Introduction
Dans le domaine des ressources humaines, où la confiance et la sécurité des données sont primordiales, il est essentiel de protéger les communications sensibles. Secure Exchanges offre une solution spécialisée qui s'intègre directement dans votre système de messagerie Outlook ou Gmail, garantissant la confidentialité et l'intégrité nécessaires dans les interactions du département des ressources humaines. Découvrez des cas d’usage où Secure Exchanges est essentiel pour maintenir la sécurité des échanges.
- Pré-emploi et vérification des antécédents : Utilisez l’option d’enveloppe de Secure Exchanges, une boîte de dépôt de documents confidentiels, pour recevoir des informations sensibles nécessaires à la constitution des dossiers de pré-emploi des candidats, tels que le numéro d'assurance sociale ou les coordonnées bancaires. Retournez les documents complétés pour vérification en toute sécurité par courriel, en choisissant de protéger uniquement vos pièces jointes ou l'intégralité de votre courriel.
- Signature numérique pour les contrats de travail : Simplifiez le processus d'embauche avec notre fonctionnalité de signature numérique. Les contrats sont envoyés et signés électroniquement directement par courriel, garantissant efficacité et conformité légale. De plus, conservez des modèles de vos zones de signature pour gagner du temps, sans que Secure Exchanges ne conserve une copie de vos documents.
- Gestion des documents avec SESAR : Avec SESAR, notre système d'archivage, conservez en tout temps une copie chiffrée des contrats signés et des documents échangés via notre solution. Vous pourrez ainsi récupérer une copie à tout moment de vos échanges et documents sensibles, une fonctionnalité essentielle pour les audits et le suivi des dossiers des employés.
- Enquêtes internes : Lors des enquêtes d’antécédents, déterminer l'origine géographique d'un accès à un document peut être crucial. La fonctionnalité d'adresse IP de Secure Exchanges permet de connaître précisément la ville et le pays d'où un document a été consulté, ajoutant une couche de sécurité, facilitant la conformité réglementaire et évitant les fraudes.
Avantages pour les conseillers en ressources humaines
Contrairement à d'autres solutions qui facturent par signature, Secure Exchanges propose un coût fixe mensuel, offrant de nombreuses fonctionnalités à moindre coût. Ces fonctionnalités apportent une sécurité renforcée, une conformité réglementaire sans faille et un gain de temps significatif, faisant de Secure Exchanges un partenaire essentiel pour les départements des ressources humaines soucieux de la protection des données.
Conclusion
Renforcez la sécurité des communications au sein de votre département des ressources humaines avec Secure Exchanges. Explorez notre solution et découvrez comment nous pouvons vous aider à protéger les informations sensibles tout en facilitant vos opérations quotidiennes.
