Comment préparer une description d'emploi

• Auteure
• Droits d’auteur
• Avis d’utilisation
• Introduction
• L’importance de la description d’emploi
  • Dotation
  • Développement des compétences et relève
  • Rémunération globale et mobilité
  • Travailler ensemble
• Démarche préalable et personnes impliquées
• Composantes de la description d’emploi
• À garder en tête
• Conclusion

Introduction

Lorsque confrontées à un contexte de transformation accélérée et de rareté de main-d'œuvre, les entreprises peuvent céder à la tentation d’embaucher rapidement sans nécessairement avoir formulé au préalable des descriptions de poste achevées. Or, la description d’emploi demeure un outil stratégique incontournable dans la gestion des RH du fait qu’elle contribue à attirer les meilleurs talents et à accroître l’efficacité des employés et de l’organisation.

L’importance de la description d’emploi

La rédaction d’une description d’emploi semble de prime abord demander beaucoup d’énergie en tant que tâche administrative, toutefois il ne faut pas négliger son importance car elle se situe au cœur de plusieurs activités de gestion des ressources humaines^[1], dont :

Dotation

• La planification de la main-d’œuvre : Une organisation qui décrit bien ses emplois a une vision globale et intégrée de sa structure d’emplois, ce qui lui permet d’identifier et de planifier proactivement et efficacement ses besoins en main-d’œuvre, notamment en ce qui a trait aux postes jugés critiques et stratégiques.
• L’attraction et le recrutement : La description d’emploi permet de procéder à une préparation préalable du processus de recrutement des candidats dans la mesure où elle définit clairement les responsabilités de l’emploi en fonction des besoins organisationnels, des exigences et des compétences recherchées.
• La sélection : Les outils psychométriques les plus pertinents et prédicteurs de la performance en emploi (dont les questions d’entrevue) peuvent être sélectionnés puis alignés aux responsabilités, exigences et compétences stipulées dans la description d’emploi, ceci dans le but d’identifier les meilleurs talents en adéquation avec la nature de l’emploi et de l’organisation.

Développement des compétences et relève

• L’affectation et l’orientation : La description d’emploi permet à l’employé de comprendre comment son emploi s’inscrit dans une perspective de carrière au sein de l’organisation. Cette vue d’ensemble est également bénéfique pour l’organisation qui souhaite retenir ses talents et leur offrir une progression et une carrière à plus long terme.
• La formation et le développement des compétences : La description d’emploi demeure l’outil de référence par excellence pour identifier les forces de l’employé et l’accompagner dans ses besoins de développement (notamment par du coaching ou du mentorat). 
• La rétroaction et la reconnaissance : Les responsabilités et les compétences attendues étant clairement définies dans la description d’emploi, il devient plus facile d’offrir de la rétroaction et une reconnaissance à l’employé, ce qui favorise la mobilisation.

Rémunération globale et mobilité

• La rémunération : Au sein d’une organisation, les descriptions d’emploi sont bénéfiques à l’élaboration d’une structure salariale cohérente par rapport aux responsabilités et exigences requises. Dans certaines pratiques, l’augmentation salariale annuelle de l’employé sera proportionnelle à son niveau de rendement. 

Travailler ensemble

• La supervision et la gestion du rendement : L’employé et son gestionnaire peuvent recourir à la description d’emploi pour établir un plan de travail, suivre la performance, procéder aux ajustements ponctuels requis et évaluer le rendement.
• Les décisions managériales : Une description d’emploi précise et à jour peut aider une organisation à défendre sa décision de congédier un employé en vertu de son rendement, ou dans tout autre litige concernant les tâches à réaliser dans le cadre d’un emploi.

Démarche préalable et personnes impliquées

L’analyse de l’emploi est le point de départ à partir duquel on recueille l’information pertinente qui permet de comprendre, décrire et circonscrire la nature de l’emploi, soit principalement :

• L’éventail des tâches principales et leur niveau de responsabilité respectif;
• La responsabilité de supervision (s’il y a lieu) ou de prise de décision, ou la responsabilité relative aux dossiers, rapports et fichiers;
• La scolarité, l’expérience, les permis ou les titres pertinents et requis;
• Les compétences attendues;
• Les principales personnes avec lesquelles l’employé sera appelé à traiter;
• L’équipement et les outils utilisés;
• Les conditions de travail;
• La position de l’emploi dans l’organigramme, laquelle permet de comprendre les liens, relations et interactions nécessaires à la réalisation d’un travail de qualité.

Différentes approches peuvent être envisagées pour obtenir ces informations.

• Rencontre individuelle avec le titulaire de l’emploi ou le gestionnaire pour poser des questions préparées à l’avance concernant les principales responsabilités, exigences et compétences liées à l’emploi.
• Questionnaire normalisé que le titulaire de l’emploi et le gestionnaire compléteront dans le but de cerner les exigences de cet emploi.
• Observation du titulaire de l’emploi en contexte de travail. L’objectif de cette observation est de décrire les principales responsabilités du titulaire par le biais d’un formulaire normalisé. Cette approche peut être réalisée par un conseiller RH (conseiller en classification, conseiller en rémunération, généraliste en ressources humaines, etc.).
• Documentation dans un registre et sur une période déterminée des responsabilités du titulaire et du temps qu’il leur consacre. Cette documentation sera effectuée par le titulaire lui-même.

Objectif pour les recruteurs : Cette étape permet d’identifier les prédicteurs de succès (quelles sont les compétences, qualifications et expériences indispensables pour avoir du succès au sein du poste concerné).

Composantes de la description d’emploi

Maintenant que vous avez en main les informations nécessaires, vous pouvez formuler la description d’emploi en vous basant sur les éléments et conseils proposés ci-dessous :

• Titre de l’emploi : Il doit être mis en évidence, être clair, compréhensible, équitable et cohérent à l’interne tout en permettant une reconnaissance dans le secteur d’activité de l’entreprise (pour les candidats externes, par exemple).
• Description de l’organisation : Court paragraphe d’introduction qui explique en quoi l’organisation est un bon employeur. Profitez de l’occasion pour faire valoir ses mérites, en mentionnant par exemple les prix et distinctions qui lui ont été décernés pour la qualité de son expérience employé. Parlez de votre vision, de votre mission, de vos objectifs et de vos valeurs, bref, de votre couleur distinctive et de votre marque employeur.
• Lieu de l’emploi : Indiquez où est situé le lieu de travail. Mentionnez si l’employé pourra faire du télétravail et s'il sera appelé à voyager.
• Raison d’être de l’emploi : Bref résumé du rôle que joue cet emploi au sein de l’organisation. Pourquoi le poste existe-t-il ?
• Responsabilités de l’emploi : Il ne s’agit pas de dresser ici une liste exhaustive des tâches et activités de l’employé, mais d’identifier ses principales responsabilités et leur importance respective. Notez que dans une description d’emploi, les responsabilités les plus importantes devraient apparaître en premier. 
• Exigences de l’emploi : Scolarité, expérience (nature de celle-ci et nombre d’années exigé), permis ou titres professionnels requis, exigences de l’emploi aux niveaux intellectuel et physique (lever des charges, interruptions fréquentes, travail en position debout, etc.). Certains emplois nécessitent un permis ou un titre d’un point de vue légal. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, il est important de viser un « juste équilibre » pour attirer des talents qui auront les qualités minimales requises et éviter de discriminer contre d’autres qui pourraient s’avérer être de bons candidats à court et plus long terme.
• Compétences liées à l’emploi : Dans ce même souci de « juste équilibre », les compétences les plus déterminantes de la performance en emploi doivent être identifiées (ex. : communication interpersonnelle, capacité d’adaptation, orientation sur les résultats). Il est également important de valider à ce moment-ci la manière dont chacune de ces compétences sera évaluée, par exemple en optant pour des outils psychométriques valides^[2], fidèles, complémentaires et disponibles qui permettront d’évaluer efficacement les compétences visées^[3]. 
• Informations complémentaires sur l’emploi : Nommez les principales personnes avec lesquelles l’employé sera appelé à collaborer, ainsi que les équipements et outils qu’il devra utiliser dans le cadre de cet emploi.
• Conditions de travail : Conditions habituelles ou application de la convention collective, s’il y a lieu. Indiquer aussi toute exigence particulière au niveau du travail : travail à l'extérieur, en hauteur, travail au froid, niveau de bruit élevé, etc.
• Responsabilités de gestion : Position hiérarchique (le poste relève de [titre d’emploi] qui gère une équipe de X personnes, il fait partie du comité de gestion, etc.).

À garder en tête

Une description d’emploi devrait tenir compte des facteurs imposés par la Loi sur l’équité salariale, à savoir :

• Les qualifications requises;
• Les responsabilités assumées;
• Les efforts requis;
• Les conditions dans lesquelles le travail est effectué.

Le positionnement salarial s’en verra ainsi facilité (estimation de la fourchette salariale) et l’emploi s’inscrira aisément dans l’évaluation continue des emplois prévue par la Loi sur l’équité salariale.

Conclusion

Bien que l’élaboration d’une description d’emploi soit parfois perçue comme une lourde tâche administrative, il s’agit d’abord et avant tout d’une étape fondamentale et névralgique qu’il importe d’aborder non seulement dans une perspective RH, mais également selon une vision organisationnelle globale. La description d’emploi demeure le point d’ancrage central de l’ensemble des sphères d’activité RH. Elle favorise l’efficacité individuelle et organisationnelle, et contribue à l’attraction, à la mobilisation et à la rétention des meilleurs talents.