L’exercice professionnel en contexte de télétravail : quand le temporaire dure

En moins d'une semaine, la plupart des entreprises avaient mis en place des mesures permettant de travailler depuis chez soi en mettant à la disposition des employés les outils indispensables à la poursuite de leur travail.

Ces mesures, adoptées dans l'urgence, existent depuis bientôt un an. Le temporaire fait maintenant place au permanent. C’est pourquoi il importe de se questionner sur l’organisation du travail à domicile dans un contexte professionnel.

Les obligations professionnelles

Avant toute chose, il importe de se souvenir que le devoir de précaution des CRHA et CRIA exige qu’ils protègent les informations confidentielles traitées dans le cadre de l’exercice de leur profession. Ces obligations se trouvent dans le Code des professions, le Code de déontologie et dans le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation.

Ces mesures visent avant tout à assurer à ses clients, ainsi qu’au public que le professionnel prend les dispositions nécessaires afin d’éviter une fuite dans la confidentialité. Elles permettent ainsi de maintenir la confiance que ces personnes sont en droit d’exiger du professionnel.

Concrètement, cette prudence concerne particulièrement trois aspects de l’environnement de travail : la confidentialité des documents physiques, la sécurité informatique ainsi que le maintien de la discrétion des discussions.

Les documents physiques

À la maison comme au bureau, il importe de se donner des règles exigeantes pour assurer l’organisation et la confidentialité de ses dossiers. Quelle que soit l'organisation du professionnel à son domicile, il doit porter une attention particulière à la sécurisation de ses documents physiques. Dans tous les cas, les documents de travail et les dossiers se retrouveront tous à un seul endroit et sous le contrôle exclusif du professionnel. La règle des deux barrières s’applique au domicile comme au bureau. En d’autres mots, il faut qu'une double sécurisation, telle qu’un local ou un meuble fermant à clé ou autrement, soit appliquée afin qu’une personne non autorisée ne puisse avoir accès à des documents professionnels. 

Lorsque les documents doivent être détruits, il faut s’assurer que cela soit fait de façon sécuritaire (déchiqueteuse ou ramenés au bureau pour être détruits).

Pour en apprendre davantage à ce sujet, n’hésitez pas à consulter le guide pratique sur la tenue des dossiers professionnels des CRHA.

Informatique

Le matériel informatique inclut les ordinateurs, les routeurs, les unités externes de stockage (disques durs et clés USB), les tablettes électroniques ainsi que les téléphones portables utilisés dans le cadre de son travail. Tous ces équipements doivent être protégés par un mot de passe. Celui-ci doit être robuste. Actuellement, on recommande qu’il soit composé d’un minimum de douze caractères, incluant des caractères spéciaux, des majuscules et des minuscules. Les méthodes de double vérification ainsi que l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe font partie des pratiques exemplaires.

L’accès au réseau informatique de l’entreprise depuis votre domicile doit être sécurisé par l’utilisation d’une connexion protégée (par exemple, un VPN - réseau privé virtuel). Les dossiers professionnels stockés sur les serveurs de l’organisation doivent aussi être protégés en tout temps.

De plus, lorsque du matériel informatique sert à la fois pour le travail et pour des besoins personnels, il importe de se conformer aux règles de l’employeur et de prendre les dispositions nécessaires pour protéger l’information confidentielle (par exemple, créer un environnement distinct pour le travail et pour les activités privées.) Dans tous les cas, l’équipement informatique doit être sécurisé lorsqu'il est inutilisé.

N’hésitez pas à demander de l’aide auprès des spécialistes informatiques de votre entreprise ou à chercher de plus amples informations auprès des ressources spécialisées.

Devoir de discrétion

Dans l’exercice de notre rôle professionnel, le devoir de discrétion doit se trouver à la tête de nos préoccupations. En effet, la confiance et la crédibilité que le client nous accorde ne peuvent souffrir d’aucun doute. C’est pourquoi il est très important de garantir aux personnes qui font appel à nos services la discrétion indispensable à la saine pratique professionnelle.

Dans un contexte de travail à domicile, alors que la vie privée et la vie professionnelle cohabitent, il s’agit certainement d’un enjeu. Il sera donc important d’être attentif à trouver les meilleurs moyens de maintenir cette discrétion. 

Selon les circonstances, il est judicieux de s’installer dans une pièce séparée pour discuter avec le client en toute discrétion, d’utiliser un casque d’écoute lors des appels ou encore de déplacer à un moment plus opportun les appels nécessitant la confidentialité.

Conclusion

L’exercice professionnel en contexte de télétravail nous amène à faire preuve de créativité et de flexibilité permettant de trouver le juste équilibre entre nos différents rôles. Il importe de prendre un temps de réflexion et de mettre en place les mesures nécessaires pour travailler avec un certain confort tout en s’assurant que, malgré ces conditions particulières, nous soyons toujours en mesure de fournir des services professionnels de qualité tout en nous acquittant de nos obligations avec compétence et intégrité.

Pierre-Alain Rey, CRHA, responsable de l’inspection et de la pratique professionnelle