Bien que la délégation fasse partie du rôle de gestionnaire et semble simple, elle comporte de nombreux défis et insécurités. Déléguer est non seulement essentiel pour garantir l’efficience des opérations, mais aussi pour permettre aux équipes de développer leur potentiel et bénéficier de la confiance de leur employeur.
Le fait de déléguer est donc aussi important pour la ou le gestionnaire que pour la personne salariée, car cela permet de mettre son énergie là où il y a plus de valeur ajoutée et d'éviter l'épuisement. Cela donne également à la personne salariée le sentiment d'être autonome, compétente et motivée.
Pour parvenir à déléguer sainement et efficacement, il faut d’abord faire confiance et combattre la tentation de se sentir indispensable. En effet, bien des gestionnaires (et particulièrement les plus perfectionnistes) ont le sentiment qu’il sera moins long d’effectuer le travail que de le déléguer ou encore que le travail sera mieux accompli. Cela dit, cette vision est à très court terme et risque d’avoir des conséquences sur leur capacité à jouer un rôle plus stratégique ainsi que sur la mobilisation de leur équipe. À l’image d’un chef d’orchestre, qui n’a pas à savoir jouer de tous les instruments, la ou le gestionnaire a la responsabilité d’assurer « l’harmonie » pour l’ensemble de l’équipe.
Maintenant, comment faire ? Voici cinq stratégies concrètes pour favoriser une délégation réussie :
1. Portez un regard objectif sur votre charge de travail
Déléguer ce n’est pas gérer sa charge de travail à court terme ni réagir lorsque la baignoire déborde ou répartir les tâches qu’on n’arrive plus à assurer soi-même. Déléguer devrait être un acte fort de votre leadership pour non seulement vous permettre de vous libérer, mais donner aussi l’occasion aux membres de votre équipe de se développer et de contribuer.
Voici les questions à se poser pour bien déterminer les tâches ou les responsabilités à déléguer :
- Quelles sont les activités qui accaparent le plus votre temps? Aimez-vous ces tâches ou sont-elles à valeur ajoutée pour l’organisation?
- Y a-t-il des activités ou des projets importants que vous remettez sans cesse à plus tard et qui pourraient être accomplis par une autre personne?
- Quelles sont les responsabilités qui vous demandent le plus d’énergie ou qui ne mettent pas de l’avant vos forces?
- Quels sont les talents des membres de votre équipe et dans quelle mesure pourraient-ils être mis à contribution?
Votre priorité est de mener vos équipes avec efficacité vers les résultats souhaités. En prenant du recul et en laissant ceux qui sont mieux outillés que vous pour exécuter certaines tâches, vous réduisez votre charge mentale tout en améliorant la performance collective. Les gestionnaires qui réussissent ont conscience de leurs limites et tentent d’utiliser leurs forces aussi souvent que possible.
2. Adaptez vos demandes à chaque personne
Il ne s’agit pas simplement de cerner une tâche à déléguer, mais plutôt de transmettre la bonne tâche à la bonne personne. En effet, si la tâche à déléguer est trop simple pour la capacité de la personne, vous risquez de la démobiliser et de lui donner l’impression que vous ne voyez pas son potentiel. À l’inverse, si vous déléguez un projet trop complexe à une personne qui n’aurait pas encore les compétences requises, il est fort à parier que ceci provoquera beaucoup de stress pour cette personne et que les résultats ne seront possiblement pas à la hauteur de vos attentes.
Cela dit, vous pouvez certainement adapter la façon de déléguer ces activités ou encore le niveau d’encadrement que vous donnerez selon le profil de la personne. Ainsi, vous pourriez morceler un plus grand projet en plusieurs tâches simples ou encore prévoir des rencontres plus régulières de suivis pour connaître l’avancement, répondre aux questions et rassurer la personne à qui vous avez délégué (et vous rassurer du même coup!).
Il est vrai que ceci risque de prendre plus de temps à court terme, mais voyez-le comme un investissement dans votre bien-être futur ainsi que dans le développement de votre équipe. N'oubliez pas qu’une saine gestion a souvent le pouvoir de révéler les talents.
3. Structurez vos processus
C’est généralement lorsque l’on souhaite déléguer une tâche que l’on réalise que les façons de faire ne sont pas documentées et qu‘en quelque sorte, nous mettons nos organisations à risque lorsque nous conservons l’ensemble de nos connaissances dans nos têtes.
Ainsi, déléguer une activité peut être une excellente occasion pour la personne qui doit la réaliser pour une première fois, décrire le processus sur papier et documenter ses questions. Il est aussi possible d’enregistrer une capsule vidéo lorsque vous accomplirez certaines tâches que vous souhaitez déléguer ou même d’utiliser les fonctionnalités de certaines applications de rencontres virtuelles pour faire une retranscription de vos explications.
En plus d’être propice à l’apprentissage, formaliser les façons de faire nous permet de réfléchir à certaines améliorations et, le moment venu, cela facilitera grandement le transfert des connaissances.
4. Communiquez clairement vos attentes
Plusieurs gestionnaires hésitent à déléguer. On craint d’être déçu par le travail réalisé, d’avoir à tout recommencer ou devoir donner de la rétroaction négative à la personne, et ainsi risquer sa démotivation. Pour éviter que ceci se produise, l’idéal est d’être ferme sur les objectifs à atteindre, mais flexible dans la façon d’y arriver.
Ainsi, il est important de partager avec la personne à qui vous déléguez les éléments de contexte de votre demande. Cela lui permettra de comprendre les objectifs, les contraintes à respecter, les échéanciers et les éléments qui ne peuvent pas être modifiés. Par la suite, il est important de rester ouvert et souple sur les moyens d’atteindre ces résultats. Vous pourriez constater avec étonnement que vos façons de faire habituelles ne sont peut-être pas nécessairement les plus efficaces.
Par contre, rien ne vous empêche d’y aller progressivement et de demander à la personne de vous présenter son plan de projet ou de travailler sur un document collaboratif afin de pouvoir intégrer vos commentaires ou changements, en cours de route. Ceci sera aussi un excellent moyen de transmettre votre savoir et de développer votre confiance face aux membres de votre équipe.
Enfin, n’hésitez pas à demander à la personne immédiatement après lui avoir délégué une tâche ce qu’elle a compris de la demande. Cela vous permettra de voir rapidement si la personne a bien compris votre demande et du même coup, diminuer les risques d’un décalage entre vos attentes et le travail effectué.
5. Faites-en une priorité
Plusieurs gestionnaires estiment qu'il est plus rapide de faire les choses eux-mêmes que de former quelqu'un d'autre. Bien sûr, déléguer certaines tâches clés prend du temps au début, mais cela permet d’en gagner à long terme et d’éviter que vous ne vous retrouviez sans cesse dans la même situation. Comment faire pour trouver le temps de déléguer? Voici quelques moyens simples pour y parvenir :
- Avoir des rencontres statutaires régulières avec les membres de votre équipe. Ces rencontres sont souvent propices à déléguer des tâches ou en faire le suivi.
- Communiquer ouvertement à votre équipe votre volonté à déléguer certaines tâches ou certains projets afin de vous commettre face à elle et inciter des personnes à manifester leur intérêt.
- Faire appel à des collègues ou des services externes de consultation pour vous soutenir dans le transfert des connaissances et la formation des membres de votre équipe.
- Questionner régulièrement les membres de votre équipe sur leur charge de travail afin de cibler les personnes aptes à vous soutenir.
- Implémenter des outils de gestion de projets (par ex. : Trello, Asana ou Monday) pour assigner des tâches, suivre l’avancement et centraliser les communications, ce qui rend la délégation plus rapide et efficace.
En déléguant avec succès, vous aurez non seulement l’impression de reprendre le contrôle sur votre charge de travail, mais vous démontrerez aussi à votre équipe l’importance de la collaboration et de la confiance mutuelle. À vous de jouer!
