Les entreprises sont sensibles à leur empreinte écologique et désirent réduire l’espace d’entreposage requis pour leurs dossiers. La numérisation a plusieurs avantages, dont la protection contre les imprévus comme le feu ou les inondations, en plus de faciliter le télétravail.
Vos dossiers professionnels peuvent être conservés au moyen de la technologie, en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Les dossiers originaux sur support papier pourront être détruits à condition que le transfert respecte les conditions suivantes :
- L’information n’a pas été altérée et a été maintenue dans son intégralité;
- Le support d’information choisi ainsi que l’outil nécessaire pour conserver le dossier numérisé assure sa stabilité et sa pérennité.
Avant toute chose, l’organisation doit établir une marche à suivre officielle pour numériser ses dossiers, appelée politique de numérisation. La politique doit assurer l’intégrité des documents ainsi numérisés. Une vérification d’intégrité doit notamment comprendre les informations suivantes :
- Format du document original et du document numérisé;
- Procédé de transfert utilisé (numérisation);
- Date du transfert;
- Personne responsable du transfert et du contrôle de qualité;
- Méthodes de contrôle pour vérifier la qualité de la reproduction (retirer les attaches, vérifier la lisibilité du texte et la clarté des images, compter le nombre de pages);
- Destruction du document papier de façon sécuritaire et confidentielle par une déchiqueteuse ou par une compagnie spécialisée;
- Suppression du fichier électronique temporaire stocké sur le numériseur, le poste de travail ou la boîte courriel.
Cette vérification peut prendre la forme d’une grille, comprenant une marche à suivre et des cases à cocher pour le contrôle de qualité. Cette attestation de vérification de l’intégrité doit être signée, numérisée et jointe au document numérique.
L’essentiel est d’assurer que la copie est conforme à l’original. La vérification de l’intégrité peut devenir assez critique, car l’organisation doit être en mesure de démontrer que cette démarche n’a pas été faite afin de dissimuler ou modifier de l’information.
Pour vous aider dans votre pratique, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés a mis à votre disposition un guide pratique sur la tenue de dossiers professionnels. Consultez-le, en cliquant ici.
Sources :
- Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, RLRQ c. C-1.1.
- Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec, RLRQ c. C-26, r. 90.
- Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, Guide pratique sur la tenue des dossiers professionnels, 2018, 19 pages. [En ligne : cliquez ici].
