Depuis plus d’un an, la COVID-19 a complètement changé la façon dont nous vivons et travaillons. Les organisations et les gestionnaires ont déployé beaucoup d’énergie pour garder le contact avec leurs employés. Cela a créé des attentes élevées en matière de personnalisation et de suivi des ressources humaines. Comment poursuivre dans cette lancée et faire croître la capacité des RH? L’IA est une piste de solution pour garder les gens au cœur des préoccupations et offrir une aide en continu.
Les processus faisant appel à l’intelligence artificielle (IA) permettent la génération considérable d’économies d’échelle. Comment cette philosophie s’applique-t-elle aux ressources humaines? Les tâches humaines répétitives sont automatisées et normalisées, les prises de décision reposent sur des données analytiques, les actions sont posées de façon proactive plutôt que réactive.
Comme nouvelle solution technologique, l’IA propose une approche intégrée et un soutien personnalisé à chaque employé. L’idée vise à maintenir l’humain au cœur des préoccupations en lui offrant des capacités supplémentaires pour améliorer sa vie au travail.
Favoriser la rétroaction en continu
L’objectif d’une approche qui intègre l’IA est d’améliorer la productivité, la rétroaction et le sentiment d’engagement des équipes.
Voici un exemple concret : une organisation utilise une plateforme logicielle propulsée par l’IA pour simplifier le suivi en continu de la performance des employés. La solution fonctionne sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent. Le gestionnaire crée des objectifs et des résultats clés sur lesquels il s’est préalablement entendu avec son employé, pour une période définie (mensuelle, trimestrielle, annuelle ou autre). L’assistant virtuel, alimenté par l’IA, aide l’employé et son gestionnaire à remplir leurs évaluations en continu. L’interaction est complétée en quelques minutes seulement et sur une base régulière.
En quelques questions, il est possible d’évaluer différents critères définis par l’organisation, comme la qualité du travail, la qualité d’interaction avec un client ou le degré de collaboration avec les collègues. La plateforme offre à l’employé de la reconnaissance, du renforcement positif et des conseils personnalisés pour rajuster sa performance.
Aider la prise de décision
Chaque réponse génère des points de données particulières à chaque employé. Lorsque le catalogue de données est suffisamment mature, l’IA aide le gestionnaire et l’entreprise à mieux gérer la performance de l’employé.
Par exemple, l’IA communique au gestionnaire qu’un employé exprime des difficultés et lui propose de la documentation ou des formations pertinentes qui pourraient aider cet employé à s’améliorer. Le gestionnaire peut ainsi prendre une décision de façon éclairée qui s’appuie sur des données empiriques correspondant à sa réalité.
Réunir les données
La plateforme permet de centraliser le dossier employé et l’ensemble des interactions RH. Les objectifs, communications, rapports de projets et autres événements sont réunis au même endroit pour faciliter leur consultation future. Les informations et interactions liées à la performance globale de l’employé peuvent être consultées depuis un tableau de bord facile à utiliser.
La plateforme donne un portrait global et évolutif. Elle aide le gestionnaire à déterminer les thèmes clés et les sentiments exprimés par les employés en temps réel. Elle permet de mieux cibler et prioriser les axes de développement de chaque employé. Elle aide les membres d’une équipe à apprendre de leurs erreurs, à s’améliorer et à répéter leurs succès.
Faire parler les données RH
La profession des ressources humaines est reconnue pour ses nombreux formulaires, procédures et processus administratifs. Ceux-ci regorgent de données et d’intelligence RH parfois sous-exploitées. Les données RH sont une ressource précieuse et l’IA est un outil de prédilection pour en tirer avantage. Elle apporte des avantages bien réels en matière de rapidité, d’exactitude et de cohérence.
Lorsque les données sont suffisantes et de qualité, il est possible de mettre en place des systèmes de performance prédictive. Cela permet d’anticiper la performance des équipes et de prévoir les difficultés. Par exemple, l’IA note une baisse de productivité récurrente à un moment précis dans l’année. Tenant compte des performances passées et des facteurs externes, l’IA établit des corrélations et suggère des actions ciblées au gestionnaire. En parallèle, les professionnels RH peuvent rajuster leurs stratégies et prioriser les projets selon le contexte.
Automatiser les processus
Il est aussi possible de codifier des règles. Par exemple, lorsque la performance d’un employé atteint un certain palier, l’IA propose une formation pertinente et en assure le suivi et la conformité. Ce processus peut s’opérer sans que le gestionnaire ait besoin de le déclencher de façon manuelle. Les possibilités d’automatisation sont aussi nombreuses que variées.
Par où commencer?
- Collecter de nouvelles données : tout projet d’IA-RH est avant tout alimenté par des données. Afin de tirer avantage de l’IA, il est nécessaire d’avoir des données. Vous pouvez commencer simplement par un formulaire électronique et mettre en place des processus pour poursuivre de façon systématique la collection, l’intégration et la protection des données.
- Normaliser les données existantes : il est possible que votre organisation collecte depuis un certain temps des informations RH à partir de différentes sources. Vous aurez peut-être à prévoir une normalisation des données relatives aux ressources humaines.
- Définir les opportunités d’automatisation : l’une des forces de l’IA est sa capacité d’automatiser des processus ou des tâches récurrentes. Commencez une cartographie de vos processus RH du début à la fin. Repérez ensuite les lourdeurs administratives et les opportunités d’automatisation.
L’IA pour aider à faire mieux
La crise de la COVID-19 force des changements drastiques, mais elle suscite aussi de nouvelles opportunités en matière de RH. L’IA est là pour aider les humains à faire mieux. Appliquée dans un contexte de RH, elle favorise la communication récurrente et la transparence au sein des entreprises.
L’approche privilégie l’accompagnement personnalisé, l’apprentissage continu et la reconnaissance des progrès accomplis. Elle permet de créer des conditions clés pour assurer le succès des équipes. C’est une recette gagnante pour aider les employés et les gestionnaires à atteindre leur plein potentiel.
Amanda Arciero, M.Sc., CRHA, Vice-présidente aux Opérations – Airudi
