- Auteure et collaboratrice
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Préambule
- L’entrevue téléphonique : par où commencer ?
- Les sections du canevas d’entrevue téléphonique
- Informations personnelles
- Valider la motivation du candidat
- Obtenir des informations sur le parcours et les aspirations du candidat
- Évaluer les compétences techniques et le comportement professionnel du candidat
- Valider les éléments propres au contexte de l’organisation et de l’emploi
- Valider les attentes salariales du candidat
- Analyse et décision
- Modèle de canevas d’entrevue téléphonique
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaboratrice
Merci à Colette Côté, CRHA, inspectrice, développement professionnel et qualité de la pratique pour l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Réalisée sur une courte durée (10 à 20 minutes), l’entrevue téléphonique consiste à recueillir des informations complémentaires suite à l’évaluation d’un candidat, afin de s’assurer que sa candidature répond aux exigences du poste à pourvoir. L’objectif de cet outil est de vous apporter quelques pistes de réflexion pouvant vous aider à élaborer un canevas d’entrevue téléphonique. Un modèle vous est également proposé à titre de référence.
Préambule
L’entrevue téléphonique : par où commencer?
Identifier les exigences du poste est la première étape clé dans l’élaboration d’un canevas d’entrevue téléphonique. Avant de vous lancer dans une série d’appels, vous devez donc d’abord identifier les éléments essentiels que requiert le poste. Ce processus d’identification vous permettra de créer votre canevas et de l’agencer selon l’importance des éléments relevés, lesquels peuvent être relatifs à des compétences clés[1], à la localisation géographique (ne rejetez pas un candidat dû à sa situation géographique, vérifiez plutôt s’il sera en mesure de se rendre sur les lieux de travail), aux horaires de travail, à la formation, etc. Avoir confirmation de ces informations essentielles vous permettra de prendre une décision quant à la suite du processus de sélection.
Conseil
Prenez toujours soin de fixer un rendez-vous au préalable pour laisser au candidat le temps de se préparer, surtout si l'entrevue téléphonique comporte beaucoup de questions et si elle est éliminatoire.
Les sections du canevas d’entrevue téléphonique
1 Informations personnelles
Par souci d’organisation et de traçabilité, il est préférable d’inscrire sur le canevas les nom, prénom et coordonnées du candidat, ainsi que le titre de l’emploi pour lequel il postule ou pour lequel vous l’avez sollicité. Si vous disposez d’un outil de gestion des candidatures, ces informations devraient s’y trouver.
2 Valider la motivation du candidat
Quel que soit le poste concerné, l’évaluation de la motivation du candidat est une étape essentielle à l’entrevue téléphonique. L’objectif est de comprendre ce qui pousse et motive le candidat à se joindre à votre entreprise. L’exercice vous permettra en outre d’évaluer si le candidat a bien cerné les enjeux du poste, et s’il s’est renseigné au sujet de votre entreprise. À l’issue de ce premier échange, vous pouvez compléter les propos du candidat et lui donner plus de précisions sur votre organisation, et sur le contexte et les caractéristiques du poste.
3 Obtenir des informations sur le parcours et les aspirations du candidat
Une fois la motivation du candidat validée, il est essentiel d’obtenir des informations relatives à son parcours. Dans un premier temps, on peut tenter d’évaluer la stabilité du candidat en cherchant à connaître les raisons qui l’ont amené à perdre ou quitter ses emplois passés. Dans un second temps, il faut s’assurer que le candidat est qualifié pour le poste à pourvoir au niveau de son expérience et de ses aspirations professionnelles. Les questions que vous lui poserez vous permettront de dresser un profil préliminaire et de vérifier sa capacité à assumer les fonctions de l’emploi.
4 Évaluer les compétences techniques et le comportement professionnel du candidat
Il se peut que l’emploi à pourvoir nécessite des compétences techniques particulières – la maîtrise de certains outils, par exemple. Si vous jugez ces compétences essentielles au poste, vous devez aborder ces points durant l’entrevue téléphonique. Au-delà des compétences techniques, l’entrevue téléphonique peut aussi vous donner une idée de la personnalité et du comportement professionnel du candidat.
5 Valider les éléments propres au contexte de l’organisation et de l’emploi
Certains éléments peuvent prendre plus ou moins d’importance d’un emploi à l’autre, d’où l’intérêt de revenir sur le contexte de l’emploi au début de l’entrevue. Le poste impose-t-il des voyages récurrents, des horaires flexibles, une disponibilité accrue? Le candidat doit-il avoir une voiture ou un permis de conduire valide? Doit-il être bilingue, détenir un diplôme ou des certifications spécifiques? Il est important d’aborder ces considérations lors de l’entrevue téléphonique, sans oublier toutefois que leur seule fonction est de valider les compétences essentielles. Si le poste requiert par exemple une bonne maîtrise de la langue française et anglaise, il est important de valider le niveau d’anglais pendant l’entrevue téléphonique pour éviter que le candidat ne se déplace pour rien s’il ne répond pas à ce critère essentiel.
6 Valider les attentes salariales du candidat
À l’ouverture d’un poste, celui-ci est généralement budgétisé et une fourchette de salaire lui est assignée. Il est donc essentiel de valider les attentes salariales du candidat pour voir si elles correspondent à votre grille salariale interne.
7 Analyse et décision
Une fois l’entrevue terminée, vous devez documenter votre analyse des réponses du candidat et vos recommandations quant à la suite du processus. Vous pouvez les inscrire sur le canevas ou sur un autre outil, en autant que le dossier soit clair et complet[2]. Prendre une décision à l’issue d’un échange téléphonique n’est jamais chose facile. Toutefois, si votre canevas est structuré et élaboré en fonction du contexte et des prérequis du poste, cela vous permettra de rester objectif et facilitera votre présélection.
Modèle de canevas d’entrevue téléphonique
Puisque l’entrevue téléphonique constitue un geste professionnel, si vous êtes CRHA ou CRIA vous devez inscrire votre nom et titre professionnel sur le document[3].
Informations personnelles
Prénom et nom du candidat :
Coordonnées :
Poste :
Date de l’entrevue téléphonique :
Questions
[EXEMPLES] (ATTENTION, IL S’AGIT D’UNE LISTE NON EXHAUSTIVE)
À garder en tête : Les articles 10 et 16 de la Charte des droits et libertés de la personne interdisent spécifiquement à l’employeur de discriminer dans le cadre du processus d’embauche[4].
Motivation du candidat
Quelles sont les raisons qui vous amènent à chercher un nouveau poste ?
- L’objectif de cette question est de savoir où se situe le candidat et de comprendre ce qu’il recherche au plan professionnel. Quitte-t-il son entreprise actuelle pour améliorer ses conditions d’emploi? Pour un nouveau défi? À la suite d’un congédiement?
Qu’est-ce qui vous a motivé à postuler sur notre offre d’emploi?
- Il s’agit ici de s’assurer que le candidat a une bonne compréhension du poste. L’objectif est de comprendre ses sources de motivation et de voir si l’offre pourrait y répondre.
Que connaissez-vous de notre entreprise?
- Un candidat ne postule généralement pas à un poste par hasard : il se renseigne d’abord sur l’entreprise, son contexte, etc. Il est donc toujours intéressant de savoir si le candidat a fait des recherches sur votre entreprise et a bien cerné sa mission.
Parcours et aspirations
Je vois que vous êtes resté quelques mois à l’entreprise Y. Quelles sont les raisons de votre départ ?
- Si vous constatez que le candidat reste en moyenne peu de temps à un même emploi ou dans une même entreprise, vous pouvez chercher à savoir les raisons qui ont justifié ces départs – et qui peuvent certes avoir été provoqués par des causes externes. Cela vous permettra d’évaluer la stabilité du candidat en emploi et de déterminer s’il se voit évoluer à long terme dans son prochain milieu de travail.
Vous avez occupé le rôle X à l’entreprise Y. Plus spécifiquement, quel était votre rôle et quelles étaient vos responsabilités?
- Lors de l’entrevue téléphonique, l’objectif n’est pas de revenir en détail sur l’ensemble des expériences passées du candidat, mais de cibler celles qui peuvent avoir une corrélation avec le poste à pourvoir. Vous aurez ainsi un aperçu des rôles et responsabilités qu’il a assumées par le passé, et serez à même d’évaluer la pertinence de ces expériences par rapport à l’emploi à combler.
Quels sont vos objectifs de carrière à moyen terme?
- Se projeter sur le long terme n’est pas toujours chose facile pour un candidat. Cela dit, il est important que vous compreniez ses objectifs de carrière pour déterminer si l’emploi correspond à son plan professionnel.
Compétences techniques et comportements professionnels
Dans l’emploi pour lequel vous postulez ici, vous travaillerez quotidiennement avec Excel. Maîtrisez-vous cet outil ? Dans quel contexte l’avez-vous déjà utilisé ?
- Il ne s’agit pas seulement de savoir si le candidat maîtrise un outil en particulier, mais de comprendre dans quel cadre il l’a utilisé. L’objectif est d’avoir un aperçu de sa maîtrise d’un outil spécifique avant de le soumettre au besoin à un test technique. N’hésitez pas à lui demander des exemples concrets, cependant gardez-vous de discriminer contre un candidat qui ne maîtrise pas un outil informatique simple qu’il pourra apprendre rapidement.
Quel type de supervision souhaiteriez-vous obtenir de votre supérieur immédiat ?
- Supposant que la caractéristique la plus importante du poste est l’autonomie, il est essentiel d’évaluer ce point durant l’entrevue téléphonique. Demandez au candidat des justifications ou exemples qui appuieront ses propos.
Qu’est-ce qui est le plus important pour vous au travail ?
- On peut poser ce type de question durant l’entrevue téléphonique pour valider la cohérence entre les valeurs du candidat et celles de l’entreprise. Il peut aussi être intéressant de questionner le candidat quant à ses attentes.
Éléments propres au contexte de l’organisation et de l’emploi
Quel est votre niveau d’anglais? Voyez-vous un inconvénient à ce qu’on fasse le reste de l’entrevue en anglais ?
- Avant de poser cette question, il serait important de dire au candidat pourquoi l’anglais est une exigence. S’il y consent, échangez quelques phrases avec lui dans cette langue. Certains candidats ont tendance à se sous-estimer à ce niveau, alors que d’autres se croient meilleurs qu’ils ne le sont.
Les bureaux de l’entreprise sont situés dans l’arrondissement X ? Êtes-vous en mesure de vous y déplacer ?
- Si votre entreprise n’est pas desservie par les transports en commun, demandez au candidat s’il sera en mesure de se déplacer pour se rendre aux bureaux de l’entreprise. Détenir un permis de conduire peut être un prérequis essentiel à l’exercice de ses fonctions au quotidien. Mais attention, n’oubliez pas de préciser pourquoi le permis de conduire est exigé. Mentionnez la chose dans l'affichage du poste, ce qui est une bonne pratique en soi.
Je vois que vous avez le diplôme X, obtenu en Y. Avez-vous des certifications supplémentaires ?
- Si le poste exige un diplôme ou un niveau d’études spécifique, il peut être pertinent de valider l’année d’obtention du diplôme. Cet élément peut aussi faire l’objet d’une vérification préemploi pour s’assurer de la validité des informations mentionnées.
L’horaire de travail est de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h du lundi au vendredi. Pouvez-vous concilier cet horaire à vos autres obligations ?
- Si vos horaires sont stricts, il est important de le mentionner dès le départ afin de vous assurer qu’ils conviennent au candidat.
Attentes salariales
Quelles sont vos attentes salariales pour votre futur emploi ?
- Donnez la chance au candidat d’exprimer ses attentes et de discuter avec vous de ce qui est réaliste.
Analyse et recommandations
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Date du suivi auprès du candidat :
Par :
Si vous êtes professionnel agréé, n’oubliez pas d’inscrire votre titre professionnel (CRHA|CRIA)[5].