Les réunions. Elles constituent l’un des plus beaux paradoxes des organisations : si elles sont indispensables à l’avancement des projets et aux prises de décision, elles sont souvent synonymes d’inefficacité pour bon nombre de cadres et d’employés.
Une récente étude de l’Institut Ifop, intitulée Les cadres et les réunions, en témoigne. Le sondage, réalisé auprès de plus de mille personnes de tous secteurs, révèle qu’un cadre passerait en moyenne, sur une carrière de quarante ans, plus de seize ans en réunion (soit 3 h 07 par jour)! Le chiffre est impressionnant et laisse songeur, surtout que 75 % des personnes interrogées disent y perdre leur temps. Pourtant, du même souffle, 98 % des sondés affirment que les réunions sont nécessaires à la vie des entreprises.
Que faire pour transformer les réunions en espaces de rencontre porteurs de résultats et d’engagement?
Au cœur des réunions : la dynamique de collaboration
Au sein des entreprises, tout le monde dénonce la « réunionite », des formations ou des moyens technologiques sont fréquemment offerts au personnel et, pourtant, les progrès sont souvent faibles et leur viabilité fugace.
Il semble que les réunions ne soient pas toujours abordées sous un angle propice à une efficacité durable. Si une réunion existe avant tout pour atteindre des résultats, elle ne peut y parvenir que si elle permet la valorisation des ressources ainsi que la mobilisation de l’intelligence collective. Ainsi, l’efficacité d’une réunion tient moins à ses méthodes et à ses outils qu’à la dynamique de collaboration qui y est vécue.
L’expérience a démontré que c’est en soutenant cette dynamique de collaboration qu’il est possible de transformer durablement les réunions en un moteur pour l’organisation.
Favoriser l’appropriation de la réunion par ses membres
On peut affirmer sans crainte que tous les gestionnaires ont des habiletés en gestion de réunion, ne serait-ce que parce que tous en ont connu et animé de bonnes et de moins bonnes! Toutefois, rares sont ceux qui osent demander aux participants ce qu’ils savent en matière de réunion efficace.
Pour qu’une réunion soit porteuse de mobilisation et de résultats, elle doit être à l’image de la dynamique de collaboration désirée par ses membres. En invitant les participants à discuter de leurs habiletés en gestion de réunion ainsi que de leurs attentes, le gestionnaire ou le professionnel RH leur offrent la possibilité de co-construire des espaces qui leur ressemblent. Ils peuvent ainsi bâtir des réponses concrètes à leurs besoins tout en mettant en place des conditions favorables à un engagement et à un désir commun d’atteindre les résultats.
Afin que la démarche demeure mobilisatrice, il est fortement recommandé de commencer par une exploration de ce qui fonctionne déjà bien ainsi que des facteurs de succès présents lors de réunions efficaces vécues par le passé. En effet, l’approche de l’enquête appréciative a démontré que la valorisation des facteurs de réussite est davantage porteur de motivation et de créativité que la focalisation sur les problèmes.
Un modèle pratique : la boussole des réunions efficaces
Inspirée par la philosophie du coaching et l’approche systémique, la boussole des réunions efficaces, inspirée de la Boussole de Mozaïk International, est utilisable autant par le gestionnaire que le professionnel RH. Elle consiste à inviter les participants à établir les objectifs et modes de fonctionnement de la réunion, via une dynamique de questionnement et d’exploration.
Le modèle part de la prémisse que toute réunion a deux dimensions majeures : l’axe Sens/Résultats (la productivité de la réunion) d’une part et l’axe Je/Nous (la dynamique d’engagement des membres) d’autre part. Voyez comment l’utiliser sur le web!
Les réunions : un espace privilégié d’expression du leadership
L’utilisation d’un modèle tel celui de Mozaïk International permet aux participants de s’approprier autant le contenu que la structuration des réunions. Le gestionnaire passe alors d’animateur à facilitateur et démontre qu’il fait de la collaboration une priorité. En ajoutant à cette approche l’usage de pratiques collaboratives telles les réunions déléguées, il se dégage des opérations, gagne en leadership d’influence et favorise l’émergence du leadership partagé dans ses équipes. Il contribue ainsi à faire des réunions des espaces de production et d’engagement aptes à propulser l’organisation.