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Liste de contrôle : L'analyse des parties prenantes en 3 étapes
Définition et participation
L’analyse des parties prenantes est une démarche visant à comprendre et impliquer les personnes concernées par le changement à venir dans le but d’obtenir leur adhésion et leur engagement face au changement. Il s’agit d’un outil essentiel pour la compréhension du contexte socioculturel de l’organisation et l’élaboration de stratégies de gestion de changement adéquates. Elle permet de faire ressortir les informations essentielles :
- quelles sont les parties concernées par le projet et celles qui pourront l’influencer (positivement ou négativement);
- quels individus, groupes ou organisations doivent être impliqués et comment le faire;
- quel soutien ont-elles besoin.
Le processus d’analyse des parties prenantes est particulièrement important car il permet de réaliser, entre autres, les points suivants en vue d’élaborer la stratégie et les actions à poser pour bien gérer le changement :
- Identifier qui impliquer et à quel niveau lors des étapes de planification et d’implantation;
- Comprendre le niveau d’impact du changement sur les parties prenantes et qui a de l’influence pour appuyer, bloquer, retarder ou rejeter le projet;
- Identifier les relations à améliorer ou à renforcer entre parties prenantes;
- Préciser comment et quand vous communiquerez avec chaque partie prenante, répondrez à leurs préoccupations et tirerez parti de leur soutien;
- Comprendre comment se comporter avec les différentes personnes, par exemple savoir qui a besoin d’être renforcé, qui doit être informé et qui doit faire l’objet d’une attention particulière (menace potentielle).
Les actions que vous mettrez en place influenceront l'attitude et le comportement des parties prenantes tout au long du projet. Aussi, l'exercice doit être réitéré périodiquement et les stratégies doivent être adaptées aux nouvelles analyses.
Caractéristiques à analyser
Les parties prenantes sont caractérisées selon les axes d'analyse que vous avez définis lors de la phase de planification (se référer à la liste de contrôle « L'analyse des parties prenantes en 3 étapes », disponible dans le Carrefour RH). Cet outil en propose cinq :
- Provenance : déterminer si la partie prenante est interne ou externe à l'organisation.
- Axe Risques/leviers : caractériser les perspectives potentiellement négatives pour le projet et établir ce sur quoi les responsables du projet peuvent compter.
- Axe Pouvoir/intérêt : évaluer le degré d'influence des parties prenantes sur le projet, ainsi que le degré d'intérêt face au projet.
- Axe de positionnement : déterminer le degré de soutien des parties prenantes envers le projet.
- Caractéristiques complémentaires : indiquer toute information pouvant influencer la stratégie de GdC qui n'est pas captée dans les axes d'analyse. Elles peuvent être recueillies lors d'entretiens formels ou informels, provenir de sondages, de rapports ou d'autres sources pertinentes d'information.
Selon la nature du projet, d'autres caractéristiques peuvent être pertinentes dans l’élaboration des stratégies de GdC ou de communication, telles que :
- Lois et règlements qui encadrent la pratique (ex. : politique de travail en mode hybride, normes ISO ou autres)
- Langue d’usage ou localisation géographique des parties prenantes
- Besoins de mobilisation, besoins de formation
- Relations entre les parties prenantes
Il est par conséquent possible d'ajouter des colonnes supplémentaires, au besoin.