette activité a lieu en cours de crise ou du projet, elle permet que la situation soit améliorée plutôt qu'analysée. Cela permet de repérer les points faibles, d’encourager les efforts et de mobiliser les équipes, mais également de faire un bilan objectif afin de déterminer ce qui doit être maintenu et ce qui doit être révisé.
Il existe plusieurs méthodes pour réaliser une activité pré mortem. L’outil le plus simple est sans aucun doute la méthode KISS (Keep, Improve, Strat, Stop)[1]. Cette approche préconise un travail de réflexion à faire en groupe. La réflexion et les interrogations qu’elle suscite sont très opérationnelles permettant de lever le voile sur les différents points de vue et définir des pistes d’amélioration. Solliciter votre équipe dans l’analyse de la situation va non seulement la mobiliser, mais vous offrir une autre perspective. Les suggestions émises sont précieuses pour la performance et le bien-être du groupe. La méthode KISS mène à une réflexion sur les quatre aspects suivants :
- Keep (conserver) : que devrions-nous continuer de faire? Dans tout ce que l’on faisait déjà avant la pandémie, que doit-on conserver tel quel? Quels sont ces précieux acquis à conserver?
- Improve (améliorer) : que faisons-nous de bien, mais qui doit être amélioré ou renforcé?
- Stop (arrêter) : que devrions-nous cesser de faire? Il s’agit de définir les zones contre-productives, ce qui n’ajoute pas de valeur ou ce qui a impact très négatif sur l’équipe.
- Start (commencer) : que devrions-nous entreprendre? Il s’agit d’apporter de nouvelles perspectives et d’adopter de nouvelles approches face aux différentes problématiques rencontrées.
À la fin de la démarche, vous aurez effectué une vigie de tous les éléments qui peuvent avoir de l’impact sur l’organisation. Vous aurez réalisé une analyse complète de vos forces et de vos faiblesses, et vous connaîtrez les opportunités et les menaces. Vous aurez en main une sélection d’idées concrètes. Enfin, avec vos employés, vous aurez choisi quoi conserver, améliorer, arrêter ou commencer afin d’établir vos nouvelles normes de performance. Bravo l’implication, la motivation et la mobilisation!
Le rôle des professionnels en RH
Les professionnels en RH ont une sensibilité à toutes les variables liées à la motivation des employés et à la mobilisation des équipes. En ce sens, ils jouent un rôle essentiel lors de la réalisation d’activités pré ou post mortem. Leur engagement permet de réfléchir à l’amélioration et à l’optimisation des processus du point de vue humain.
Les avantages pour le gestionnaire à se faire accompagner par un professionnel RH (interne ou externe)
Les professionnels en RH, en tant que participants ou animateurs d’activités pré ou post mortem, auront la sensibilité nécessaire pour prendre rapidement le pouls du climat de travail et des participants; ils peuvent propulser ce type d’activité à un degré favorisant la mobilisation. De plus, plusieurs mesures mises en place en temps de pandémie impactent directement les employés; les professionnels en RH possèdent une expertise concrète pour améliorer, développer et formaliser les politiques touchant ces aspects. Par exemple, le télétravail « forcé » qui a été instauré à toute vitesse devrait maintenant être encadré.
Conclusion
Au cours des derniers mois, nous avons observé toute la créativité déployée par les entreprises pour s’adapter tant bien que mal à la pandémie de COVID-19. Devant l’urgence de la situation, faute de temps, les mesures mises de l’avant l’ont souvent été sans réflexion de fond. Il faut maintenant tirer profit de nos succès et tirer les leçons des éléments plus négatifs. En réalisant une analyse de la situation d’un point de vue opérationnel, mais en considérant tous les impacts sur l’humain, cela permettra d’anticiper plus positivement les mois à venir.
Pour aller plus loin, l’auteur suggère
- https://www.processexcellencenetwork.com/business-process-management-bpm/articles/pre mortem-analysis-anticipating-pitfalls-to-incre
- https://www.modernanalyst.com/Resources/Articles/tabid/115/ID/3087/Premortem-One-of-the-most-powerful-tools-for-business-analysts.aspx
À propos de l'auteure
Marie-Claude Morin, CRHA, associée chez ALTERNATIVE RH, accompagne et soutient les entreprises depuis plus de 25 ans. ALTERNATIVE RH exerce un rôle-conseil notamment en stratégie, en optimisation des processus, en coaching et en développement RH, en plus d’offrir des formations sur tous les aspects de la gestion. On peut la joindre par courriel à marie-claude.morin@alternativerh.com ou par téléphone au 438.300.2340. Pour en savoir plus, visitez www.alternativerh.com .
Méthode dérivée de la méthode SKS (Stop, Keep Doing and Stop) élaborée par Phil Daniels, professeur en psychologie à la Brigham Young University
