L’absentéisme, ce cancer latent dans votre organisation

Mais diantre, pourquoi en parle-t-on encore aujourd’hui?

L’absentéisme affecte directement la vie quotidienne de la population active à travers le monde. Il se répercute sur la productivité de votre organisation et a un impact considérable sur son expansion. Les absences entraînent une surcharge de travail sur les collègues afin de respecter une date de livraison promise au client ou d’assurer des soins à une personne malade. Les heures supplémentaires deviennent la bouée de sauvetage. L’épuisement guette vos employés et entraînera à son tour une chaîne d’absences.

Au Québec, le taux d’absence moyen est d’une absence par mois par employé, soit 12 par année[1]. Cette statistique exclut toutes les autres absences de nature structurelle, soit les absences reconnues et autorisées, tels les libérations syndicales, les congés sans solde, etc.

Au fil des ans, on a banalisé l’absentéisme, car on croyait, à tort que la personne absente n’étant pas payée, son absence ne générait pas de coûts. C’est pourtant l’un des coûts cachés les plus importants pour les entreprises canadiennes. Statistiques Canada évalue ce coût à plus de 16 milliards de dollars[2] annuellement. Au Québec, certaines études universitaires l’évaluent à 20 % de la masse salariale[3].

Il n’est donc pas surprenant que le sujet revienne parfois nous hanter.

Et comme il est invisible dans le bilan des entreprises, on n’a pas fini d’en parler!

Absentéisme et pénurie de main-d’œuvre

Actuellement, les entreprises québécoises sont aux prises avec une importante pénurie de main-d’œuvre qui est, d’ailleurs, bien loin de se résorber. Mais que vient faire la pénurie de main-d’œuvre avec l’absentéisme, direz-vous? Il y a, croyons-nous, un important lien, car l’absentéisme a des répercussions importantes sur la productivité.

Les impacts de l’absentéisme

Les impacts de l’absentéisme sont différents que l’on soit dans une entreprise de services ou une entreprise manufacturière. L’absence non planifiée d’un membre du personnel peut occasionner des surcharges, d’importants stress et une désorganisation du travail. Par exemple, votre collègue s’absente une journée afin d’accompagner son père à l’hôpital. Tout le monde peut comprendre cette situation. Toutefois, si l’absence est non planifiée, elle aura une incidence importante sur l’ensemble de l’équipe. Bien sûr, si vous travaillez dans un bureau de comptables en période régulière, vous pourrez compenser le retard dans votre travail en réorganisant vos échéanciers. Ce n’est toutefois pas le cas si vous œuvrez au service à la clientèle. Ce sont vos collègues qui devront compenser votre absence. Par ailleurs, si vous êtes dans le secteur de la santé, l’effet pourrait faire boule de neige. En effet, plus vous êtes en interrelation avec plusieurs personnes et plus vous êtes à un endroit critique dans la livraison du service, plus l’impact de votre absence est important. Par exemple, un infirmier qui ne se présente pas au travail va causer plusieurs évènements en chaîne : l’annulation de chirurgies, disons dix patients qui auront manqué le travail pour rien durant une journée, sans oublier la désorganisation de l’ensemble de l’équipe de chirurgie, le report de la liste et une deuxième absence pour les dix personnes qui ont vu leur chirurgie reportée.

Statistiquement, plus le nombre de personnes impliquées dans la livraison du service est élevé, plus l’impact des absences augmente. Par exemple, le jour de rattrapage des chirurgies reportées, un autre membre de l’équipe a la grippe et ne peut se présenter au travail. Les impacts deviennent exponentiels.

L’employeur tente alors de pallier les imprévus en faisant appel à des surnuméraires. Malheureusement, les surnuméraires sont une solution temporaire à un problème récurrent, car ces personnes chercheront elles aussi des conditions plus stables et moins imprévisibles, donc c’est toujours à recommencer.

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, les personnes absentes sont encore plus difficilement remplaçables. Il devient d’autant plus essentiel de tout mettre en œuvre pour que les employés soient présents.

Croire, entre autres, qu’une absence n’engendre pas de coûts, c’est vivre dans le déni. Il est temps d’admettre que c’est un réel problème, qu’il est difficile à surmonter, qu’il faut une bonne dose de courage managérial pour le résoudre et se retrousser les manches pour le régler.

Il faut donc commencer par évaluer l’absentéisme dans l’organisation.

Mesurer et analyser l’absentéisme pour le résoudre avec pertinence

« En 2012, 46 p. 100 des organisations ont déclaré effectuer un suivi de l’absentéisme par date (…). Cependant, peu d’organisations ont mesuré le coût direct de l’absentéisme. En effet, seulement 15 p. 100 ont recueilli des données à
cet égard »[4].

À la lecture de ces données, on comprend qu’il est difficile, voire impossible, de faire une gestion efficace de l’absentéisme. Les causes véritables, répétitives, les plus fréquentes sont inconnues ou supposées. Comment, dans ce cas, apporter des solutions pertinentes? Par ailleurs, cette statistique contribue à confirmer notre perception selon laquelle les gestionnaires n’osent pas trop s’attaquer au sujet, à moins d’y être contraints.

Il est de première importance d’analyser l’information recueillie sur ce phénomène, d’établir les différents profils d’absences, même ceux de nature structurelle. Une absence pour activité syndicale demeure une absence non planifiée, même si elle est permise. Le congé sans solde est aussi une source de coûts. L’avez-vous déjà évalué? Le remplacement d’un congé sans solde en situation de pénurie de main-d’œuvre n’a pas le même impact financier que lorsque le taux de chômage est élevé.

Éviter de parler ouvertement d’absentéisme dans le milieu de travail n’est pas une bonne idée. Pourtant, bien peu de gestionnaires parlent de ce cancer qui ronge les organisations, principalement à cause d’une forme de laxisme à tous les niveaux et d’un inconfort à traiter du sujet.

La direction de l’entreprise doit prendre acte du phénomène et le mesurer de façon rigoureuse et constante. C’est un indicateur que toutes les organisations devraient avoir à l’œil. Les gestionnaires doivent en parler et impliquer les employés et les syndicats. Ces derniers ne doivent pas considérer les absences prévues à la convention comme un droit acquis, mais plutôt comme une menace au climat de travail car embaucher plus de monde ne résoudra pas le problème.

Il faut faire face à cette situation en équipe, et pour y arriver, il faut une excellente connaissance du phénomène, c’est-à-dire, comprendre sa nature et ses causes, afin d’apporter des solutions adaptées et ajustables régulièrement en fonction de l’évolution de l’organisation.

Si les états financiers exigeaient une déclaration des dépenses reliées à l’absentéisme, nous croyons que les conseils d’administration y porteraient une attention très pointue.

Par où commencer?

Chaque gestionnaire devrait mesurer le rendement de sa masse salariale en fonction du temps réellement travaillé par les employés, soit un ratio du temps qui aurait dû être travaillé comparativement au temps réel travaillé à taux simple. Déjà, il risquerait d’y avoir des surprises.

Vous pourriez aussi faire une corrélation entre les heures supplémentaires et l’absentéisme, une corrélation entre l’augmentation des primes d’assurance salaire à court terme et l’absentéisme.

Penchez-vous sur l’analyse du taux d’absentéisme et de la ponctualité des livraisons aux clients.

Conclusion

Lorsque les employeurs ont constaté que les accidents de travail avaient une incidence financière directe, ils ont commencé à suivre les indicateurs et à faire de la prévention parce que les primes augmentaient. Pourquoi serait-ce différent avec les autres types d’absences ?

Si l’absentéisme est considéré comme un mal nécessaire dans votre organisation, prenez garde! Il peut mettre sa survie en danger.

Que vos concurrents soient locaux ou internationaux, votre taux d’absentéisme est un boulet à votre compétitivité. Si le taux d’absentéisme moyen de vos compétiteurs est de quatre jours de moins qu’au Québec, cela signifie que vos concurrents produisent quatre jours de plus que vous pour le même coût.

Comment faire alors ? Il est impérieux de reconnaître que l’absentéisme existe, que c’est un problème qui a un impact négatif majeur sur les affaires, de prendre la responsabilité de s’y attaquer, non pas par la coercition, mais par une approche stratégique qui implique tous les protagonistes. De toute évidence, une démarche globale, qui aborde l’ensemble des problématiques, sera plus performante et durable qu’une action spontanée sans objectif précis.

Votre comité de direction a-t-il cet indicateur sur son radar? Non?! Il serait peut-être temps d’y voir. Cette démarche vous aidera certainement à réduire vos problèmes de pénurie de main-d’œuvre!