- Auteure / Collaborateur
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Préambule : Quels éléments inclure dans une lettre d’embauche ?
- La date d’entrée en fonction et la durée du contrat
- Horaire et lieu de travail
- Rémunération et avantages
- À garder en tête
- Conclusion
- Modèle de lettre d’embauche
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur
Merci à Jean-Pierre Morin, CRHA, inspecteur à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Une lettre d’embauche est à différencier d’un contrat de travail. Pour l’employeur, cette lettre consiste à stipuler par écrit les conditions de travail de base du futur salarié. Une fois l’offre acceptée, l’employeur et le salarié pourront rédiger un contrat de travail afin d’encadrer leur relation de façon plus précise.
Une lettre d’embauche est utile lorsqu’un contrat de travail ne peut pas être signé immédiatement. En tant qu’employeur, une telle lettre vous permet d’obtenir l’engagement du futur salarié en attendant d’officialiser son entrée en fonction. Elle peut également être rédigée à la suite d’une entrevue concluante dans le but de manifester votre intérêt au candidat et de lui donner un aperçu des conditions de travail que vous souhaitez lui offrir.
Généralement rédigée en une seule page, la lettre d’embauche doit être exhaustive et précise quant aux modalités essentielles du contrat. Le modèle proposé ici vous accompagnera dans sa rédaction et vous permettra de n’oublier aucune information.
Notez qu’une lettre d’embauche a la même valeur légale qu’un contrat de travail. Si vous ne rédigez pas de contrat de travail, il est important que la lettre d’embauche soit formulée de manière à contenir tous les éléments essentiels. En revanche, si vous rédigez à la fois une lettre d’embauche et un contrat de travail et que vous pensez modifier certaines conditions par la suite, songez à inclure dans le contrat de travail une clause précisant que celui-ci a préséance sur toute entente antérieure entre les parties.
Préambule : Quels éléments inclure dans une lettre d’embauche?
Bien que la lettre d’embauche se déploie en amont du contrat de travail, elle a la même valeur légale que ce dernier. Une fois la lettre signée, les deux parties s’engagent à respecter les conditions qui y sont stipulées. Les éléments qui la composent doivent donc être élaborés avec soin.
La lettre d’embauche doit présenter les modalités essentielles du contrat de travail, soit la date d’entrée en fonction, la durée du contrat, le nombre d’heures de travail par semaine et la rémunération. Selon le cas et les spécificités de chaque offre, la lettre d’embauche peut aussi inclure d’autres informations telle la période d’essai ou le lieu de travail du futur salarié. Il pourrait aussi s’avérer pertinent d’y joindre la description de fonction, afin de permettre au candidat de bien comprendre le contexte du poste et les responsabilités qui y sont associées.
| Section 1 | La date d’entrée en fonction et la durée du contrat |
La lettre d’embauche doit contenir des informations relatives à la durée du contrat. S’agit-il d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée? Quelle est la date prévue d’entrée en fonction? Ces informations sont des éléments essentiels du contrat de travail et doivent donc être abordées dans la lettre d’embauche afin d’encadrer les caractéristiques du poste.
| Section 2 | Horaire et lieu de travail |
La lettre d’embauche doit également rendre compte du nombre d’heures de travail par semaine. Si l’emploi proposé ne permet pas de déterminer un nombre d’heures spécifique, il est tout de même nécessaire d’en mentionner un dans cette lettre. Il est également pertinent de préciser le lieu de travail et/ou les modalités entourant le télétravail.
| Section 3 | Rémunération et avantages |
La rémunération est une condition essentielle qui encadre le contrat de travail et doit également figurer à la lettre d’embauche. Si la rémunération globale comprend des primes ou une partie variable, il est nécessaire de le préciser, de même si une révision de salaire est prévue à l’issue d’une période donnée. Il est également important de spécifier si le salaire sera annuel ou horaire, ce qui aura un impact sur la notion d’heures supplémentaires.
À garder en tête
Si la lettre d'embauche et le contrat de travail sont communiqués au nouvel employé par courriel, il est essentiel que ce courriel soit sécurisé (à l’aide d’un mot de passe, par exemple). Le devoir de précaution du CRHA|CRIA exige que ce dernier protège les informations confidentielles qu’il traite dans l’exercice de ses fonctions[1].
Conclusion
La lettre d’embauche est un outil intéressant en ce sens qu’elle formalise l’intérêt que vous manifestez vis-à-vis d’un candidat. Nous tenons toutefois à souligner sa valeur intrinsèque ainsi que son caractère définitif. Lors de sa rédaction, n’oubliez pas qu’une fois signée et acceptée par le candidat, la lettre d’embauche ne pourra plus être modifiée. Vous devez donc être précis dans vos propos afin d’éviter que ses composantes soient mal interprétées par la suite.
Modèle de lettre d’embauche
[EXEMPLES] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE)
Prénom/Nom du salarié :Fait à (Ville), le (Ville)
Adresse de l'employé :
Objet : Lettre d'embauche
Madame/Monsieur,
Suite à notre entrevue du (date), nous avons le plaisir de vous annoncer que votre candidature a été retenue pour le poste de (intitulé du poste).
Dans le cadre du poste offert, vous assumerez les responsabilités suivantes (les énumérer).
Votre entrée en fonction se fera le (date d'embauche). Vous serez sous la responsabilité du (titre du supérieur immédiat) et intégrerez (nom de l'entreprise) sous un contrat (précisez la nature du contrat : temps plein, temps partiel, à durée déterminée ou indéterminée, etc.). Votre période d'essai de (nombre) mois sera applicable et prendra fin le (date).
La semaine de travail normale est de (nombre d’heures) par semaine. Votre lieu de travail sera situé au (inscrire l’adresse et/ou les conditions de télétravail).
Rémunération et avantages :
- Rémunération (inscrivez le salaire annuel, horaire ou hebdomadaire selon le cas, l’admissibilité
à un programme de rémunération variable ou incitative, l’accès à une augmentation de
salaire, etc.). - Avantages sociaux (régime de retraite, REER collectif, assurances collectives, etc.).
- Autres avantages (remboursement de la cotisation à un ordre professionnel, formation continue, remboursement de dépenses liées à la santé, voiture, cellulaire fourni, etc.).
- Vacances (inscrire le nombre de semaines de vacances ainsi que la période de référence).
Nous sommes très heureux de vous accueillir au sein de notre équipe. Votre signature à l’endroit désigné démontre que vous acceptez l’offre comportant les termes et conditions énoncés ci-haut. Afin de nous confirmer votre intérêt, veuillez nous retourner cette lettre dûment signée avant le (date limite).
Bien à vous,
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Prénom/Nom de l'employeur
Poste occupé
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Signature de l’employeur (Prénom/Nom, poste occupé)
J’ai reçu une copie de cette lettre et j’ai lu, considéré et compris les termes et conditions qui y sont énoncés, que j’accepte par les présentes.
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Signature du salarié (Prénom/Nom)