Obligations financières et légales de l’employeur

Présenté par

Question

Quelles sont les obligations légales de l’employeur concernant le remboursement des frais (déplacement, hébergement, repas) pour les activités obligatoires de l’organisation (« team building », formations, événements corporatifs), et celles concernant les activités « volontaires » organisées par le comité social?

Réponse

En vertu de l’article 85.2 de la Loi sur les normes du travail (la « LNT »), un employeur est tenu de rembourser au salarié les frais raisonnables encourus lorsque, sur demande de l’employeur, le salarié doit effectuer un déplacement ou suivre une formation.

Ainsi, seuls les frais raisonnables (par exemple : les frais raisonnables de transport, d’hébergement ou de repas) découlant véritablement des déplacements ou des formations qui ont été exigés par l’employeur doivent obligatoirement être remboursés aux employés concernés. Par exemple, dans l’éventualité où une activité obligatoire de « team building » ou d’autres événements corporatifs impliquent un déplacement de la part des employés, que ce déplacement est donc exigé par l’employeur et qu’il engendre des frais, ces frais raisonnables devront être remboursés aux employés. Ceci étant dit, les frais liés aux déplacements qui ne sont pas exigés par l’employeur, par exemple pour les activités sociales pour lesquelles la présence est facultative, ne devront pas obligatoirement être remboursés aux employés en vertu de la LNT.

Il faut noter que les frais raisonnables sont ceux qui sont habituels et acceptables, par opposition à des frais exagérés et extravagants. L’employeur peut donc établir les limites raisonnables dans lesquelles le déplacement ou la formation doivent s’effectuer, ce qui peut notamment se faire par le biais de politiques[1]. Par ailleurs, seuls les frais qui ont véritablement été engagés en raison du déplacement ou de la formation devront obligatoirement être remboursés.

Évidemment, si un employeur adopte une politique plus généreuse que ce que la LNT prévoit en ce qui a trait au remboursement de frais encourus, cette politique trouvera alors application.

Nous soulignons également que l’article 57 de la LNT prévoit qu’une personne salariée est réputée au travail, et doit donc recevoir un salaire, durant le temps d’un déplacement exigé par l’employeur et durant toute période de formation exigée par ce dernier.

Toutefois, la jurisprudence est majoritairement favorable à l’idée que les déplacements mentionnés aux articles 57 et 85.2 de la loi ne comprennent pas les déplacements entre le domicile et le lieu de travail[2]. Ces déplacements de nature personnelle ne sont donc normalement ni rémunérés ni compensés par l’employeur.

Question

Pour les employées et employés en télétravail, quelles sont les obligations légales de l’employeur concernant le remboursement des frais de déplacement lorsqu’ils se déplacent sur les lieux du travail?

Réponse

Comme mentionné ci-dessus, la jurisprudence est majoritairement favorable à l’idée que les déplacements du domicile vers le lieu du travail sont de nature personnelle et, en conséquence, l’obligation légale de l’employeur de verser un salaire pour cette période ou de compenser les frais encourus ne s’applique pas à ce déplacement.

Néanmoins, l’essor du télétravail peut donner lieu à de nouveaux questionnements, car pour de nombreux salariés, le domicile représente aussi le lieu de travail, ce qui peut donc entraîner une certaine ambiguïté dans l’interprétation des articles pertinents de la LNT. Cependant, dans une décision récente[3], nous notons que l’arbitre réitère le courant jurisprudentiel majoritaire concernant l’article 85.2 de la LNT en indiquant « qu’il n’est pas raisonnable d’inclure dans ce remboursement, les frais d’automobile liés aux kilomètres que le salarié aurait normalement parcourus — avant l’essor du télétravail — entre son domicile et son port d’attache », et qu’à son avis, le télétravail ne peut avoir pour effet « que les frais d’automobile engagés par un salarié — qu’il aurait normalement assumés pour se rendre à son port d’attache — soient remboursés dans un contexte de télétravail, alors qu’ils ne l’auraient pas été autrement ».

Enfin, dans d’autres décisions[4], les arbitres semblent considérer que l’intégralité du trajet exigé, même s’il part ou arrive du domicile, peut donner lieu à une compensation pour les employés et employées en télétravail. Il faut toutefois noter que ces décisions ont été rendues dans le contexte de l’interprétation de conventions collectives et de politiques relatives à la question du point de départ à prendre en compte pour la rémunération et le remboursement des frais de déplacement pour des employés et employées en télétravail, et non uniquement sur la rémunération ou la compensation du déplacement entre le lieu de télétravail et l’établissement de l’employeur.

Nous notons par ailleurs que certains employeurs peuvent décider d’adopter une politique de télétravail prévoyant des obligations additionnelles, et dans laquelle ils peuvent s’engager à rembourser certains frais de déplacement lorsque les employées et employés en télétravail doivent se déplacer à l’établissement de l’employeur.

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