Malgré de bonnes résolutions, bon nombre d’employeurs investissent des ressources considérables dans le recrutement, mais escamotent leur programme d’accueil et d’intégration. Le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre qualifiée dans plusieurs domaines accentue la problématique. À titre d’exemple, un gestionnaire qui gère une équipe réduite, puisque l’un des postes est vacant depuis longtemps, a le réflexe de s’approprier le nouvel employé afin de lui faire compléter, dans les plus brefs délais, les dossiers accumulés dont les échéanciers sont dépassés. C’est une réalité à laquelle font face autant la grande entreprise que la PME.
Il est important pour les gestionnaires des ressources humaines de sensibiliser de façon continue les gestionnaires de l’organisation à l’importance de l’accueil et de l’intégration pour qu’ils les comprennent et qu’ils respectent ainsi les procédures établies. Des mesures de contrôle peuvent être mises en place, telles des listes de suivi afin de s’assurer que toutes les étapes ont été effectuées, ou l’ajout d’une section Accueil et intégration dans l’évaluation du rendement du gestionnaire.
Bien que ces mesures soient efficaces lorsqu’elles sont correctement appliquées, elles ne feront pas l’unanimité chez vos gestionnaires. Il est donc intéressant d’ajouter à vos programmes d’accueil et d’intégration des éléments originaux qui les encourageront à fournir les efforts qui leur permettront d’atteindre certains de vos objectifs. L’instauration de moyens simples et facilement applicables au quotidien peut grandement contribuer au succès de l’intégration de vos nouveaux employés.
Le premier contact
La première journée de travail est importante, car le nouvel employé se fait une idée de son environnement de travail tandis que ses nouveaux collègues ont une première impression de lui. Voici quelques pratiques originales qui facilitent ce contact initial.
- Prendre le temps d’appeler ou de visiter l’employé afin de lui souhaiter la bienvenue.
- Envoyer un courriel à tous les employés de l’entreprise pour leur présenter leur nouvel collègue (y joindre une photographie peut être une bonne idée) ou placer une mention de bienvenue dans le site Internet ou dans l’intranet de l’entreprise.
- Donner au nouvel employé une « carte de rencontre » qu’il doit faire signer par toutes les personnes-ressources de l’entreprise durant sa première semaine de travail.
- Lui offrir cinq coupons de « dîner gratuit » pour qu’il invite individuellement ses nouveaux collègues afin d’apprendre à les connaître.
- Lui attitrer un parrain durant la période de probation. Celui-ci aura la responsabilité de lui présenter les collègues, les restaurants à proximité de l’entreprise, les membres du comité social, etc.
- Installer dans son espace de travail une bannière de bienvenue signée par le président et les nouveaux collègues.
- Prendre une photo d’équipe durant la première journée et la faire signer par tous.
- Offrir au nouvel employé un chèque-cadeau de restaurant pour deux personnes afin qu’il invite un de ses proches pour discuter de son expérience et de ses premières impressions.
- Lui faire parvenir, ainsi qu’à sa famille, un cadeau, une carte ou des produits de l’entreprise afin qu’ils se sentent membres de l’équipe.
- Offrir un espace de stationnement « réservé au nouvel employé » durant la première semaine de travail.
À la suite de l’accueil, le nouvel employé doit apprendre ses nouvelles responsabilités et ses nouvelles tâches. Voici quelques pratiques originales qui facilitent cette période d’apprentissage.
- Créer un guide de survie comprenant toute l’information pertinente et nécessaire à la première journée, à la première semaine et au premier mois de travail.
- Organiser une présentation, animée par le président ou un cadre supérieur, décrivant les objectifs d’affaires, les succès et les grandes orientations de l’organisation.
- Offrir au nouvel employé quatre chèques-cadeaux de 25 $ afin qu’il les remette à ses collègues qui l’auront le plus aidé durant sa période de formation.
- Inviter une entreprise professionnelle d’animation (théâtrale ou musicale) pour animer la première session de formation d’un groupe de nouveaux employés.
- Donner une liste des personnes-ressources que le nouvel employé peut consulter lorsqu’il se pose des questions.
- Organiser une visite des différentes unités administratives et installations de l’entreprise.
- Déterminer les besoins de formation particuliers du nouvel employé avant sa première journée et adapter le programme d’intégration en conséquence.
- Créer une page dédiée aux questions des nouveaux employés dans l’intranet de l’entreprise.
- Concevoir un glossaire simple sur le jargon utilisé à l’interne afin de faciliter la communication entre le nouvel employé et les employés d’expérience.
Bien que ces éléments puissent agrémenter vos programmes d’accueil et d’intégration, retenez que la cohérence est primordiale. En effet, l’accueil doit donner une impression réaliste de la vie au sein de l’entreprise. Ainsi, certaines de ces pratiques pourraient ne pas être applicables dans votre organisation. Également, vous pouvez appliquer graduellement ces pratiques tout en évaluant leur impact sur l’atteinte de vos objectifs.
En conclusion, vos pratiques en ce qui a trait à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés ont un impact direct sur le rendement de votre organisation. En effet, un programme d’accueil et d’intégration efficace permettra à vos nouveaux employés d’atteindre plus rapidement le degré de productivité souhaité. Il est important que la direction des ressources humaines appuie les gestionnaires en les outillant convenablement. Comme nous l’avons vu, il est possible de mettre en place certaines pratiques originales qui facilitent le processus, qui contribuent à libérer les gestionnaires et qui permettent aux collègues de travail du nouvel employé de participer à son intégration.
Frédérick Blanchette, CRHA, est directeur de la consultation en ressources humaines au Groupe-conseil Solertia. Il œuvre notamment en formation, en développement organisationnel, en gestion du rendement et en gestion de la relève auprès de PME. Vous pouvez le joindre par téléphone [514 227-8008, poste 206], par courriel [fblanchette@solertia.ca] ou via le site Web [www.solertia.ca].
