La pandémie a accéléré un mouvement de société transportant le travail et les relations de travail vers le virtuel. Bien que follement excitant, surtout pour les jeunes travailleurs, ce mouvement ne se fait pas sans risque.
Transformation numérique
Si la grande majorité des entreprises ont pris le virage numérique en intégrant de plus en plus d’outils technologiques, cette facilitation de connexion et la flexibilité qu’elle offre peuvent amener nombre d’effets néfastes sur la santé mentale, physique, les relations sociales, la productivité et la conciliation travail-famille des équipes. Et ces effets tendent à être trop souvent minimisés.
Il est loin le temps où nous pouvions nous déconnecter du travail facilement. Cet accès sans limites peut être très complexe à gérer pour certaines personnes rencontrant des difficultés à décrocher du travail, occasionnant une forte surcharge de travail ressentie. Les organisations doivent analyser chaque situation afin de mettre en place des solutions réduisant le stress dû à cette nouvelle disponibilité numérique.
Surconsommation numérique
La sollicitation permanente occasionnée par les courriels, les notifications sur le téléphone causent des interruptions constantes dans la journée des employés. Ces derniers peuvent avoir de la difficulté à gérer, organiser et prioriser les informations réceptionnées. Cet excès de communication perturbe les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle et impacte les temps de repos pourtant indispensables.
Si être hyperconnecté est devenu tendance et même, parfois encouragé par les collègues, le patron et certaines cultures organisationnelles, ce type de comportement n’est pas sans risque :
- Augmentation du stress
- Hausse de la charge de travail perçue
- Baisse de la satisfaction au travail
- Flou des barrières travail-famille
- Augmentation des conflits
- Frein à la créativité, à l’apprentissage et au développement professionnel
- Risque accru d’épuisement professionnel et de détresse psychologique
- Diminution de la productivité
Une mauvaise gestion de l’utilisation du numérique coûte cher :
- 56 minutes perdues chaque jour par employé à cause du téléphone cellulaire (dépendance aux écrans, mauvaise gestion de son utilisation) (Business News Daily 2020)
- Les outils de clavardage instantanés, sans règles d’utilisation responsables, occasionnent des frais dépassant 9 500 $ par an par employé (RescueTime 2020)
- Une mauvaise gestion des courriels peut entraîner des pertes de temps de plus de 25 % de la journée d’un employé (Harvard Business)
- L’anxiété provoquée par une mauvaise gestion du numérique peut augmenter les risques d’épuisement, d’absentéisme et de départs des employés. En période de pénurie de main-d'œuvre, cela représente des coûts considérables.
Voici quelques bonnes pratiques :
- Parler de déconnexion numérique et instaurer des plages horaires « sans réponse »
Pour insuffler le principe du droit à la déconnexion et des périodes de travail profond, ce qui permet une meilleure productivité ainsi qu’une meilleure récupération hors travail. Ces périodes améliorent la satisfaction des employés par rapport à leur travail.
- Réponses automatisées aux courriels : pas seulement pour les vacances.
On indique l’indisponibilité momentanée de la personne, le délai ou le moment de réponse à prévoir, les modalités en cas d’urgence ou le logiciel de prise de rendez-vous, pour alléger le nombre de courriels à échanger ainsi que la charge de travail.
- Formation, information, suivi, soutien : la clé d’une utilisation responsable.
On optimise ainsi l’utilisation, la compréhension, on redonne du pouvoir d’agir et l'on réduit le stress. On veillera à ajouter des indications sur la prise de pauses ainsi que ses bienfaits sur la santé physique et psychologique, afin de favoriser la récupération.
- Entretien de performance périodique et rétroaction continue
Sur quoi m'évalue-t-on formellement et informellement? Sur mes résultats? Sur ma présence en ligne constante? Qu’est-ce qui constitue un bon service à la clientèle? Quel est mon rôle au sein de l’équipe?
- L’art du minimalisme… au travail!
En adoptant un état d’esprit inspiré du minimalisme appliqué au travail, on se concentre sur ce qui a de la valeur et l'on fait le tri. Pour mieux gérer le temps… avant que ce soit lui qui nous gère!
- Ne créons pas un monstre difficile à nourrir
Attention aux promesses qui peuvent être faites ainsi qu’aux technologies implantées, qui demandent davantage de travail. Par exemple, offrir un service à la clientèle 24/24, cela veut dire qu’on a les ressources pour le gérer correctement sans décevoir sa clientèle et sans surcharger son équipe.
En conclusion, pour allier santé et performance durable, n’oubliez pas de considérer le bien-être numérique de vos équipes. Le CRHA | CRIA est le gardien des processus humains et doit travailler de concert avec le personnel chargé des questions technologiques, afin de favoriser une meilleure utilisation de ces outils (formation, utilisation, création de tutoriels et procédures simples), mais également sélectionner ceux qui sont pertinents à la performance des équipes.
En collaboration avec le personnel, le CRHA | CRIA doit également détecter les difficultés autour de la gestion numérique en ouvrant la discussion sur les défis rencontrés avec la technologie : difficultés à gérer les courriels, perte de sentiment d’efficacité personnelle, conflits travail-famille, etc. Il veillera également à la mise en place de solutions adéquates.
Attention au contexte et à la culture de l’organisation. Il ne saurait être question de repousser la responsabilité uniquement sur les individus ! Le CRHA | CRIA doit veiller à ce que les gestionnaires énoncent des attentes claires sur les délais et les moyens de réponses, ainsi que le traitement des urgences. Attention également à la microgestion, il doit accompagner le gestionnaire à encadrer avec souplesse et flexibilité. À l’heure où le travail se fait à l’échelle mondiale et suivant les besoins et chronotypes des employés, on aurait tort de revenir à un modèle de gestion trop rigide, au nom de l’équilibre et au détriment des pratiques exemplaires instaurées par les employés pour soutenir leur productivité.
Enfin le CRHA | CRIA devra également se familiariser avec le fonctionnement des technologies utilisées et demeurer vigilant quant à leur emploi. Il serait impensable que ces outils ouvrent la porte au manque de civilité ainsi qu’au cyberharcèlement.