La supervision notait une certaine démobilisation de ses équipes. Une conjonction de changements importants se vivait depuis un certain temps comme la dématérialisation suite à la numérisation des contenus, l’implantation complexe du nouveau système informatique (la plus grande base de données de métadonnées et de fichiers audiovisuels de l’organisation), la revue d’une majorité de processus de travail et l’arrivée graduelle des outils d’intelligence artificielle dans les opérations.
Une consultation écrite portant sur divers aspects du travail a donc été lancée. Après la compilation rigoureuse des commentaires, les résultats et leur analyse ont été présentés et des plans d’action ont été établis. Certains plans renvoyaient aux moyens pour suivre les développements technologiques, d’autres visaient des projets pilotes reliés à l’organisation du travail ou encore des ateliers portant sur des thématiques s’associant à des enjeux de mobilisation.
Premièrement, nous avons abordé les enjeux d’ordre technique par le biais d’une démarche transparente. Sur une base mensuelle, nous avons partagé avec les chefs d’équipe syndiqués le document des priorités établies par le comité de gouvernance. Nous communiquions bien sûr les avancées des travaux et cherchions surtout à favoriser la compréhension du personnel quant à l’ampleur de la complexité de l’environnement technologique et organisationnel liée au nouveau système. Nous avons redéfini les canaux de communication pour mieux rassembler les divers types de problèmes de performance. Des cellules de travail ont été mises sur pied afin de centraliser la gestion des acquisitions de contenu partout au pays. Pendant deux semaines ciblées, les délais requis pour régler les problèmes opérationnels ont été compilés par différents corps de métiers. Ces mesures auront été utiles pour cerner les priorités d’actions et quantifier l’amélioration éventuelle.
Deuxièmement, nous avons tenu des ateliers portant sur des sujets soulevés dans la consultation afin de favoriser les échanges entre le personnel et la direction. Dans le cadre des changements majeurs et successifs, le premier atelier a porté sur l’ambiance et les relations au travail. L’activité, animée par la direction, a rassemblé une dizaine de personnes issues de différentes équipes. Les discussions ont porté sur l'identité du service, la communication entre les équipes, la reconnaissance et les activités sociales.
Le personnel avait souligné l’importance de s’approprier davantage les nouveaux espaces de travail en affichant des images significatives illustrant leur travail et la collection audiovisuelle. La sélection de visuel et la création d’un formulaire de votation ont été réalisées par des personnes participant à l’atelier. Par ailleurs, la création d’un nouveau visuel distinctif, à insérer dans la signature courriel des employées et employés du secteur pancanadien, devint également un projet permettant de renforcer l’identité au service qui évolue.
Le besoin de partage d’information à caractère plus personnel s’était aussi fait sentir, comme le signalement des anniversaires de service continu et les « perles de contenu audiovisuel » trouvées au quotidien lors du traitement. L’atelier a aussi permis de préciser les pratiques de communication lors de tous les types de départs de collègues. La mise en place d’une infolettre unifiée, alimentée tant par la direction que les équipes, a contribué de surcroît au sentiment d’appartenance et à une plus grande cohésion de groupe. Plus encore, la possibilité de prendre un café avec la direction, selon certaines plages horaires préétablies d’une durée de 30 minutes, a permis l’échange de préoccupations plus personnelles ou l’occasion de mieux expliquer certaines orientations ou décisions. Finalement, dans le même ordre d’idée d’engagement personnel, les employées et employés ont aussi décidé de faire vivre à nouveau leur comité social favorisant les occasions de rassemblement dans un contexte moins formel afin de contrer certains contrecoups du travail en mode hybride.
En connectant davantage avec les employées et employés, en les intégrant de manière à ce qu’ils soient responsables de certaines actions dans un environnement qui bouleverse les repères et les pratiques, il est possible donner du sens aux efforts déployés pour faciliter l’adaptation.
Certaines personnes volontaires participant à l’atelier étaient responsables de présenter les réflexions et les actions à l’ensemble des équipes. L’organisation de l’exercice par ces collègues aura été un apprentissage significatif de planification, d’organisation et d’animation. Il en ressort que l’exercice de responsabilisation aura aussi favorisé le lien de confiance entre la direction et les membres du personnel.
L’expérience vécue lors des séances du premier atelier fut telle que les participantes et participants ont mobilisé plusieurs autres collègues par la suite. Plus d’une vingtaine de personnes se sont portées volontaires à chacun des trois autres ateliers. Un tirage au sort a même été nécessaire afin de préserver l’efficacité des exercices.
Tout cela augure bien pour la prochaine activité en préparation portant sur l’intelligence artificielle et le futur des métiers. En effet, les ateliers suivants sont prévus :
- Atelier n° 1 : la production de contenu à base d’archives et le positionnement du service dans l’organisation
- Atelier n° 2 : le développement professionnel et le partage des connaissances
Nous entendrons les préoccupations, peaufinerons la compréhension de l’écosystème organisationnel et susciterons la réflexion afin qu’émergent des pistes pour agir collectivement sur les enjeux à notre portée. Des spécialistes internes et externes viendront échanger avec les équipes et donneront un éclairage sur les tendances et les perspectives. Nul doute maintenant que ces séances seront propices à d’autres échanges fructueux.
Il va sans dire qu’une multiplicité de connexions est bénéfique au travail lors de grandes transformations. Cela peut contribuer à enclencher un nouveau mouvement de mobilisation au sein des équipes.
L'expérience nous démontre également que, malgré l'accessibilité et le soutien constant des gestionnaires au quotidien lors d’une transformation importante, un effort supplémentaire est requis pour favoriser la proximité et une meilleure compréhension des enjeux, afin de maintenir la confiance et la mobilisation au travail.
Ateliers prévus
- Atelier sur la production de contenu à base d’archives et le positionnement du service dans l’organisation
- Atelier sur le développement professionnel et le partage des connaissances
