À première vue, proximité et travail à distance ne vont pas de pair. Il y a toutefois la proximité physique et la proximité psychologique. En mode virtuel, ce sentiment de proximité psychologique est essentiel au sein de l'équipe intelligente. En effet, cette proximité importante à la mobilisation de l’équipe présente de nombreux défis lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. À distance, il peut arriver de se sentir isolé et de perdre petit à petit les avantages relationnels qu’apportent les discussions de corridor entre deux rencontres.
Qu’est-ce que la proximité psychologique?
Le sentiment de proximité psychologique consiste à se sentir près les uns des autres, à se sentir à l’aise de s’exprimer, de partager et de collaborer sans nécessairement devoir être en présence physique. Vous avez peut-être déjà entendu quelqu’un dire que « le travail, c’est fait pour gagner sa vie et non pour se faire des amis ». Pourtant, il est démontré de nos jours que le travail est loin de se limiter uniquement à la réalisation d’une liste de tâches. Il s’agit également d’un tissu social où l’on vit, où l’on se définit en tant que personne et où l’on s'accomplit.
Pourquoi est-ce important?
Dans ses études sur la motivation au travail, le professeur et psychologue Jacques Forest, CRHA, parle de trois besoins fondamentaux qui doivent être satisfaits pour se sentir bien et engagés dans notre travail. L’un de ces besoins réfère à la proximité psychologique et se nomme l’affiliation sociale.
Lorsqu’on pense à ce besoin universel d’affiliation sociale, on peut se demander : comment bâtir ou entretenir des relations saines et satisfaisantes dans son équipe lorsqu’on travaille à distance ou lorsqu’on ne se côtoie pas régulièrement? Cela présente effectivement des défis et c’est pourquoi nous allons tenter de vous inspirer en partageant de bonnes pratiques à adopter et à propager pour surmonter ces défis.
7 astuces concrètes à mettre en place pour maintenir et favoriser la proximité psychologique
À titre de CRHA|CRIA, dans l’exercice de votre rôle-conseil, vous pouvez vous inspirer de ces astuces afin de guider les équipes et gestionnaires qui subissent de tels défis. Que ce soit pendant un statutaire ou en animant une rencontre de discussion sur cette thématique avec une équipe que vous accompagnez, nous vous invitons à suggérer, en fonction de leurs besoins, quelques-unes de ces astuces. Afin de vous familiariser avec ces pratiques, prenez d’abord un moment pour réfléchir à la façon dont ces astuces peuvent s’appliquer à vous et vos collègues.
Astuce 1 : tenir des rencontres individuelles régulières avec vos collègues
Profitez de ce moment pour en savoir plus sur leurs défis au travail, mais également pour s’enquérir de leur bien-être. Au-delà du célèbre « Comment ça va ? », la question percutante à poser peut être « Qu’est-ce qui te préoccupe le plus, en ce moment? » ou bien « Quel est ton niveau de stress actuellement? »
Astuce 2 : privilégier la caméra en visioconférence pour capter le non verbal
Sans caméra, on perd énormément d’information puisque 93 % de ce que l’on communique est transmis par le ton, le non verbal et la gestuelle, alors que seulement 7 % passe par les mots!
Astuce 3 : établir d’avance la fréquence, le moyen et le moment idéal des communications dans l’équipe
Il est bon de prendre le temps de s’entendre, en équipe, sur les règles et les normes à suivre lors des échanges. Par exemple, vous pouvez vous entendre sur le type d’informations qu’on échangera par courriel ou par texto. Vous pouvez également définir les sujets qui méritent d’être abordés en visioconférence, par téléphone ou ceux qui peuvent être écrits sur le canal de communication interne.
Astuce 4 : communiquer plus fréquemment entre vous pour remplacer les rencontres et discussions informelles inexistantes en télétravail
Les récentes études sur le travail à distance mettent l’accent sur l’importance de surcommuniquer. Dans ce contexte, il vaut mieux trop que pas assez. Communiquez davantage lorsque le sentiment d’appartenance semble diminuer ou que le niveau de stress est élevé. De plus, en perdant tout ce qui est capté informellement au bureau, il est recommandé de répéter l’information que l’on transmet sous différents formats! Vous partagez une nouvelle dans une rencontre d’équipe? N’hésitez pas à envoyer par la suite un courriel avec les messages clés et revenez-y aussi lors de la prochaine rencontre.
Astuce 5 : prévoir des moments « hors sujet »
La façon la plus simple d’établir une certaine interaction sociale de base est de laisser un temps au début et à la fin des rencontres virtuelles afin de tenir des conversations informelles non liées au travail. Vous pouvez également inviter vos collègues à se joindre à la rencontre 15 minutes à l'avance pour échanger, comme vous le feriez autour de la machine à café.
Astuce 6 : choisir le bon canal de communication selon l’intention
Bien que cela semble parfois évident, les situations plus délicates doivent être communiquées la caméra ouverte à défaut d‘être en présentiel. Les messages qui peuvent porter à interprétation doivent être communiqués de vive voix et non par courriel.
Astuce 7 : implanter des rituels qui renforcent le sentiment d’appartenance
Pour stimuler l’équipe, fixez-vous un défi santé ou réservez un moment, sur une base régulière, pour reconnaître les efforts et les bons coups réalisés. Par exemple et chaque semaine, partager et prendre note d’une bonne action posée à l’égard d’un client ou d’un collègue, faire la liste de toutes les réalisations de la semaine ou débuter la semaine en prenant un café en équipe.
Conclusion
Alors, loin des yeux, loin du cœur? Probablement pas avec ces astuces particulièrement efficaces pour réduire le sentiment d’isolement quand on travaille à distance. Laquelle de ces astuces choisirez-vous?
Sophie Racine, CRHA, responsable, Design de contenu, Boostalab
Solime Gaboriault, cofondateur, Boostalab
