Lorsqu’une épidémie franchit les frontières d’un pays pour s’étendre à l’ensemble d’un continent, voire de la planète, elle devient une pandémie1. Les épidémies et les pandémies ne sont pas si rares, même pour des pays industrialisés. Que l’on soit touché de près ou de loin, la succession d’épidémies et de pandémies survenues au cours de la dernière décennie dans différentes régions du monde devrait rappeler aux entreprises l’importance de mettre en place et de tenir à jour un plan de continuité des opérations (PCO) en cas d’épidémie/pandémie (PCOEP). Le PCO global aborde l’ensemble des risques de perturbation des opérations d’une entreprise. Le volet « épidémie/pandémie » d’un PCO (ici appelé PCOEP) se concentrera quant à lui sur les risques et actions spécifiques en cas de propagation d’une maladie infectieuse.
Des questions de nature « RH » au cœur de la crise!
Alors que certaines crises ont un impact sur les ressources matérielles, technologiques ou financières des entreprises, la crise de type épidémique ou pandémique affecte directement et majoritairement l’humain.
Certaines questions ont été mentionnées en introduction, mais voici quelques autres exemples de questions de nature « RH » qui risquent de se poser en cas d’épidémie ou de pandémie :
- Comment devrait-on traiter l’absence d’un employé qui n’est pas malade mais dont un proche est atteint ou qui doit s’absenter pour prendre soin de son enfant dont l’école est fermée?
- Si un employé s’absente du travail uniquement par crainte, comment doit-on réagir?
- La politique de télétravail est-elle à jour? Les infrastructures et les procédures en place permettent-elles de déployer le télétravail à grande échelle?
- Une stratégie est-elle en place pour avoir recours à une main-d’œuvre temporaire? La convention collective peut-elle contraindre un tel recours?
- Une formation doit-elle être planifiée pour s’assurer que toutes les fonctions critiques aient un remplaçant?
- Doit-on restreindre les voyages d’affaires?
- Un vaccin est-il disponible? Si oui, l’entreprise peut-elle offrir la vaccination sur les lieux du travail?
De par la nature de leurs fonctions, les CRHA et les CRIA jouent un rôle important et ils constituent souvent la pierre angulaire d’un plan d’action en lien avec la propagation d’une épidémie ou d’une pandémie au sein d’une entreprise. L’entreprise attendra d’eux qu’ils anticipent les questions relatives aux ressources humaines et qu’ils proposent des solutions adaptées pour chacune d’elles. Les employés voudront quant à eux avoir l’assurance que l’entreprise est prête à faire face à la crise et qu’elle continuera de leur offrir un milieu de travail sain et sécuritaire, tout en respectant leurs droits et en les soutenant.
Principales étapes pour mettre en place un PCOEP
Les réalités sont différentes d’une entreprise à l’autre, ce qui amène chaque organisation à se doter de son propre PCOEP. La première étape consiste à mettre en place un comité multidisciplinaire qui prendra en charge la conception de ce plan. Selon la structure organisationnelle, ce comité pourrait regrouper des représentants de divers services : ressources humaines, santé et sécurité, communications-marketing, opérations ou production, ventes, finances, etc. Une personne sera chargée de diriger le groupe et les plans qui seront établis devront généralement être approuvés par la haute direction. Ce comité veillera entre autres à :
- identifier les tâches, les matières premières, les processus et les fonctions qui sont critiques pour maintenir le bon déroulement des opérations;
- identifier les risques et les mesures d’urgence applicables à chacun des éléments critiques;
- prévoir des plans d’intervention pour chacun des risques (ex. : formation d’une deuxième ressource, identification d’un second fournisseur, identification d’un sous-traitant, achat d’équipement, etc.);
- effectuer une vigie de l’évolution et des risques de transmission qui sont propres à la situation;
- identifier les ressources qui pourront être mises à la disposition des employés pour contrer les risques ou venir en aide aux employés touchés (ex. : équipements de protection individuels, articles d’hygiène, services professionnels, etc.);
- revoir les politiques et procédures qui concernent le plan d’action (absence pour maladie, SST, télétravail, etc.); au besoin, concevoir de nouvelles politiques et procédures;
- établir des points de contact avec chacun des clients et des fournisseurs qui risquent d’être touchés par la crise; la localisation géographique de ces derniers et la nature de leurs opérations influencera le niveau de risque à prendre en compte pour chacun d’entre eux;
- établir des plans de communication interne et externe qui tiendront compte des risques encourus et des différents niveaux d’alerte;
- documenter et communiquer le PCOEP.
La conception d’un premier PCOEP requiert un effort significatif. Une fois qu’il est établi, il suffit de revoir le plan régulièrement pour le tenir à jour et l’adapter en fonction des nouveaux risques qui surviennent. À titre d’exemple, le virus Ebola ne se transmet pas de la même manière qu’un virus de type A(H1N1), ce qui a un impact sur les mesures de prévention à mettre en place, les communications aux employés et la détermination des populations à risque.
Suivre et évaluer les niveaux de risque d’une organisation
Toutes les régions du monde ne sont pas touchées simultanément par une flambée épidémique ou par une pandémie. L’Organisation mondiale de la Santé effectue une vigie constante des maladies à tendance épidémique en cours sur l’ensemble de la planète. Elle a mis en place un système appelé « GAR » (Préparation et riposte aux situations d'urgence) qui rend disponible toute l’information sur les maladies infectieuses suivies par l’OMS. Lorsque l’OMS lance une alerte d’épidémie ou de pandémie qui touche le Canada, l’Agence de la santé publique du Canada et le ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec mettent en place des plans d’action et des recommandations propres aux Canadiens. Ces trois organismes constituent une référence fiable pour déterminer le niveau de risque propre à une entreprise en cas d’épidémie ou de pandémie.
Les entreprises qui sont situées dans la zone touchée par le virus se retrouveront immédiatement en niveau d’alerte élevée, voire critique. Des entreprises situées à l’extérieur de la zone à risque peuvent toutefois également être touchées. Pensons entre autres aux entreprises dont certains employés voyagent à l’étranger ou à celles qui s’approvisionnent ou exportent dans les zones à risque. Le niveau de risque est donc propre à chaque entreprise, puisqu’il sera déterminé par son contexte (nature des opérations, localisation, marché, chaine d’approvisionnement) et par les caractéristiques propres au virus en cause (origine, mode de transmission, etc.).
Mettre en place pro activement un PCOEP : une formule gagnante
La mise en place d’un plan de continuité des opérations en cas d’épidémie/pandémie constitue sans aucun doute une bonne pratique de gestion. Les CRHA et CRIA peuvent avoir une influence très importante au sein des organisations en soutenant cette pratique de façon proactive. Une fois implanté, le plan doit absolument être maintenu à jour, particulièrement lorsque l’OMS annonce un nouveau risque d’épidémie ou de pandémie. Il est important d’effectuer une vigie périodique des épidémies et pandémies en cours sur la planète. Il sera certainement plus facile d’adapter un plan déjà existant en cas de crise que d’en bâtir un de A à Z lorsque survient un nouveau risque de cette nature.
À propos de l’auteure
Basée sur la Rive-Sud (près de Montréal), Marie-Hélène Robert, CRIA, possède quinze ans d’expérience à titre de professionnelle de la gestion des ressources humaines dans le domaine manufacturier ainsi que ceux du commerce de détail et des services professionnels. Elle effectue des mandats spécialisés et du support généraliste auprès des petites et moyennes entreprises. On peut la joindre par téléphone [514 703-6254], via LinkedIn
Références et lien pratiques
1Pandémie : Définition selon le Dictionnaire Français Larousse / Définition selon l’OMS
Organisation mondiale de la Santé (GAR)
Agence de la santé publique du canada
Institut national de santé publique du Québec
Ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec
Centre canadien d’hygiène et de santé au travail :
- Planification en cas de pandémie
- Guide pour la mise en place d’un plan de continuité des opérations (maladies infectieuses)
