Cette transformation a incité les entreprises à intégrer la dimension humaine dans l’élaboration de leurs stratégies.
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) sont maintenant au cœur des investissements des entreprises. Leur appropriation a fortement influencé l’activité des entreprises et changé l’en semble de leurs processus d’affaires.
L’introduction par les NTIC de certains outils, tels que le libre-service et le workflow (flux d’affaires), permet à la fonction RH de se rapprocher des salariés, leur donnant ainsi la possibilité de gérer, en partie, leur propre dossier administratif. Ainsi, l’individu est respon sable de son propre développement. La fonction RH passe alors d’une phase traditionnelle où elle gérait la ressource humaine à une phase où elle soutient, apporte des éléments de réflexion, conseille et informe. On trouve à ce niveau un des avantages offerts par les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) intégrant les NTIC : permettre des gains de productivité appréciables. En effet, grâce à l’outil libre-service, les SIRH s’ouvrent à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Les salariés participent directement à la gestion de leur dossier. Ils peuvent, à partir de leur navigateur web, consulter et modifier des informations dans leur dossier, demander un congé, mettre à jour leur relevé d’activités, etc.
Les salariés peuvent également gérer au mieux leur parcours professionnel dans l’entreprise en accédant à la description des métiers, à la bourse d’emplois, aux formations proposées. Quant aux responsables opérationnels, l’avantage réside pour eux dans l’optimisation de leurs procédures de gestion.
Progiciel vs logiciel :
Un progiciel est un ensemble complet de logiciels :
- conçu pour réaliser des traitements informatiques standards;
- produit pour le marché de masse.
La seconde cause des mutations observables au sein de la fonction RH est l’utilisation croissante des NTIC dans les processus de travail. La fonction RH doit faire face à des mécanismes complexes et avoir une réactivité quasi immédiate dans la gestion de la rémunération, dans la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, dans la gestion du temps de travail, etc. À ce titre, les NTIC vont aider les services RH à anticiper et à mettre en œuvre les changements nécessaires à leur structuration et à leur bon fonctionnement.
Il est aujourd’hui admis que les technologies de l’information auront un puissant effet sur les activités, la place et le rôle de la DRH, car l’introduction des NTIC dans l’entreprise modifie les situations individuelles et collectives de travail, mais également les processus opérationnels autour desquels s’articulent ces situations, donnant lieu à des modifications, souvent importantes, de la chaîne de valeur de l’entreprise.
Même si la gestion des ressources humaines a longtemps été laissée de côté lors de l’implantation de progiciels intégrés propres à la fonction, de nombreux éditeurs se sont concentrés sur l’élaboration d’ERP (en français : PRE, pour « planification des ressources de l'entreprise ») spécifiquement adaptés aux ressources humaines. C’est le cas d’éditeurs tels que PeopleSoft, SAP, Oracle HR, etc.
La mise en place de progiciels de gestion intégrée apparaît désormais comme une priorité essentielle pour donner à la fonction RH toute l’efficacité et l’efficience que l’on est en droit d’attendre d’elle. Il ne s’agit pas d’une fin en soi, mais bien au contraire d’un moyen et d’une base pour une fonction RH stratégique.
Le schéma ci-dessous illustre bien la transformation qu’a connu la fonction RH, notamment après avoir modernisé ses outils et par la mise en œuvre de SIRH intégrant les NTIC. On constate bien que cette transformation a pour objectif de libérer la fonction RH des tâches administratives et sans valeur ajoutée et de poursuivre le redéploiement des ressources humaines vers les tâches à forte valeur ajoutée (telles que l’acquisition de nouveaux savoir-faire), et ce, dans la perspective de faire face au développement futur de l’entreprise. La finalité est donc de permettre à la fonction RH de prendre sa place dans le processus de décision stratégique.
L’enjeu est simplement de créer les conditions pour :
- Faire gagner du temps aux équipes RH avec l’abandon des tâches administratives. L’attention de la fonction RH est sollicitée et requise par des dossiers plus opérationnels et à plus forte valeur ajoutée : fusions et acquisitions, redéploiement des métiers et compétences, gestion des talents, partage des connaissances, création d’une culture de haute performance, engagement des salariés dans des stratégies de croissance et d’innovation;
- Offrir aux salariés une gestion personnalisée des RH, adaptée à leurs aspirations et de plus en plus tournée vers la notion de libre-service : rémunération à la carte, autoformation, autoévaluation, orientation de carrière et accès à de nombreux autres services personnalisés;
- Rendre la fonction RH efficiente en termes de coûts, de rapidité et d’harmonisation avec les priorités de l’entreprise et des salariés;
- Améliorer l’efficacité en aidant les gestionnaires à prendre des décisions plus éclairées en fonction des besoins ou des objectifs précis de l’entreprise;
- Instaurer un mécanisme de contrôle et de mesure en évaluant l’évolution du personnel au sein de l’entreprise pour dresser un bilan social de celle-ci;
- Faciliter la projection de différents scénarios portant sur les ressources humaines, ce qui permet d’intégrer leur planification à la planification stratégique de l’entreprise.
Enfin, les SIRH fournissent aux décideurs une aide précieuse dans la formalisation des stratégies d'entreprise. Le rôle de la DRH est alors primordial dans la restitution d'une information pertinente et claire servant l'atteinte de cet objectif.
Sur le plan technique, l’un des avantages de ce type de solution est le fait qu’un SIRH est conçu selon une architecture modulaire, ce qui permet aux gestionnaires RH de mettre en œuvre les modules en fonction de leurs besoins actuels sans pour autant les remettre en cause au cas où ils voudraient mettre en œuvre d’autres modules. Les SIRH permettent notamment à chaque entreprise d’utiliser les fonctions traditionnelles et les fonctions stratégiques de la façon qui correspond le mieux aux besoins de son organisation. Plus particulièrement, cela signifie qu’un progiciel RH a été conçu pour permettre à chaque organisation d’utiliser ce dont elle a besoin, au moment où elle le souhaite.
Les SIRH pour les PME : quel intérêt ?
Pour permettre aux PME d’acquérir des solutions RH à moindre coût, plusieurs éditeurs ont développé des progiciels en nuage appelés SaaS (Software as a Service; en français : « logiciel en tant que service »). Ce type de solution permet aux entreprises d’accéder en tout temps et en temps réel à leur SIRH hébergé dans un serveur externe appartenant à l’éditeur. De ce fait, les PME n’ont plus à se soucier de l’administration ni de la gestion quotidienne du système, car la responsabilité de l’entretien et des mises à jour incombe au fournisseur du progiciel. Ceci permet au gestionnaire RH de se concentrer sur le coeur de son métier, à savoir la gestion et le développement du capital humain de l’entreprise.
Références bibliographiques
- GIRY, Romain (s. d.) « Quel avenir pour les solutions RH dans les PME? ». Focus RH.
- JUST, Bernard (2010). Pas de DRH sans SIRH. Rueil-Malmaison, Éditions Liaisons, 372 pages.
- PERETTI, Jean-Marie (dir.) (2012). Tous DRH. Les meilleures pratiques par 51 professionnels (4e éd.). Paris, Éditions Eyrolles, 451 pages.
- SILVA, François (2012). Être e-DRH. Postmodernité, nouvelles technologies et fonctions RH. Rueil-Malmaison, Éditions Liaisons, 224 pages.
- SOA People (2017, 5 juillet). « 5 raisons pour s’équiper d’un SIRH performant en PME ». HR One.
Comparateurs de logiciels
- Comparateur solutions informatiques pour les RH
- Meilleurs logiciels SAAS – Logiciels de gestion des ressources humaines
