Recrutement, accueil et intégration : retour sur l'année qui a changé les règles de l'acquisition de talents

L'année 2020 pousse à l'introspection, à la remise en question et aux constats. Quels sont les bons coups, les apprentissages et les ratés de la dernière année? Aujourd'hui, il est temps de faire une rétrospective sur les pratiques d'acquisition de talents en abordant l'expérience candidat dans son entièreté, du recrutement à l'accueil et l’intégration. Voici les apprentissages de l'année qui vient de s'écouler.

Comment a-t-on recruté en 2020? 

De manière assez surprenante, il n'y a pas eu de grands bouleversements dans la manière de recruter. Évidemment, plus de visioconférences et moins d'entrevues en face à face, mais la dynamique est restée assez similaire.

L’organisation des entrevues est plus simple lorsqu’elle se fait à distance, une invitation par courriel remplace la réservation d'une salle de rencontre, l’accueil du candidat, la mise en scène générale. Cependant, le transfert d'informations se fait plus difficilement et génère plus d'erreurs, car les échanges se font plus vite, les entrevues aussi. 

Il y a également une tendance générale à surcharger les agendas avec des rencontres qui s'enchaînent souvent sans pauses. Lorsqu'un recruteur ou un gestionnaire commence une entrevue sans avoir eu le temps de se reconcentrer entre deux réunions, il est moins disponible pour le candidat. Certaines études démontrent que le degré de fatigue influence la décision et les biais cognitifs (Julien Goldszlagier, 2015). 

Ce n'est pas toujours facile de gérer son emploi du temps, mais on peut utiliser l'accueil du candidat pour reprendre le contrôle. Une petite note d'humour ou même un peu de transparence peuvent faire la différence pour le reste de la rencontre : « Je ne sais pas si pour vous c'est pareil, mais plusieurs appels en visioconférence, ça prend de l'énergie; je me permets de boire quelques gorgées de café et on pourra commencer ».

Entre le télétravail pour les recruteurs et les appels en visioconférence de la maison pour les candidats, c'est la frontière vie privée/vie professionnelle qui s'est un peu effacée. Tout le monde n'a pas accès à un environnement calme et une bonne connexion pour faire une entrevue. La flexibilité doit être alors de mise, car les candidats ont moins de contrôle sur leur environnement. Il faudra donc rester vigilant en 2021 sur ce point, car l'intérêt du candidat peut être plus difficile à évaluer ainsi que la perception que l'on peut avoir de son professionnalisme. 

Prévenir le gestionnaire que certaines situations peuvent se produire durant l'appel (bruit, perte de concentration, problèmes de vidéo ou même de connexion) et proposer des solutions de rechange aux candidats (appel par cellulaire, s'adapter sur les horaires, proposer de rappeler en rassurant le candidat que cela n'influera pas le processus de sélection) devrait faire partie des pratiques de recrutement.

Au-delà des techniques de recrutement à proprement parler, on remarque également un besoin de définir des processus de recrutement plus fluides et mieux harmonisés avec la culture d'entreprise, ainsi qu’une envie marquée d’améliorer l’expérience candidat. Cela est devenu plus important en fin d’année, avec les premiers constats de l’impact de ce bouleversement organisationnel sur le fonctionnement des entreprises; l'heure est à la reconstruction.

Pour conclure, ce sont moins les étapes du recrutement qu'une prise de conscience de l'efficacité du processus de recrutement dans son ensemble qui ressort des apprentissages de l'année. On doit maîtriser l'expérience que l'on veut faire vivre à tous les candidats dans le processus de recrutement, encore plus aujourd'hui alors que les candidats participent à une visioconférence en prévision de leur prochain poste.

Accueil et intégration à distance 

Il s’agit d'un bouleversement majeur pour bien des gestionnaires et professionnels RH; comment intégrer et accompagner une nouvelle ressource sans la rencontrer en face à face? 

On parle ici de problèmes logistiques, d'engagement, de gestion de l'information, de management, de gestion d'équipe, de qualité, etc.

Le premier constat c'est qu'on ne peut plus laisser les choses se faire naturellement; il n'est plus possible de s'appuyer sur les normes sociales pour guider les nouveaux employés (principes de visibilité, possibilité d’observer les autres employés) et de la présence des travailleurs (capacité pour un employé d’interagir avec ses collègues) (Felstead, Jewson, et Walters, 2003).

Déjà lors du recrutement, puis lors de l'accueil, les entreprises se doivent de rajuster leur communication avec la nouvelle culture d'entreprise. Car oui, les cultures d'entreprise ont été appelées à changer au cours de l'année - en bien ou en moins bien. Il faut rester vigilant sur l'image que l'entreprise renvoie aux nouveaux employés et sur l'attitude des gestionnaires et des personnes référentes (ces dernières jouent un rôle plus important qu'avant).

Il est important de mettre en place un système pour ne rien échapper. On a besoin de plus de ressources pour s’assurer d’un bon accueil, plus de temps pour permettre de développer le sentiment d’appartenance.

Il ne faut pas oublier de garder un équilibre entre la volonté de séduire un nouvel employé et les efforts pour fidéliser les employés déjà en poste. Cela peut être un bon moyen de faire intervenir les équipes, par exemple, en mettant en place un système de parrainage ou de mentorat pour les nouveaux employés.

Cette nouvelle année, c'est le moment idéal pour repenser à des bonnes pratiques, passer d'un mode réaction à un mode action et peut-être même oser l'anticipation.

Et si on décidait de redéfinir clairement les rôles et responsabilités de chacun? Pour que tout le monde comprenne facilement la place de chaque membre de l'équipe; c'est gagnant pour les nouveaux, mais aussi pour les employés déjà en poste. On pourrait notamment individualiser les relations et les approches et mettre en place des indicateurs de suivi (on ne veut oublier personne et encore moins un nouveau membre d'équipe).

Pistes d’actions :

• Définir clairement une politique d'accueil et d'intégration. 
• Faire évaluer les pratiques d’intégration régulièrement par les nouveaux employés. 
• Nommer les personnes responsables de l'intégration. 
• Définir des balises de suivi durant les six premiers mois.
• Penser à l'intégration culturelle au-delà de l'intégration administrative.

Auteurs

Hugo Pradère, M. Sc., CRHA, vice-président, Opération et recrutement, Humanify360

Flore Cebollada, consultante, Optimisation des pratiques de recrutement et expérience candidats, Humanify360