Quel est votre indice de maturité numérique RH?

Quand on parle de transformation numérique en entreprise, qu’est-ce qui vous vient en tête? D’emblée, la plupart des gens répondront l’optimisation des processus de production, de chaînes d’approvisionnement ou de ventes en ligne. Or, depuis quelques années, et surtout à la suite de la crise sanitaire et des nouveaux enjeux qu’elle a fait ressortir, les RH emboîtent le pas vers la transition numérique.

C’est une excellente nouvelle, non seulement pour la fonction RH, mais aussi pour les entreprises. Un service RH numériquement à la traîne risque de se retrouver en distorsion avec le reste de l’organisation qui est déjà en transformation numérique. Autrement dit, un service RH à faible maturité numérique pourrait ralentir la croissance d’une entreprise.

Pour certaines organisations, l'évolution numérique RH peut certes représenter un effort considérable. Il faut cependant voir à long terme. Plus une fonction RH acquiert de la maturité numérique, mieux elle peut se concentrer sur le cœur de son travail.

Savez-vous quel est votre indice de maturité numérique RH?

Nous avons recensé cinq indices de maturité numérique RH et les pistes d’évolution pour l’améliorer. Lequel correspond à la situation de votre organisation?

Niveau 1 : Absence de technologies numériques RH

• Absence de technologies RH
• Données non sécurisées saisies manuellement
• Contrats papier conservés dans des classeurs

Pistes d’évolution

Vos dossiers papier contiennent une mine de renseignements qui, d’une part, devraient être sécurisés et d’autre part, pourraient aider l’entreprise à progresser. Que faire? Selon la taille de votre organisation et vos besoins en matière de gestion des RH, vous pourriez opter pour une solution simple, comme l'utilisation d'un serveur pour partager les informations ou d’un logiciel de gestion du personnel. Il est important de considérer les besoins actuels et futurs de l’entreprise. N’hésitez pas à consulter un spécialiste RH pour obtenir des conseils.

Niveau 2 : Données désorganisées

• Utilisation minimale des technologies numériques pour les RH
• Existence de différents fichiers Excel ou logiciels non synchronisés entre eux
• Les RH sont en mode réactif plutôt que stratégique.

Pistes d’évolution

Des données désorganisées comportent plusieurs inconvénients. Leur saisie est chronophage, les risques d’erreurs sont élevés et l’information est difficilement accessible. Résultat : peu de temps est accordé à des tâches à forte valeur ajoutée. L’heure est venue d’automatiser certains processus RH à savoir centraliser et sécuriser vos données grâce à un système d'information en ressources humaines (SIRH).

La première étape? Définissez vos besoins : quels éléments de votre gestion pourriez-vous optimiser? À cet effet, l’éditeur SIRH peut — et devrait — jouer un rôle de partenaire, non seulement pour établir vos objectifs RH, mais aussi pour mieux comprendre comment les technologies vous aideront à les atteindre.

Niveau 3 : Ouverture d’un SIRH pour une gestion administrative des RH

• L’entreprise s’ouvre au partage de l’information en libre-service entre le personnel et les responsables.
• Automatisation des processus administratifs: le SIRH automatise des tâches chronophages telles que la gestion des demandes de congé.
• Le SIRH remplit un rôle facilitant et assure la cohérence des données et des processus.

Pistes d’évolution

Les gains de temps obtenus par la numérisation des processus ont permis aux services RH d’affecter plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée. Pour évoluer numériquement, votre fonction RH doit donc passer le cap de l’administratif pour aller vers le stratégique. La bonne nouvelle? Grâce au SIRH, votre organisation est outillée pour cela. Il faut maintenant optimiser l’utilisation que vous en faites. N’hésitez pas à demander conseil à votre éditeur SIRH. Il pourrait, par exemple, vous démontrer la plus-value de saisir les expériences et les diplômes soit pour offrir des formations adéquates ou pour mieux faire évoluer le personnel à l’interne.

Niveau 4 : Système collaboratif - RH stratégiques

• Le SIRH effectue des tâches RH et distribue de l’information dans l’organisation, ce qui aide à la prise de décisions.
• Création de tableaux de bord et utilisation des technologies pour harmoniser les objectifs de RH avec ceux de l’entreprise.
• Système collaboratif: gestionnaires et employés interagissent avec les données et deviennent acteurs de leur parcours.

Pistes d’évolution

En rendant les salariés acteurs de leur carrière et en réduisant les tâches répétitives, les services RH deviennent des acteurs clés de la transformation d’entreprise. Ils suivent des indicateurs basés sur ce que l’entreprise souhaite atteindre comme objectif.

Le rôle stratégique de la fonction RH dans une entreprise est en pleine évolution. Dans cette optique, l’analytique RH devient un pivot incontournable pour prendre des décisions plus pertinentes à partir de données recueillies grâce aux outils numériques.

Pour évoluer vers l’autre niveau de maturité, l’analyse de données RH pourrait se faire aussi par l’intelligence artificielle.

Niveau 5 : Intelligence artificielle – Anticipation stratégique

• L’intelligence artificielle analyse des données et le SIRH repère des problèmes sans que les RH aient besoin de les chercher.
• L’intelligence artificielle permet aux RH d’anticiper des situations et d’y répondre stratégiquement. Par exemple, elle peut alerter le responsable RH lorsque le taux d’engagement d’un collaborateur X diminue à cause tels indicateurs.

Pistes d’évolution

L'utilisation de l'intelligence artificielle peut répondre à des besoins techniques tels que la personnalisation et la gestion des carrières. Grâce à ces technologies, les services RH peuvent rapidement créer des cartographies de compétences leur permettant de recenser et d'associer les savoir-faire existants aux postes à pourvoir, par exemple.

Chose certaine, l’intelligence artificielle évolue à vitesse grand V. Mais, selon une étude du Boston Consulting Group, « les ressources humaines présentent le moins de cas d'utilisation actifs en intelligence artificielle; peut-être parce qu'elles ne sont pas encore suffisamment matures pour générer une valeur substantielle ou sont trop difficiles à mettre en œuvre. » Ainsi, beaucoup de travail demeure à faire. Les possibilités sont multiples et le chantier est ouvert!

Un processus sans fin

N’oubliez pas : qui dit transformation numérique dit processus évolutif. On ne se transforme pas numériquement en l’espace d’une semaine. On le fait étape par étape. L’objectif est de gagner en maturité numérique afin de tirer le meilleur parti des technologies et de continuer de progresser avec ces dernières.